Comment choisir une solution de gestion en SaaS ?

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Introduction

Au sein de notre livre blanc “ERP en mode SaaS, en finir avec les a priori”, nous vous donnions 36 points de vigilance pour bien sélectionner votre logiciel.

Ces critères ont été définis par Thierry Vonfelt, Chargé de mission Projets stratégiques transverses au sein de Divalto et Délégué régional du Syntec Numérique Grand Est.

Vous trouverez ci-dessous le compte-rendu de ses précieux conseils.

DISPONIBILITÉ

Au delà du taux de disponibilité qui fixe le pourcentage de disponibilité sur lequel votre prestataire s’engage, il est bon de vérifier les points suivants :

  • Est-ce que le contrat garantit la disponibilité de la solution pendant ma période d’activité ?
  • Quels sont les dispositifs mis en œuvre pour éviter les indisponibilités du service ?
  • Est-ce que je serai impacté par des problèmes de performance ou des perturbations notamment liés à l’utilisation de la solution par plusieurs clients ?

CONTINUITÉ

En informatique, un Plan de Continuité d’activité a pour but de garantir la survie de l’entreprise après un sinistre important touchant le système informatique. Il s’agit de redémarrer l’activité le plus rapidement possible avec le minimum de perte de données.

  • Existe-t-il un Plan de Continuité du service en cas de sinistre impactant la plateforme Cloud ?
  • Est-il proposé en standard dans la solution ?
  • Le contrat prévoit-il un délai maximum de remise en service en cas de sinistre touchant le centre informatique ?

TARIFICATION

Le SaaS se démarque par une tarification sous forme d’abonnement.

  • La facturation se fait-elle en fonction de l’utilisation que je fais de la solution ?
    (Nombre d’utilisateurs, profil d’utilisation, volume de transactions, etc.)
  • Puis-je modifier sans contrainte la quantité souscrite et la durée d’engagement ?
  • La résiliation totale ou partielle du contrat est-elle possible ? Sous quelles conditions ?

SÉCURITÉ

Crainte majeure pour les entreprises, voici quelques clefs pour évaluer le dispositif de sécurité de votre future solution.

  • La plateforme d’hébergement dispose-t-elle de mécanismes de haute sécurité pour contrôler les accès et se protéger des accès malveillants ou des dénis de service ?
  • L’accès aux services nécessite-t-il une authentification forte de l’utilisateur ?
  • Qu’est-ce qui garantit l’étanchéité de chaque espace client ?
  • La solution intègre-t-elle des dispositions et des bonnes pratiques contribuant au respect du Règlement Général de Protection des Données personnelles ?
    (UE 2016/679)
  • Le prestataire est-il assuré pour les risques de Cyber Sécurité ?

APPROPRIATION

Il est important que vous soyez rapidement opérationnel(e) sur votre solution et que vous en exploitiez toutes les fonctionnalités utiles.

  • Comment puis-je appréhender l’utilisation de la solution rapidement et en fonction de mon besoin et de ma disponibilité ?
  • Comment puis-je être informé des modifications et des nouveautés fonctionnelles ?

ASSISTANCE

En SaaS, l’assistance n’est pas à négliger ; bien au contraire. L’assistance est assurée par le partenaire intégrateur du projet. Celui-ci qui disposent d’un accès privilégié aux experts cloud de Divalto

  • Existe-t-il un dispositif de support en cas de difficultés ?
    (Centre d’appel, e-mail, blog, tchat)
  • La plage d’ouverture de ce support correspond-t-elle aux horaires d’utilisation de la solution ?

SAUVEGARDE

La sauvegarde est, après la sécurisation de votre serveur, un deuxième niveau de protection pour vos données et le travail de vos collaborateurs.

  • Le délai maximum de perte de données entre deux sauvegardes est-il adapté aux contraintes de mon activité ?
  • Est-il possible de répliquer les données dans un centre distant et éventuellement d’externaliser les sauvegardes ?

CONFIDENTIALITÉ

En SaaS, vos informations sont hébergées dans des serveurs distants qui peuvent être mutualisés. La question de la gestion de ces dernières par votre prestataire cloud est primordial.

  • Les données de chaque société sont-elles correctement isolées ?
  • Leur accès est-il sécurisé ?
  • Les données sont-elles hébergées en France ou en Europe ?
  • Les données échangées sur internet sont-elles chiffrées ?

MAINTENANCE

L’installation des mises à jour et la maintenance des serveurs n’est pas à votre charge ; contrairement au mode on-premise. Mais il est essentiel de savoir comment ces dernières impactent votre quotidien et votre outil.

  • À quelle fréquence est effectuée la mise à jour des logiciels ?
  • La maintenance provoque-t-elle des interruptions de service durant la plage d’utilisation ?
  • Puis-je choisir la version du logiciel que je souhaite utiliser pour des raisons de compatibilité avec d’autres logiciels de mon SI ?

ADAPTABILITÉ

Le principe du SaaS est de mettre à disposition des utilisateurs un logiciel relativement standardisé pour gérer les évolutions facilement. Cependant, l’ERP doit pouvoir être paramétré pour coller à votre activité. Voici quelques points à vérifier pour disposer d’une solution performante.

  • Le logiciel offre-t-il des possibilités suffisantes de paramétrage pour s’adapter à mon organisation et à mes règles de gestion ?
  • Existe-t-il un outil d’interrogation des données et de réalisation d’états de gestion personnalisés ?
  • Puis-je personnaliser la solution en ajoutant des développements spécifiques ?
  • Le logiciel propose-t-il des connecteurs (API, webservices) pour échanger des données avec d’autres applications ?
  • Puis-je disposer de plusieurs environnements pour gérer le cycle de vie de ma solution ?
    (Paramétrage, formation, recette, etc.)

ÉVOLUTIVITÉ

Les évolutions de votre solution sont gérées par l’éditeur. Il est bon de connaître quel est le périmètre des mises à jour prévues dans votre contrat.

  • Les évolutions fonctionnelles sont-elles prévues dans l’abonnement à la solution ?
  • Les évolutions légales et réglementaires sont-elles prévues dans l’abonnement ? Avec quel engagement de mise à disposition ?
  • Quel est l’impact des évolutions sur vos développements spécifiques ?

 

Nous espérons que ces points vous permettront de juger au mieux votre futur ERP en mode SaaS. Vous avez des questions supplémentaires concernant votre projet de gestion ? N’hésitez pas à nous écrire via notre formulaire de contact.