Bien plus qu’une simple tendance, la dématérialisation est au cœur de la transformation digitale des entreprises. Également appelée le « zéro papier », la dématérialisation est un véritable enjeu économique et écologique pour votre société.
Dans ce dossier, nous vous avons concocté une série d’articles, véritable mine d’informations si vous souhaitez dématérialiser les processus de votre organisation.
Bonne lecture !
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La définition de la dématérialisation
Les différences entre dématérialisation et numérisation
Les avantages de la dématérialisation
Les enjeux de la dématérialisation pour les entreprises
La dématérialisation, une avancée écologique ?
La dématérialisation, un projet humain
Les questions à se poser avant un projet de dématérialisation
La définition de la dématérialisation est simple. Elle consiste à transférer les données d’un support (souvent papier) vers le numérique.
La dématérialisation a un objectif : diminuer drastiquement l’utilisation du papier dans tous les services.
La dématérialisation des processus vise à réduire, voire éliminer les éléments de stockages qui s’accumulent tout au long de la vie d’une entreprise. Cela peut concerner l’administration des ventes, le service juridique, en passant par la communication. Bref, toute activité produisant des documents !
Votre entreprise reçoit certainement beaucoup (trop) de documents, qui circulent et doivent être stockés, un peu lourd comme process… La dématérialisation vise le 100% numérique : un document papier devient un document électronique.
Et ça ne s’arrête pas là ! Il est possible de signer les documents informatisés, leur donner une valeur juridique et y apposer toutes les fonctions d’un document papier (sans ses inconvénients) ! Pas mal, non ?
Aujourd’hui, nous faisons souvent l’amalgame entre les notions de numérisation et de dématérialisation. Pourtant, il s’agit de deux notions différentes.
La numérisation concerne un acte isolé qui requiert du matériel (comme le scan d’un document papier en document électronique au format PDF).
La dĂ©matĂ©rialisation concerne le processus. La dĂ©matĂ©rialisation vise le « zĂ©ro papier », pas la numĂ©risation. Le processus de dĂ©matĂ©rialisation vise Ă rĂ©aliser des Ă©conomies consĂ©quentes, prĂ©server l’environnement et amĂ©liorer la productivitĂ©. On ne parle pas d’un document Ă©lectronique, mais de TOUS les documents : le 100% numĂ©rique.
On ne parle donc pas seulement de numérisation, mais d’un processus entier lié au système d’information. Exemple tout simple : une facture PDF (format électronique) est générée automatiquement par un logiciel ERP.
La dĂ©matĂ©rialisation est aujourd’hui un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant gagner en efficacitĂ©, en conformitĂ© et en rĂ©duction des coĂ»ts. Ce processus, qui consiste Ă remplacer les documents physiques par des fichiers Ă©lectroniques, concerne de nombreux domaines, notamment la facturation Ă©lectronique ou encore la gestion documentaire pour accompagner la production des articles et Ă©quipements industriels. Dans cet article, nous dĂ©taillons les avantages, les Ă©tapes de mise en Ĺ“uvre, les rĂ©glementations et la solution logicielle que nous proposons pour accompagner votre transition.
La dématérialisation offre de nombreux bénéfices pour les entreprises. En effet, la dématérialisation, aidée par la généralisation du cloud et du SaaS, présente des avantages qui favorisent la productivité et l’efficacité des collaborateurs au sein de l’organisation.
Principaux atouts :
Réduction des coûts et développement durable
La dématérialisation permet de réduire les coûts associés à l’impression, au stockage et à la distribution de documents papier. En réduisant la consommation de papier et en favorisant une approche écologique, la dématérialisation s’inscrit dans une perspective de développement durable, répondant aux préoccupations actuelles en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE).
Gain de temps et efficacité accrue
La numérisation permet de réduire considérablement le temps consacré à la gestion des documents physiques. Les documents numériques peuvent être stockés, recherchés et récupérés en quelques clics, ce qui permet de gagner un temps précieux. En automatisant les processus liés à la gestion documentaire, la dématérialisation libère les employés des tâches administratives fastidieuses. Le métier de comptable est simplifié, la déclaration de TVA est facilitée. Les collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, stimulant l’innovation et la créativité au sein de l’entreprise.
Collaboration facilitée
Les documents numériques peuvent être accessibles de n’importe où et partagés instantanément, ce qui facilite la collaboration et la prise de décision. Cela offre également une flexibilité accrue aux employés et favorise donc le travail à distance. Concernant la facturation, les délais de paiement raccourcissent et le traitement des litiges est simplifié.
Traçabilité, sécurité et conformité
La dématérialisation renforce la sécurité des données en mettant en place des mécanismes de protection tels que le chiffrement et les autorisations d’accès. Elle permet de faciliter l’archivage, d’accéder à l’historique des données, garantissant la traçabilité des documents numériques, et offre la possibilité de signer numériquement, conférant une valeur juridique aux documents.
Image et crédibilité
La dématérialisation des flux sortants ou entrants donne une image moderne de l’entreprise et permet de fiabiliser les relations avec les clients et les fournisseurs. L’optimisation des flux permet d’avoir une traçabilité fiable, renforce la piste d’audit fiable et la lutte contre la fraude aux faux documents.
Aujourd’hui, pour gagner en performance, les entreprises font face à certains enjeux, principalement :
La dématérialisation impacte tous les aspects du travail de vos collaborateurs :
La facturation Ă©lectronique est au cĹ“ur de la transformation numĂ©rique des entreprises. En France, la loi de finances impose progressivement l’adoption de la facture dĂ©matĂ©rialisĂ©e Ă partir de 2026 pour les entreprises. Ce système vise Ă simplifier les Ă©changes commerciaux et Ă renforcer la traçabilitĂ© fiscale.
Les avantages de la facturation Ă©lectronique :
La transition vers la dématérialisation ne peut se faire sans respecter un cadre réglementaire strict visant à garantir la sécurité, l’authenticité et la conformité des documents numériques. En France comme en Europe, plusieurs textes de loi encadrent cette transformation, notamment en matière de fiscalité, d’archivage et de protection des données.
L’archivage électronique des documents doit répondre aux normes en vigueur, notamment la norme NF Z42-013, garantissant l’intégrité et la pérennité des fichiers. Les entreprises doivent s’assurer que leurs documents sont conservés dans des conditions sécurisées, avec des systèmes garantissant leur inaltérabilité et leur accessibilité sur le long terme.
Enfin, la dématérialisation s’inscrit dans le cadre du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), qui impose aux entreprises de protéger les informations personnelles traitées numériquement. Le respect de ces règles est essentiel pour éviter les sanctions et assurer la confiance des clients et partenaires.
En structurant la gestion documentaire autour de ces obligations légales, les entreprises sécurisent leurs échanges, optimisent leur conformité et s’assurent d’une transition numérique fiable et maîtrisée.
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Découvrez l’ensemble de la réglementation liée à la facture électronique et le processus de dématérialisation des factures
Passer à la dématérialisation de document n’est pas qu’une simple digitalisation des documents. Il s’agit d’une réelle transformation des processus internes.
Si la dématérialisation est maintenant une évidence, savoir la mettre en place avec le bon outil l’est un peu moins.
Avant de faire votre choix, posez-vous les bonnes questions :
Suivant ces questions, vous pourrez mettre en place votre projet de dématérialisation en commençant par rédiger un cahier des charges.
La dématérialisation essaye de solutionner les problèmes environnementaux.
Elle va agir sur les volumes d’énergie utilisés pour la production de biens et services. Et qui dit moins de matériaux, dit moins de pollution ! L’impact environnemental est donc réduit, grâce à la réduction des déchets. Double bénéfice : les ressources renouvelables bénéficient de davantage de temps pour se régénérer.
De plus, réduire le format papier revient à diminuer la consommation d’encre et d’entretien des imprimantes. D’ailleurs, fait incroyable : vous pouvez économiser jusqu’à 70kg de papier par an ! En sachant que seulement 25% du papier est recyclé, c’est plutôt une bonne nouvelle.
Un projet de dématérialisation est un projet humain. Choisir des outils appropriés pour la dématérialisation est important, mais ce sont les humains de votre organisation qui feront de ce projet une réussite.
Vous serez amenés à évoluer sur une partie de votre organisation, notamment pour les entreprises où le papier est omniprésent. Notre conseil ? Procéder en douceur, notamment avec les salariés qui ont plus de mal avec l’informatique.
Organisez des réunions avec vos employés pour discuter du projet. Échangez sur leurs craintes et leurs freins, comprenez leurs points de vue, et adaptez votre projet. C’est par la discussion que vous ferez de ce projet une réussite.
Vous l’aurez compris, les avantages de la dématérialisation sont nombreux. Alors impliquez et concernez tout le monde ! Si tous vos employés sont convaincus des avantages de la dématérialisation, le projet sera un franc succès.
La dématérialisation est un enjeu incontournable pour les entreprises modernes. Anticipez cette transition et optez pour une solution adaptée à vos besoins afin de maximiser vos gains de productivité et assurer la conformité de votre organisation grâce à notre solution Divalto.
Pour accompagner votre entreprise dans cette transformation, nous proposons une solution complète et intuitive. Découvrez notre logiciel ERP proposant la dématérialisation électronique
