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DÉFINITION

La définition de la dématérialisation

La définition de la dématérialisation est simple. Elle consiste à transférer les données d’un support (souvent papier) vers le numérique.

La dématérialisation a un objectif : diminuer drastiquement l’utilisation du papier dans tous les services.

La dématérialisation des processus vise à réduire, voire éliminer les éléments de stockages qui s’accumulent tout au long de la vie d’une entreprise. Cela peut aller de la vente, au service juridique, en passant par la communication. Bref, toute activité produisant des documents !

Votre entreprise reçoit certainement beaucoup (trop) de documents, qui circulent et doivent être stockés, un peu lourd comme process… La dématérialisation vise le 100% numérique : un document papier devient un document électronique.

Et ça ne s’arrête pas là ! Il est possible de signer les documents informatisés, leur donner une valeur juridique et y apposer toutes les fonctions d’un document papier (sans ses inconvénients) ! Pas mal, non ?

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Quelles sont les différences entre dématérialisation et numérisation ?

Aujourd’hui, nous faisons souvent l’amalgame entre les notions de numérisation et de dématérialisation. Pourtant, il s’agit de deux notions différentes.

La numérisation concerne un acte isolé qui requiert du matériel (comme le scan d’un document papier en document électronique au format PDF).

La dématérialisation concerne le processus. La dématérialisation vise le « zéro papier », pas la numérisation. Le processus de dématérialisation vise à réaliser des économies conséquentes, préserver l’environnement et améliorer la productivité. On ne parle pas d’un document électronique, mais de TOUS les documents : le 100% numérique.

On ne parle donc pas seulement de numérisation, mais d’un processus entier lié au système d’information. Exemple tout simple : une facture PDF (format électronique) est générée automatiquement par un logiciel ERP.

Nos catégories d’articles autour de la dématérialisation

avantages

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

La dématérialisation, favorisée par la généralisation du cloud et du SaaS, présente des avantages innovants certains, qui favorisent la productivité et l’efficacité de l’ERP et du CRM.

 

Réduction des coûts et développement durable

La dématérialisation permet de réduire les coûts associés à l’impression, au stockage et à la distribution de documents papier. En réduisant la consommation de papier et en favorisant une approche écologique, la dématérialisation s’inscrit dans une perspective de développement durable, répondant aux préoccupations actuelles en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE).

 

Gain de temps et efficacité accrue

La numérisation permet de réduire considérablement le temps consacré à la gestion des documents physiques. Les documents numériques peuvent être stockés, recherchés et récupérés en quelques clics, ce qui permet de gagner un temps précieux. En automatisant les processus liés à la gestion documentaire, la dématérialisation libère les employés des tâches administratives fastidieuses. Le métier de comptable est simplifié, la déclaration de TVA est facilitée. Les ressources humaines peuvent ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, stimulant l’innovation et la créativité au sein de l’entreprise.

 

Collaboration facilitée

Les documents numériques peuvent être accessibles de n’importe où et partagés instantanément, ce qui facilite la collaboration et la prise de décision. Cela offre également une flexibilité accrue aux employés et favorise donc le travail à distance. Concernant la facturation, les délais de paiement raccourcissent et le traitement des litiges est simplifié.

 

Traçabilité, sécurité et conformité

La dématérialisation renforce la sécurité des données en mettant en place des mécanismes de protection tels que le chiffrement et les autorisations d’accès. Elle permet de faciliter l’archivage, d’accéder à l’historique des données, garantissant la traçabilité des documents numériques, et offre la possibilité de signer numériquement, conférant une valeur juridique aux documents.

 

Image et crédibilité

La dématérialisation des flux sortants ou entrants donne une image moderne de l’entreprise et permet de fiabiliser les relations avec les clients et les fournisseurs. L’optimisation des flux permet d’avoir une traçabilité fiable, renforce la piste d’audit fiable et la lutte contre la fraude aux faux documents.

réglementation

Cadre légal de la dématérialisation en France

Dématérialiser oui, mais pas n’importe comment !

Certains documents sont soumis à une réglementation pour être légaux. C’est le cas notamment des factures. La facture électronique sera bientôt obligatoire : le 1er juillet 2024 (pour réception de la facture) et le 1er janvier 2026 (pour émission de la facture).

Des questions sur la dématérialisation ? Nos experts répondent à vos questions !

application

Les enjeux de la dématérialisation pour les entreprises

Aujourd’hui, les entreprises font face à certains enjeux, principalement :

  • La dématérialisation des documents : contrats, bons de commande, bons d’intervention…
  • La dématérialisation comptable : factures clients, factures fournisseurs, documents fiscaux
  • La dématérialisation RH : gestion des congés, bulletins de paie, etc.

Si la dématérialisation concerne surtout la numérisation des documents (comme les factures), elle est aussi une belle porte d’entrée vers un nouvel environnement de travail.

 

En effet, la dématérialisation impacte tous les aspects du travail de vos collaborateurs :

  • Les activités de vos collaborateurs sont transformées, notamment grâce à la gestion électronique des documents (GED),
  • Les procédures sont transformées,
  • Les échanges sont dématérialisés,
  • Les outils sont numériques,
  • L’espace de travail est débarrassé de tout ce papier.
environnement

La dématérialisation, un pas vers une transition écologique

La dématérialisation essaye de solutionner les problèmes environnementaux.

Elle va agir sur les volumes d’énergie utilisés pour la production de biens et services. Et qui dit moins de matériaux, dit moins de pollution ! L’impact environnemental est donc réduit, grâce à la réduction des déchets. Double bénéfice : les ressources renouvelables bénéficient de davantage de temps pour se régénérer.

De plus, réduire le format papier revient à diminuer la consommation d’encre et d’entretien des imprimantes. D’ailleurs, fait incroyable : vous pouvez économiser jusqu’à 70kg de papier par an ! En sachant que seulement 25% du papier est recyclé, c’est plutôt une bonne nouvelle.

Projet

La dématérialisation, un projet humain

Un projet de dématérialisation est un projet humain. Choisir des outils appropriés pour la dématérialisation est important, mais ce sont les humains de votre organisation qui feront de ce projet une réussite.

Vous serez amenés à évoluer sur une partie de votre organisation, notamment pour les entreprises où le papier est omniprésent. Notre conseil ? Procéder en douceur, notamment avec les salariés qui ont plus de mal avec l’informatique.

Organisez des réunions avec vos employés pour discuter du projet. Échangez sur leurs craintes et leurs freins, comprenez leurs points de vue, et adaptez votre projet. C’est par la discussion que vous ferez de ce projet une réussite.

Vous l’aurez compris, les avantages de la dématérialisation sont nombreux. Alors impliquez et concernez tout le monde ! Si tous vos employés sont convaincus des avantages de la dématérialisation, le projet sera un franc succès.

Questions

Quelles sont les questions à se poser avant de se lancer dans la dématérialisation ?

Si la dématérialisation est maintenant une évidence, savoir la mettre en place avec le bon outil l’est un peu moins.

Avant de faire votre choix, posez-vous les bonnes questions :

  • De quoi a besoin mon entreprise ?
  • Mon équipe est-elle prête à opérer des changements organisationnels ?
  • Quel est le volume de données nécessaire à la dématérialisation ?
  • Quel est le budget alloué à la digitalisation des outils ?

 

Suivant ces questions, vous pourrez mettre en place votre projet de dématérialisation en commençant par rédiger un cahier des charges.

Des questions sur la dématérialisation ? Nos experts répondent à vos questions !