Bien plus qu’une simple tendance, la dématérialisation est au cœur de la transformation digitale des entreprises. Également appelée le « zéro papier », la dématérialisation est un véritable enjeu économique et écologique pour votre société.
Dans ce dossier, nous vous avons concocté une série d’articles, véritable mine d’informations si vous souhaitez dématérialiser les processus de votre organisation.
Bonne lecture !
La définition de la dématérialisation
Les différences entre dématérialisation et numérisation
Les avantages de la dématérialisation
Le cadre légal de la dématérialisation en France
Les enjeux de la dématérialisation pour les entreprises
La dématérialisation, une avancée écologique ?
La dématérialisation, un projet humain
Les questions à se poser avant un projet de dématérialisation
La définition de la dématérialisation est simple. Elle consiste à transférer les données d’un support (souvent papier) vers le numérique.
La dématérialisation a un objectif : diminuer drastiquement l’utilisation du papier dans tous les services.
La dématérialisation des processus vise à réduire, voire éliminer les éléments de stockages qui s’accumulent tout au long de la vie d’une entreprise. Cela peut aller de la vente, au service juridique, en passant par la communication. Bref, toute activité produisant des documents !
Votre entreprise reçoit certainement beaucoup (trop) de documents, qui circulent et doivent être stockés, un peu lourd comme process… La dématérialisation vise le 100% numérique : un document papier devient un document électronique.
Et ça ne s’arrête pas là ! Il est possible de signer les documents informatisés, leur donner une valeur juridique et y apposer toutes les fonctions d’un document papier (sans ses inconvénients) ! Pas mal, non ?
Aujourd’hui, nous faisons souvent l’amalgame entre les notions de numérisation et de dématérialisation. Pourtant, il s’agit de deux notions différentes.
La numérisation concerne un acte isolé qui requiert du matériel (comme le scan d’un document papier en document électronique au format PDF).
La dĂ©matĂ©rialisation concerne le processus. La dĂ©matĂ©rialisation vise le « zĂ©ro papier », pas la numĂ©risation. Le processus de dĂ©matĂ©rialisation vise Ă rĂ©aliser des Ă©conomies consĂ©quentes, prĂ©server l’environnement et amĂ©liorer la productivitĂ©. On ne parle pas d’un document Ă©lectronique, mais de TOUS les documents : le 100% numĂ©rique.
On ne parle donc pas seulement de numérisation, mais d’un processus entier lié au système d’information. Exemple tout simple : une facture PDF (format électronique) est générée automatiquement par un logiciel ERP.
La dématérialisation, favorisée par la généralisation du cloud et du SaaS, présente des avantages innovants certains, qui favorisent la productivité et l’efficacité de l’ERP et du CRM.
La dĂ©matĂ©rialisation permet de rĂ©duire les coĂ»ts associĂ©s Ă l’impression, au stockage et Ă la distribution de documents papier. En rĂ©duisant la consommation de papier et en favorisant une approche Ă©cologique, la dĂ©matĂ©rialisation s’inscrit dans une perspective de dĂ©veloppement durable, rĂ©pondant aux prĂ©occupations actuelles en matière de responsabilitĂ© sociale des entreprises (RSE).
La numĂ©risation permet de rĂ©duire considĂ©rablement le temps consacrĂ© Ă la gestion des documents physiques. Les documents numĂ©riques peuvent ĂŞtre stockĂ©s, recherchĂ©s et rĂ©cupĂ©rĂ©s en quelques clics, ce qui permet de gagner un temps prĂ©cieux. En automatisant les processus liĂ©s Ă la gestion documentaire, la dĂ©matĂ©rialisation libère les employĂ©s des tâches administratives fastidieuses. Le mĂ©tier de comptable est simplifiĂ©, la dĂ©claration de TVA est facilitĂ©e. Les ressources humaines peuvent ainsi se concentrer sur des activitĂ©s Ă plus forte valeur ajoutĂ©e, stimulant l’innovation et la crĂ©ativitĂ© au sein de l’entreprise.
Les documents numériques peuvent être accessibles de n’importe où et partagés instantanément, ce qui facilite la collaboration et la prise de décision. Cela offre également une flexibilité accrue aux employés et favorise donc le travail à distance. Concernant la facturation, les délais de paiement raccourcissent et le traitement des litiges est simplifié.
La dĂ©matĂ©rialisation renforce la sĂ©curitĂ© des donnĂ©es en mettant en place des mĂ©canismes de protection tels que le chiffrement et les autorisations d’accès. Elle permet de faciliter l’archivage, d’accĂ©der Ă l’historique des donnĂ©es, garantissant la traçabilitĂ© des documents numĂ©riques, et offre la possibilitĂ© de signer numĂ©riquement, confĂ©rant une valeur juridique aux documents.
La dématérialisation des flux sortants ou entrants donne une image moderne de l’entreprise et permet de fiabiliser les relations avec les clients et les fournisseurs. L’optimisation des flux permet d’avoir une traçabilité fiable, renforce la piste d’audit fiable et la lutte contre la fraude aux faux documents.
Dématérialiser oui, mais pas n’importe comment !
Certains documents sont soumis à une réglementation pour être légaux. C’est le cas notamment des factures. La facture électronique sera bientôt obligatoire : le 1er juillet 2024 (pour réception de la facture) et le 1er janvier 2026 (pour émission de la facture).
Aujourd’hui, les entreprises font face à certains enjeux, principalement :
Si la dématérialisation concerne surtout la numérisation des documents (comme les factures), elle est aussi une belle porte d’entrée vers un nouvel environnement de travail.
En effet, la dématérialisation impacte tous les aspects du travail de vos collaborateurs :
La dématérialisation essaye de solutionner les problèmes environnementaux.
Elle va agir sur les volumes d’énergie utilisés pour la production de biens et services. Et qui dit moins de matériaux, dit moins de pollution ! L’impact environnemental est donc réduit, grâce à la réduction des déchets. Double bénéfice : les ressources renouvelables bénéficient de davantage de temps pour se régénérer.
De plus, réduire le format papier revient à diminuer la consommation d’encre et d’entretien des imprimantes. D’ailleurs, fait incroyable : vous pouvez économiser jusqu’à 70kg de papier par an ! En sachant que seulement 25% du papier est recyclé, c’est plutôt une bonne nouvelle.
Un projet de dématérialisation est un projet humain. Choisir des outils appropriés pour la dématérialisation est important, mais ce sont les humains de votre organisation qui feront de ce projet une réussite.
Vous serez amenés à évoluer sur une partie de votre organisation, notamment pour les entreprises où le papier est omniprésent. Notre conseil ? Procéder en douceur, notamment avec les salariés qui ont plus de mal avec l’informatique.
Organisez des réunions avec vos employés pour discuter du projet. Échangez sur leurs craintes et leurs freins, comprenez leurs points de vue, et adaptez votre projet. C’est par la discussion que vous ferez de ce projet une réussite.
Vous l’aurez compris, les avantages de la dématérialisation sont nombreux. Alors impliquez et concernez tout le monde ! Si tous vos employés sont convaincus des avantages de la dématérialisation, le projet sera un franc succès.
Si la dématérialisation est maintenant une évidence, savoir la mettre en place avec le bon outil l’est un peu moins.
Avant de faire votre choix, posez-vous les bonnes questions :
Suivant ces questions, vous pourrez mettre en place votre projet de dématérialisation en commençant par rédiger un cahier des charges.
