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Nos catĂ©gories d’articles autour de la dĂ©matĂ©rialisation

concept

Le concept de la dématérialisation

La dĂ©matĂ©rialisation des processus vise Ă  rĂ©duire voire Ă©liminer les Ă©lĂ©ments de stockages qui s’accumulent tout au long de la vie d’une entreprise. Cela peut aller de la vente, au service juridique, en passant par la communication. Bref, toute activitĂ© produisant des documents !

Car vous l’aurez compris : la dĂ©matĂ©rialisation a pour objectif de diminuer drastiquement l’utilisation du papier dans tous les services.

Votre entreprise reçoit certainement beaucoup (trop) de documents, qui circulent et doivent ĂȘtre stockĂ©s, un peu lourd comme process
 Heureusement, tout ce « poids », la dĂ©matĂ©rialisation entend le fluidifier.

Et ça ne s’arrĂȘte pas lĂ  ! Il est possible de signer les documents informatisĂ©s, leur donner une valeur juridique et y apposer toutes les fonctions d’un document papier (sans ses inconvĂ©nients) ! Pas mal, non ?

avantages

Venons-en aux avantages


La dĂ©matĂ©rialisation des processus de travail et des documents est dans l’ùre du temps ! Voici les meilleures raisons de dĂ©matĂ©rialiser :

  • Gain de productivitĂ© : le traitement des donnĂ©es est automatisĂ©
  • Centralisation de l’information : point d’accĂšs unique pour tous les collaborateurs
  • RĂ©duction de coĂ»ts : moins d’encre, moins de papier
  • Facilite l’accĂšs au tĂ©lĂ©travail : les documents sont accessibles et modifiables Ă  distance
  • Optimisation de la traçabilitĂ© : les Ă©changes sont enregistrĂ©s et traçables
  • Gain d’espace : bye-bye les mĂštres carrĂ©s nĂ©cessaire au stockage du papier
réglementation

La réglementation en France

DĂ©matĂ©rialiser oui, mais pas n’importe comment !

Certains documents sont soumis Ă  une rĂ©glementation pour ĂȘtre lĂ©gaux. C’est le cas notamment des factures. Le projet de loi de finances 2020 prĂ©voit de systĂ©matiser la mise en place des factures Ă©lectroniques. Seules les entreprises du B2B (entre deux entreprises) et B2G (entre entreprise et administration publique) sont concernĂ©es.

D’ailleurs, Ă  noter que la facture Ă©lectronique devra ĂȘtre gĂ©nĂ©ralisĂ©e au 1er juillet 2024 (rĂ©ception de la facture) et au 1er janvier 2026 (Ă©mission de la facture).

application

Des champs d’application divers

Aujourd’hui, les entreprises font face à certains enjeux, principalement :

  • La dĂ©matĂ©rialisation des documents : contrats, bons de commande, bons d’intervention

  • La dĂ©matĂ©rialisation comptable : factures clients et fournisseurs, documents fiscaux
  • La dĂ©matĂ©rialisation RH : gestion des congĂ©s, bulletins de paie, etc.

Si la dĂ©matĂ©rialisation concerne surtout la numĂ©risation des documents, elle est aussi une belle porte d’entrĂ©e vers un nouvel environnement de travail. Elle s’inscrit en effet dans une dimension plus large et touche :

  • Les activitĂ©s
  • Les procĂ©dures
  • Les Ă©changes
  • Les outils
  • L’espace de travail
environnement

Dématérialisation et environnement

La dématérialisation essaye de solutionner les problÚmes environnementaux.

Elle va agir sur les volumes d’énergie utilisĂ©s pour la production de biens et services. Et qui dit moins de matĂ©riaux, dit moins de pollution ! L’impact environnemental est donc rĂ©duit, grĂące Ă  la rĂ©duction des dĂ©chets. Double bĂ©nĂ©fice : les ressources renouvelables bĂ©nĂ©ficient de davantage de temps pour se rĂ©gĂ©nĂ©rer.

De plus, rĂ©duire le format papier revient Ă  diminuer la consommation d’encre et d’entretien des imprimantes. D’ailleurs, fait incroyable : vous pouvez Ă©conomiser jusqu’à 70kg de papier par an ! En sachant que seulement 25% du papier est recyclĂ©, c’est plutĂŽt une bonne nouvelle.

projet

1er pas vers la dématérialisation


Choisir des outils appropriĂ©s pour la dĂ©matĂ©rialisation est important, mais pas que ! Pensez aussi Ă  l’humain. La rĂ©ussite de ce projet passe par celle de vos collaborateurs, qui devront maĂźtriser les nouveaux processus et outils.

En effet, il vous faudra changer une partie de votre organisation, notamment pour les entreprises oĂč le papier reste omniprĂ©sent.

Notre conseil ? ProcĂ©der en douceur, notamment avec les salariĂ©s qui ont plus de mal avec l’informatique. N‘hĂ©sitez pas Ă  organiser de rĂ©unions rĂ©guliĂšrement pour discuter du projet.

Vous l’aurez compris, les avantages de la dĂ©matĂ©rialisation sont nombreux. Alors faites en sorte que tout le monde se sente concernĂ© et impliquĂ© !

Et sinon, on s’y prend comment ?

Si la dĂ©matĂ©rialisation est maintenant une Ă©vidence, savoir la mettre en place avec le bon outil l’est un peu moins. Avant de faire votre choix, posez-vous les bonnes questions :

  • De quoi a besoin mon entreprise ?
  • Mon Ă©quipe est-elle prĂȘte Ă  opĂ©rer des changements organisationnels ?
  • Quel est le volume de donnĂ©es nĂ©cessaire Ă  la dĂ©matĂ©rialisation ?
  • Quel est le budget allouĂ© Ă  la digitalisation des outils ?

Suivant ces questions, vous pourrez mettre en place votre projet de dématérialisation en commençant par rédiger un cahier des charges.

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