Le concept de la dématérialisation

La dématérialisation des processus vise à réduire voire éliminer les éléments de stockages qui s’accumulent tout au long de la vie d’une entreprise. Cela peut aller de la vente, au service juridique, en passant par la communication. Bref, toute activité produisant des documents !
Car vous l’aurez compris : la dématérialisation a pour objectif de diminuer drastiquement l’utilisation du papier dans tous les services.

Votre entreprise reçoit certainement beaucoup (trop) de documents, qui circulent et doivent être stockés, un peu lourd comme process… Heureusement, tout ce « poids », la dématérialisation entend le fluidifier. Et ça ne s’arrête pas là ! Il est possible de signer les documents informatisés, leur donner une valeur juridique et y apposer toutes les fonctions d’un document papier (sans ses inconvénients) ! Pas mal, non ?

Venons-en aux avantages…

La dématérialisation des processus de travail et des documents est dans l’ère du temps ! Voici les meilleures raisons de dématérialiser :

  • Gain de productivité : le traitement des données est automatisé
  • Centralisation de l’information : point d’accès unique pour tous les collaborateurs
  • Réduction de coûts : moins d’encre, moins de papier
  • Facilite l’accès au télétravail : les documents sont accessibles et modifiables à distance
  • Optimisation de la traçabilité : les échanges sont enregistrés et traçables
  • Gain d’espace : bye-bye les mètres carrés nécessaire au stockage du papier
  • Etc…

La réglementation en France

ERP Divalto infinity interface

Dématérialiser oui, mais pas n’importe comment ! Certains documents sont soumis à une réglementation pour être légaux. C’est le cas notamment des factures. Le projet de loi de finances 2020 prévoit de systématiser la mise en place des factures électroniques. Seules les entreprises du B2B (entre deux entreprises) et B2G (entre entreprise et administration publique) sont concernées. D’ailleurs, noter que la dématérialisation des factures d’ici 2023 sera incontournable, et devra être généralisée d’ici 2025.

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Des champs d’application divers

Aujourd’hui, les entreprises font face à certains enjeux, principalement :

  • La dématérialisation des documents : contrats, bons de commande, bons d’intervention…
  • La dématérialisation comptable : factures clients et fournisseurs, documents fiscaux
  • La dématérialisation RH : gestion des congés, bulletins de paie…

Si la dématérialisation concerne surtout la numérisation des documents, elle est aussi une belle porte d’entrée vers un nouvel environnement de travail. Elle s’inscrit en effet dans une dimension plus large et touche :

  • Les activités
  • Les procédures
  • Les échanges
  • Les outils
  • L’espace de travail

Dématérialisation et environnement

La dématérialisation essaye de solutionner les problèmes environnementaux. Elle va agir sur les volumes d’énergie utilisés pour la production de biens et services. Et qui dit moins de matériaux, dit moins de pollution ! L’impact environnemental est donc réduit, grâce à la réduction des déchets. Double bénéfice : les ressources renouvelables bénéficient de davantage de temps pour se régénérer.

De plus, réduire le format papier revient à diminuer la consommation d’encre et d’entretien des imprimantes. D’ailleurs, fait incroyable : vous pouvez économiser jusqu’à 70kg de papier par an ! En sachant que seulement 25% du papier est recyclé, c’est plutôt une bonne nouvelle.

1er pas vers la dématérialisation…

Choisir des outils appropriés pour la dématérialisation est important, mais pas que ! Pensez aussi à l’humain. La réussite de ce projet passe par celle de vos collaborateurs, qui devront maîtriser les nouveaux processus et outils. En effet, il vous faudra changer une partie de votre organisation, notamment pour les entreprises où le papier reste omniprésent.

Notre conseil ? Procéder en douceur, notamment avec les salariés qui ont plus de mal avec l’informatique. N‘hésitez pas à organiser de réunions régulièrement pour discuter du projet.

Vous l’aurez compris, les avantages de la dématérialisation sont nombreux. Alors faites en sorte que tout le monde se sente concerné et impliqué !

Et sinon, on s’y prend comment ?

Si la dématérialisation est maintenant une évidence, savoir la mettre en place avec le bon outil l’est un peu moins. Avant de faire votre choix, pesez-vous les bonnes questions :

– De quoi a besoin mon entreprise ?
– Mon équipe est-elle prête à opérer des changements organisationnels ?
– Quel est le volume de données nécessaire à la dématérialisation ?
– Quel est le budget alloué à la digitalisation des outils ?

Suivant ces questions, vous pourrez mettre en place votre projet de dématérialisation en commençant par rédiger un cahier des charges.