La dématérialisation face aux réglementations
Nombreuses sont les entreprises qui dématérialisent leur process. Pour autant, elles ne peuvent pas faire ce qu’elles veulent. La dématérialisation est soumise à un cadre légal en France. Cela oblige les sociétés à fournir des preuves en cas de contrôle.
Par exemple, la facture électronique doit respecter certains critères pour être en conformité avec la loi. Celle-ci doit comporter une signature électronique avec horodatage et respecter le CGI (Code Général des Impôts).
Dans ce dossier, nous vous présentons l’évolution des réglementations ainsi que son cadre légal en France.
Évolution du cadre réglementaire
La question de la dématérialisation se pose depuis les années 1990 avec l’apparition de l’EDI (Echange de Données Informatisées) fiscal. Ce type de procédé nécessitait une autorisation préalable pour y avoir accès. Plusieurs années après, cette autorisation préalable a été remplacée par une déclaration préalable.
Au fil des années, le cadre réglementaire européen a favorisé l’utilisation de la facture électronique. En 2001, ce format émerge permettant à l’EDI de faire de la dématérialisation. En 2010, la Directive 2010/45/CE harmonise l’égalité de traitement entre factures papiers et numériques.
Peu de temps après, en 2013, les factures électroniques deviennent l’équivalent des factures papier. C’est-à-dire que les émetteurs et récepteurs disposent de 3 voies différentes pour traiter les e-factures : par EDI, avec signature électronique ou par la PAF (Piste d’Audit Fiable).
En 2017, la numérisation des factures papier devient possible. En bref, le cadre réglementaire de la dématérialisation ne cesse d’évoluer. D’autres nouveautés seront à venir les prochaines années. La prochaine évolution notable aura lieu entre le 01/01/2023 et le 01/01/2025 de manière progressive. Les entreprises B2B auront l’obligation de transmettre des factures électroniques.
Cadre légal en France
En France, les lois réglementaires diffèrent selon les organisations. Autrement dit, la loi change selon votre type de structure, votre taille, ou même le type de document utilisé.
Par exemple, si vous êtes une TPE ou une PME travaillant avec des organismes publics ou collectivités, vous devez transmettre une facture électronique à l’État via la plateforme Chorus Pro. Cette obligation concerne aussi les ETI et grands groupes.
Un document dématérialisé doit avoir la même valeur juridique qu’un document papier.
Il ne suffit pas de numériser un format papier pour qu’il soit considéré comme « dématérialisé ».
Plusieurs moyens permettent de garantir son authenticité tels que la signature électronique avec horodatage, des contrôles attestant de la PAF ou la mise en place d’un format XML.
En complément, certaines mentions obligatoires doivent apparaître :
- Date d’émission de la facture,
- Numéro de facture,
- Numéro d’identification de TVA
- Etc.
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