Adopter une vision stratégique

La dématérialisation étant transverse et concernant des sujets variés, mettre en place ce projet impliquera l’ensemble des parties prenantes. C’est pourquoi la direction doit disposer d’une vision stratégique, en construisant un socle commun.

L’objectif est de collecter les attentes/besoins des services, afin de proposer une solution adéquate et répondant aux besoins de tous.

Le meilleur moyen d’y parvenir est de définir une “cible” et construire une feuille de route. Pour cela, réaliser un audit de l’activité documentaire est le plus adapté.

Le service financier par exemple, dématérialisera sans doute le traitement des factures, quand d‘autres se concentreront sur le traitement du courrier.

Finalement, il sera plus aisé d’orienter la stratégie en fonction des collaborateurs impliqués dans le projet, tout en construisant un socle commun de dématérialisation pérenne.

Respecter les étapes clés

Pour réussir son projet de dématérialisation, il vous faudra passer par différentes étapes clés, notamment :

  • Etablir l’état des lieux : analyser les processus administratifs existants, identifier les contraintes administratives
  • Déterminer une technique de dématérialisation adaptée : Gestion électronique des Documents, Echange de Données Informatisées, Lecture Automatique de Documents, signature ou certificat horodaté, méthode d’archivage
  • Intégrer les détails techniques : choix du système d’exploitation, du logiciel ERP, formats des documents
  • Informer les parties prenantes : sensibiliser les fournisseurs, intégrer et former l’ensemble des collaborateurs
  • Evaluer le projet post lancement : bilan à court et moyen terme, retour des utilisateurs

SaaS : vers une dématérialisation plus responsable

Prendre part à l’aventure de la dématérialisation, c’est aussi améliorer votre empreinte carbone sur la planète.

Encore faut-il opter pour les bons outils ! Par exemple, intégrer une solution de dématérialisation en SaaS est une bonne option.

Elle permet de mutualiser les ressources énergétiques afin de les utiliser à bon escient.

Aussi, les données étant externalisées, elles sont accessibles depuis n’importe où, et quel que soit l’appareil. En cas de déplacement, inutile d’imprimer des tonnes de documents.