Quelles sont les étapes clés de la dématérialisation ?

Conscient des enjeux liés à la dématérialisation des documents et à l’aube de l’application de l’article 153 de la loi de finances publiques de 2020, Divalto décide d’aller plus loin. Sa volonté : s’associer à une solution PDP disponible depuis l’ERP Divalto infinity pour gérer la dématérialisation de tous types de factures.

Les objectifs de la dématérialisation des factures en entreprise :

Il y a 4 objectifs principaux qui déterminent la généralisation des factures électroniques aux entreprises assujetties à la TVA :

• Simplifier le quotidien des entreprises et renforcer leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge de documents administratifs, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation. Le passage à la facturation électronique représentera un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros ;
• Simplifier leurs obligations déclaratives en matière de TVA avec un pré-remplissage des déclarations numériques. Grâce à une nouvelle offre de services de l’administration, en particulier au profit des plus petites entreprises ;
• Améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques ;
• Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.

Les avantages pour l’entreprise de la dématérialisation des factures :

• Les mêmes garanties que les factures en format papier traditionnelle :

La loi encadre la facturation électronique, en lui accordant la même valeur qu’une facture papier classique. Attention, il existe trois conditions pour que la dématérialisation de ces documents soit valable :

1. L’authenticité de l’émetteur de la facture doit être assurée ;

2. Le contenu du document doit être certifié ;

3. Sa lisibilité doit être possible, de la réception de la facture à la fin de sa période de conservation.

• Une réduction des coûts pour l’entreprise :

C’est peut-être l’une des principales raisons de commencer une politique « zéro papier ». La dématérialisation des factures permet de réduire les coûts en entreprise, et le coût environnemental. Selon Agence De l’Environnement et De la Maîtrise de l’Energie, l’industrie du papier contribue à l’émission de près de 600 millions de tonnes de CO2 tous les ans.

Ainsi, selon le Syndicat national des supports d’image et d’information, une entreprise d’une centaine de salariés dépenserait chaque année entre 10.000 et 25.000 euros de papiers et matériel, juste pour sa consommation interne. Avec l’arrêt des factures au format papier, c’est une source de dépense considérable qui s’allège, sans frustration ou perte d’efficacité opérationnelle.

• Un gain de temps sur les délais de traitement :

La dématérialisation des factures est l’alliée de l’efficacité opérationnelle. Elle contribue ainsi à une réduction drastique des coûts et des délais de traitement. Avec la digitalisation de la facturation, les délais et coûts sont divisés par 5. Les erreurs de saisie sont évitées, les envois et échanges de pièces sont instantanés, les signatures et paiements sont déclenchés plus vite. De quoi laisser le temps aux collaborateurs de se pencher sur des tâches à plus forte valeur ajoutée !

• Une amélioration en temps réel de l’activité de l’entreprise :

La dématérialisation est plus qu’une preuve de paiement, elle consiste principalement en un justificatif fiscal transparent, juridique et comptable. Elle fait l’objet de contrôles documentés et permanents, même après le paiement.

• Un renforcement de la traçabilité des opérations :

Avec la digitalisation de la facturation, on constate un renforcement de la traçabilité des opérations. En effet, les informations que contiennent les factures sont automatiquement reconnues et intégrées au système d’information via la politique de GED (Gestion électronique des documents), grâce aux fonctions d’OCR (Reconnaissance optique des caractères) et de LAD (Lecture automatique de documents). Les factures électroniques doivent être transmises au format PDF, EDI ou manuscrit, elles doivent comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier ainsi qu’une signature électronique horodatée.

L’avantage principal ? Il est possible de retrouver rapidement et en quelques clics n’importe quelle facture, bien au-delà de sa durée légale d’archivage.

• Un renforcement de la satisfaction client :

La dématérialisation des factures permet aussi d’améliorer la satisfaction client. Ce dernier peut en effet retrouver n’importe quel document sur une plateforme collaborative, échanger avec son expert-comptable sur le sujet, l’exporter… Ce procédé supprime donc toute frustration sur la facturation… (Même s’il ne peut rien faire pour le montant affiché !)