Comprendre la dématérialisation

La dématérialisation ne se résume pas à générer un .PDF – ou un autre format de fichier – à la place d’un document papier. La dématérialisation a des contraintes propres qui permettent d’assurer la lisibilité, l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des documents :

  • Une signature électronique générée par un logiciel conforme au RGS. La signature doit inclure des éléments d’identification du signataire ainsi qu’un horodatage électronique

 

  • Un horodatage pour éviter toute modification ultérieure de certains documents comme les e-bulletins de paie. On peut le considérer comme un “sceau électronique”
  • Des systèmes d’archivages électroniques (ou coffre-fort numérique)
  • Des métadonnées qui contiennent les données clés pour automatiser la gestion de la dématérialisation

Les avantages de la dématérialisation

La dématérialisation est la promesse d’un gain de temps. Les échanges sont instantanés ; les dialogues entre machines facilitent la gestion des données. Prenons pour exemple la réception d’une facture. Grace aux métadonnées, votre logiciel de comptabilité dispose du montant, du numéro de facture, du numéro fournisseur. Il rapproche la facture de son bon de commande. Vos équipes n’ont plus qu’à vérifier et lancer le paiement.