La dématérialisation, source de productivité
Les entreprises choisissent de dématérialiser leurs flux et leurs documents pour plusieurs raisons. L’une d’entre elles est la recherche de productivité. Prenez pour exemple la facturation d’un client. Pour qu’une facture soit payée, un collaborateur va imprimer cette facture, la mettre sous pli, l’affranchir, la déposer/ donner au postier. La facture va alors être en transit, arriver au secrétariat, être transmise au bon interlocuteur, être saisie et déclencher un paiement. Le temps perdu est considérable.
Nous vous présentons dans ce dossier les différents domaines où la dématérialisation peut être source de productivité.
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Comprendre la dématérialisation
La dématérialisation ne se résume pas à générer un .PDF – ou un autre format de fichier – à la place d’un document papier. La dématérialisation a des contraintes propres qui permettent d’assurer la lisibilité, l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des documents :
- Une signature électronique générée par un logiciel conforme au RGS. La signature doit inclure des éléments d’identification du signataire ainsi qu’un horodatage électronique
- Un horodatage pour éviter toute modification ultérieure de certains documents comme les e-bulletins de paie. On peut le considérer comme un “sceau électronique”
- Des systèmes d’archivages électroniques (ou coffre-fort numérique)
- Des métadonnées qui contiennent les données clés pour automatiser la gestion de la dématérialisation
Les avantages de la dématérialisation
La dématérialisation est la promesse d’un gain de temps. Les échanges sont instantanés ; les dialogues entre machines facilitent la gestion des données. Prenons pour exemple la réception d’une facture. Grace aux métadonnées, votre logiciel de comptabilité dispose du montant, du numéro de facture, du numéro fournisseur. Il rapproche la facture de son bon de commande. Vos équipes n’ont plus qu’à vérifier et lancer le paiement.
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