Les factures électroniques, ou e-factures, gagnent en popularité. La raison est simple : les entreprises veulent moderniser leurs processus de gestion et gagner en productivité. Au-delà de cette volonté, le traitement des factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2020.
Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, la facture électronique devra être généralisée, que cela soit pour sa réception ou son émission.
Nous vous présentons dans cet article les principaux avantages de la facture électronique et son cadre légal.
Les factures électroniques offrent de nombreux avantages aux entreprises. Dans notre cas, nous allons nous intéresser aux 5 avantages, qui selon nous, sont essentiels.
RÉDUCTION DES DÉPENSES
Les factures électroniques ne nécessitent pas de papier. Ainsi, vous diminuez vos coûts de papier, d’encre, de stockage, etc. Sur du long terme, cette diminution aura un impact bénéfique sur l’environnement.
SÉCURITÉ ACCRUE
Les données sont stockées sur des serveurs sécurisés. Vos documents ne risquent plus de tomber entre de mauvaises mains.
GAIN DE TEMPS
Les délais d’envois et de paiements sont réduits. De la création, à l’envoi, jusqu’à l’archivage, tout est plus rapide.
UNE MEILLEURE TRAÇABILITÉ
Le stockage sur des serveurs permet d’accéder à l’historique facilement.
ACCESSIBILITÉ
Les factures électroniques sont disponibles n’importe où et n’importe quand.
Dématérialiser vos documents n’est pas toujours évident, surtout en tenant compte de la législation en vigueur.
L’ERP Divalto infinity permet de créer une facture au format .PDF systématiquement accompagnée de son fichier de métadonnées (XML).
Pour être considérée comme “électronique”, une facture doit garantir une piste d’audit fiable (PAF). divalto infinity réalise des contrôles pour garantir cette réglementation et assurer une traçabilité complète.
Pour faire simple, le logiciel lie les éléments entre eux pour vous faciliter l’accès en cas de contrôle.
Divalto x DPII
Une fois la facture générée, notre partenaire DPII prend le relai pour la partie juridique et légale. La facture est envoyée par divalto infinity via des webservices sur la plateforme EDC (Envoyer, Dématérialiser, Conserver) de DPII afin d’être signée avec le niveau de sécurité requis.
Les factures peuvent ensuite être envoyées aux destinataires par courrier, email sécurisé, CHORUS PRO… depuis la plateforme.
Divalto x Yooz
Dans un autre cas de figure, c’est notre partenaire Yooz qui intervient. Si vous réceptionnez une facture fournisseur, papier ou numérique, Yooz effectue une reconnaissance optique des caractères. Ce scan permet d’extraire les éléments comptables pertinents de la facture (fournisseur, numéro et date facture, montant, TVA, devise…). La facture dématérialisée remonte vers divalto infinity.
La question de la dématérialisation se pose depuis plusieurs années. Depuis sa naissance en 1990, elle a subi de nombreuses évolutions réglementaires. Selon votre type de structure et le type de document, le cadre juridique en France n’est pas le même.
Certains critères doivent être appliqués afin de respecter la loi. Par exemple, les petites et moyennes entreprises travaillant avec des organismes publics ou des collectivités, doivent fournir une e-facture à l’Etat. Les TPE, ETI et grands groupes sont également concernés, surtout s’ils travaillent avec le service public.
Un document électronique doit avoir la même valeur qu’un document papier. La présence d’une signature électronique avec horodatage est essentielle pour garantir son authenticité. Il doit également obéir aux règles du CGI (Code Général des Impôts).
Une facture est considérée comme « électronique » lorsque l’intégralité du processus de facturation est électronique. Par exemple, une facture papier qui a été numérisée n’est pas considérée comme une e-facture.
En résumé, nous avons vu que :
