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Bulletin de paie dématérialisé

Bulletin de paie dématérialisé : quel cadre légal ? Quels freins ?

La dématérialisation des bulletins de paie débute son aventure en 2009. La loi de simplification du droit de mai de cette année offre aux employeurs la possibilité de numériser ces documents. Premier frein : un employeur ne peut dématérialiser ses fiches de paie qu’avec l’accord de ses salariés.

En 2017, la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels va plus loin en modifiant ce consentement. Désormais, l’employeur peut remettre aux salariés des bulletins électroniques sauf opposition de ces derniers.

Bien qu’incitative, cette modification a eu un écho limité si on en croit le témoignage des éditeurs de solutions de dématérialisation de bulletin de paie.

Une autre réforme devait enfoncer le clou : la mise en place du compte personnel d’activité (CPA). Chaque employé possède un CPA où il doit retrouver ses fiches de paie digitalisées si son employeur lui propose sous ce format. L’idée était ici d’assurer l’accès à ces documents même en cas de changement d’employeurs ; et cela pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Deuxième frein : seuls les prestataires agréés par le ministère du Travail peuvent réaliser cet archivage.

Et si c’était finalement le COVID qui rabattait les cartes de la dématérialisation des bulletins de paie ?

Cela ne vous a pas échappé. La crise sanitaire a remis sur le devant de la scène la nécessité de dématérialiser nos supports de travail, nos processus de travail mais aussi les documents comme les fiches de paie. La transformation digitale touche toutes les activités de l’entreprise ; et les services RH ne sont pas épargnés.

La dématérialisation du bulletin de paie a gagné du terrain entre 2017 et 2020. On estime que le nombre d’entreprises françaises ayant souscrit à cette méthode s’élève désormais à 42%. Et ce chiffre devrait encore croitre dans les mois à venir.

définition

Mais au final, qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?

Un bulletin de paie dématérialisé répond aux mêmes obligations que sa version papier. Il doit comporter les mentions suivantes :

  • L’identification de l’entreprise (nom, adresse, SIREN, code APE, convention collective, etc.),
  • le nombre d’heures travaillées,
  • les heures complémentaires,
  • les congés payés,
  • la rémunération brute du salarié,
  • le montant versé,
  • les cotisations et les contributions sociales,
  • ou le prélèvement à la source.

Par contre, dans sa forme électronique, l’employeur et son service RH ont des contraintes supplémentaires :

  • Assurer l’intégrité et la confidentialité : en y apposant une signature électronique, un horodatage électronique et un espace sécurisé où héberger les bulletins générés.
  • Informer les employés : un mois à l’avance avant la mise en place du bulletin dématérialisé. Le salarié peut s’opposer à ce changement et l’employeur a 3 mois pour prendre en compte ce refus.
  • Garantir la disponibilité : pour une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait 75 ans. L’employeur a aussi l’obligation de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans. En cas de cessation d’activité, il doit informer les salariés 3 mois avant la fermeture du service d’archivage des bulletins de salaire.
  • Faciliter l’accès : l’accès et la récupération des e-bulletins de salaire doit se faire de manière simple par l’employé.
  • Lier les bulletins au Compte Personnel d’Activité : les e-bulletins doivent être déposés sur le compte du salarié. Cet accès est garanti par l’entreprise elle-même.
conclusion

En résumé

En résumé de cet article, nous constatons :

  • Que l’utilisation des bulletins de paie dématérialisés est encore timide en France
  • Que les nouvelles législations ainsi que la crise sanitaire devraient jouer en la faveur de ce dispositif
  • Qu’un bulletin dématérialisé possède des contraintes supplémentaire à sa version papier
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