Dématérialisation des rapports d’intervention : vers une démarche zéro papier ?
A l’aube de 2021, les enjeux écologiques sont forts pour les entreprises. Réduire les déchets et les coûts des matériaux (encre, imprimantes, papier) est primordial. Cette volonté s’inscrit dans la démarche du « zéro papier ».
Son objectif ? Diminuer la consommation de papier tout en fluidifiant et sécurisant la transmission de données.
Les techniciens ont leur rôle à jouer. Souvent, le remplissage de documents administratifs et rework animent leur quotidien. La transmission d’informations avec le siège peut prendre du temps ou être mal interprétée.
C’est à ce niveau que la dématérialisation des rapports d’intervention est judicieuse. Découvrez comment elle améliore leur productivité.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est un processus visant à remplacer vos supports papiers par des formats digitaux. Elle se distingue cependant du « zéro papier ». Bien que ces deux notions se rejoignent, elles n’ont pas la même signification. Le « zéro papier » est un concept par lequel les entreprises réduisent au maximum les impressions.
Cadre légal
Il est important de savoir que la dématérialisation a un cadre légal en France. Elle va concerner certaines structures ou certains types de documents.
Par exemple, les entreprises peuvent avoir l’obligation de fournir une facture électronique pour les fournitures de biens et services. Cela va concerner les grands groupes, ETI, PME et TPE ; et notamment s’ils travaillent avec le service public. Il est aussi important de privilégier un fichier au format PDF plutôt qu’un Word ou un Excel. Leur caractère modifiable ne garantit pas une fiabilité optimale contrairement à un PDF.
La dématérialisation doit garantir que le fichier obéisse aux règles du CGI (Code Général des Impôts) et ait la même valeur qu’un fichier papier. La présence d’une signature est essentielle. C’est elle qui garantit l’authenticité du document. Un fichier dématérialisé doit lui aussi être signé à l’aide d’une signature électronique.
Avantages
La dématérialisation représente un réel gain de temps. Pour les rapports d’intervention, elle va éviter les erreurs d’interprétation entre les services.
Le technicien va lui-même renseigner l’information et non plus passer par un service chargé de ressaisir les données. Vous gagnerez du temps.
En quoi la dématérialisation améliore la productivité des techniciens ?
Pour les techniciens, la dématérialisation intervient surtout au niveau des rapports d’intervention. Mais elle peut aussi concerner les devis si votre équipe technique en édite.
Elle leur offre plusieurs avantages tels que :
- La diminution des documents papiers. Ils sont moins encombrés et toutes les informations sont centralisées dans le logiciel de gestion.
- L’enrichissement des rapports d’intervention. Vos techniciens peuvent y joindre des médias (photos, vidéos, enregistrements vocaux)
- La traçabilité des interventions. Toutes les étapes sont enregistrées dans le logiciel utilisé. Cela peut s’avérer utile en cas de litige avec le client.
- Le pré-paramétrage des rapports d’intervention.
- L’envoi de la facture au client. Il faut cependant pouvoir signer numériquement le document.
- Etc.
Numérisez vos signatures en toute légalité
Il n’est pas forcément évident de digitaliser vos signatures tout en respectant la législation en vigueur. Chez Divalto, notre CRM bénéficie du connecteur DocuSign.
Il appose une signature électronique sur les commandes et les rapports d’intervention.
Bref, avec un support numérique, les techniciens ont un meilleur confort de travail et peuvent assurer les interventions de façon optimale.
En résumé
Nous avons vu que :
- La dématérialisation a un cadre légal,
- Elle améliore la productivité des techniciens,
- Elle fluidifie et sécurise la transmission de données
- Les signatures électroniques doivent respecter la législation en vigueur.
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