Comment rédiger un rapport d’intervention technique ?

Qu’est-ce qu’un rapport d’intervention ?

Un rapport d’intervention est un document qui vient clore une intervention. Il récapitule ce qui a été fait et dans quel cadre.

Il peut être utilisé pour justifier une facturation mais aussi comme preuve en cas de litige.

Mais encore faut-il qu’il soit complet, bien rédigé et – ça tombe sous le sens – signé et transmis à votre client.

Que mettre dans un rapport d’intervention ?

Nous avons vu que la fiche d’intervention est aussi bien un justificatif qu’un récapitulatif. En tant qu’éditeur de logiciel et d’application mobile de gestion d’interventions, nous proposons un modèle de bilan d’intervention que nos clients peuvent personnaliser. Chaque rapport sera propre à un client, à son métier et à son organisation.

Mais voici quelques éléments (non exhaustifs évidemment 😉 on compte sur vous pour être créatifs) que vous pourrez y retrouver :

Eléments d’identification de votre entreprise

Le bon d’intervention étant partagé avec vos clients, il est préférable d’y ajouter une en-tête et un pied de page avec votre logo, votre raison sociale, vos coordonnées (adresse, email, téléphone), votre numéro SIRET, votre numéro de TVA, etc.

Eléments d’identification de votre bon d’intervention

Faites figurer la référence du bon d’intervention et, pourquoi pas, la date de génération du bon si vous venez à le corriger.

Eléments d’identification de votre intervention

De la même manière, vous pouvez y ajouter le numéro de l’intervention, son numéro de commande, l’agence et/ou le(s) technicien(s) qui l’ont réalisée, leurs coordonnées…

Et le plus important, la date ou la période de réalisation de l’intervention !

Eléments d’identification du demandeur

Placez clairement les coordonnées du demandeur ainsi que le site d’intervention : raison sociale (en B2B), nom et prénom du demandeur, numéro de téléphone, email, adresse du siège social, adresse du site d’intervention, numéro de contrat.

Eléments d’identification de l’équipement

Détaillez ici le ou les appareils sur lesquels vous allez intervenir (si vous intervenez sur des équipements) : leur référence, leur désignation, leur numéro de série.

Eléments détaillant l’intervention

Cette partie est plus libre ! Il faudra au minimum détailler un type d’intervention qui est en lien avec les services référencés dans votre gestion commerciale.

Certains de nos clients précisent :

• Un objet de l’intervention : pourquoi intervient-on ?
• Une description de l’intervention : quelles opérations va-t-on réaliser ?
• Les mesures prises : quelles sont les valeurs relevées et les précédentes ?
• Le bilan de l’intervention : à quoi a-t-on abouti ?
• Les consommables et le matériel utilisé : de quoi s’est-on servi ?
• Les photos ainsi que les textes libres sont très utilisées pour détailler ce qui a été réalisé. Ils suivent souvent la chronologie de l’intervention.

Eléments relatifs à la facturation

Si l’intervention déclenche une facturation, vous pouvez afficher clairement le tarif de l’intervention dans le bon d’intervention. A la signature, votre client ne pourra pas prétendre ne pas connaître le prix de votre travail.

Eléments relatifs à la signature

Pour être recevable, votre fiche d’intervention doit être signée. Ajoutez-y une date, un nom-prénom, un champ de signature. Vous pouvez aussi y placer des mentions légales comme l’autorisation de faire des photos des installations de vos clients. Il est possible, si vous souhaitez faire des bons d’interventions dématérialisés, de faire signer vos rapports électroniquement.