Les dates clés de la dématérialisation

illustration de la dématérialisation
  • 1990 : Echange de Données Informatisées fiscal est soumis à autorisation
  • 1998 : EDI fiscal – suppression de l’autorisation préalable. Passage à une déclaration préalable
  • 1999 : la signature électronique est reconnue comme une donnée sous forme électronique qui sert de méthode d’authentification
  • 2001 : simplification, modernisation et harmonisation des factures en matière de TVA. Permission de transmettre les factures soit par EDI ou signature électronique
  • 2006 : suppression de la déclaration préalable
  • 2007 : tolérance pour le double original au format électronique
  • 2010 : égalité de traitement entre la facture papier et facture numérique
  • 2013 : la facture électronique est considérée comme l’égal de la facture papier. 3 voies de traitement : EDI, signature électronique qualifiée ou PAF
  • 2014-2020 : obligation pour le secteur public d’émettre des factures électroniques
  • 2017 : la numérisation des factures publiques devient possible
  • 2023-25 : passage à la facture électronique pour les grandes entreprises, ETI, PME et TPE
illustration de la dématérialisation

La mise en place de la facture électronique

Le projet de dématérialisation implique de dématérialiser plusieurs documents pour le service comptabilité ; dont les factures électroniques que vous recevez de vos fournisseurs.

La facture électronique doit s’accompagner d’une Gestion Electronique des Documents (GED). Pourquoi ? Pour assurer un système de sauvegarde des factures.

Le système de GED doit être combiné avec un Système d’Archivage Electronique (SAE). De cette manière, vous garantissez l’intégrité des documents sur le long terme.

La Piste d’Audit Fiable (PAF) reconstitue dans un ordre chronologique la totalité de la transaction commerciale. Elle est nécessaire pour les factures en format papier et PDF. Elle ne s’applique pas aux factures électroniques certifiées.

La signature électronique avec horodatage

Vous émettez des factures électroniques ? La signature électronique avec horodatage est alors fortement recommandée pour :

  • confirmer l’existence de la facture à la date déterminée,
  • et valider qu’aucune modification n’ait été réalisée depuis la date donnée.

La signature électronique est un gage de réassurance. Vos destinataires ont accès aux éléments d’identifications. L’horodatage leur donne des informations sur la date, l’heure ou le lieu de signature. La signature électronique avec horodatage garantit l’intégrité du document.

La signature électronique n’est valide qu’avec un certificat électronique (via un prestataire agréé ou un logiciel spécialisé).

Les technologies complémentaires à la GED

  • LAD : lecture automatique de documents (composé de la RAD et de l’OCR)
  • RAD : reconnaissance automatique de documents (par scanner)
  • OCR : reconnaissance optique des caractères (vidéocodage)

Pourquoi passer à la facture électronique ?

Choisir la facture électronique pour :

  • L’optimisation de la logistique : objectif zéro papier. La dématérialisation des documents accélère les échanges entre la comptabilité et les fournisseurs ou clients.
  • Le Gain de place : oubliez les tonnes de classeurs encombrant vos étagères et bibliothèques. Désormais toutes les factures sont traitées et stockées dans la GED et le SAE.
  • Des économies de papier : plus de papier, donc plus de frais d’impression ou de photocopie. Des coûts qui représenteraient entre 10000 et 25000€/an pour des PME de moins de 100 employés (source : Iterop)
  • Des gains de productivité : les comptables n’ont plus à saisir les factures. Ils vérifient et contrôlent. Le traitement est donc amélioré.

Mais attention à ne pas oublier :

  • Les risques de traitement : de suppression ou de modification des fichiers numérisés. Les factures électroniques peuvent aussi être la cible d’attaques malveillantes. Le SAE est donc obligatoire
  • Les coûts engendrés : par l’ensemble du processus de dématérialisation (GED + SAE). Le passage à la dématérialisation doit être soutenu au préalable par des analyses du secteur.

Conclusion

Nous avons vu que :

  • La dématérialisation est entrée en vigueur en entreprise dans les années 90
  • Elle deviendra obligatoire d’ici 2025
  • Qui dit facture fournisseur électronique, dit Gestion Electronique des Documents et Système d’Archivage Electronique
  • Si vous émettez des factures la signature électronique avec horodatage est recommandée
  • Opter pour la facture électronique, c’est gagner en productivité, optimiser la logistique, gagner en espace et accélérer la transmission des échanges comptabilité et fournisseurs
  • Mais la facture électronique implique un SAE pour éviter les suppressions, modifications et tentatives d’attaques malveillantes
  • Surtout c’est un budget conséquent qui doit être attribué au pôle dématérialisation