ERP Dématérialisation : avantages, réglementation et fonctionnalités
Passé 2024, tous les professionnels travaillant en B2B (Business to Business) et en B2G (Business to Government) auront l’obligation de dématérialiser leurs factures.
Pourquoi ? L’état lutte depuis de nombreuses années contre la fraude à la TVA. On se rappellera d’ailleurs des nouvelles réglementations autour des caisses enregistreuses dans les points de vente qui avaient vu le jour en 2018.
Mais à contrario de cet exemple, la dématérialisation n’est pas une contrainte pour les professionnels ; loin de là ! Elle peut avoir de multiples avantages si on respecte son cadre légal. Nous vous le présenterons dans cet article, accompagné de ses impacts sur vos logiciels ERP et quelques-uns de ses avantages. Bonne lecture !
La dématérialisation, 15 années d’application au sein des entreprises
En 2004, l’état français autorisait – suite à une directive européenne datant de 2001 – la dématérialisation de factures externes aux entreprises. En 15 ans, le domaine d’application s’est largement étendu et concerne même aujourd’hui la fiche de paie des salariés.
La dématérialisation des flux est cependant à séparer en deux catégories :
- La dématérialisation simple : une entreprise réalise une copie numérique d’un flux entrant et l’archive tout en conservant son orignal en version papier.
- La dématérialisation fiscale : le fichier est identifié par une signature numérique et est envoyé au format numérique. Cette pratique permet de s’affranchir du support papier. Le document a une valeur légale et est admis au Tribunal de Commerce en cas de litige.
Seule la dématérialisation fiscale induit une réelle évolution des logiciels ERP.
Pour que la dématérialisation fiscale soit légale, quelques règles sont à respecter :
- Certifier l’authenticité de l’origine du document via une signature électronique ou EDI (Echange de Données Informatiques). Ces deux techniques sont des clefs de cryptage propres à chaque organisation qui permettent de les identifier de façon sécurisée.
- Assurer l’intégrité du contenu des factures électroniques. L’export au format numérique doit se faire sans déperdition.
- Rendre pérenne le document en garantissant sa lisibilité à long terme
- Avoir l’accord du destinataire de dématérialiser les documents lui étant adressés
Quels sont les impacts au niveau de l’ERP ?
L’ERP, pour Enterprise Resource Planning, est un progiciel. C’est-à-dire que c’est un logiciel qui englobe plusieurs logiciels.
En l’occurrence, l’ERP – dont l’objectif est d’optimiser la gestion d’une entreprise – est constitué d’un logiciel de comptabilité, de gestion commerciale (devis, stock, catalogue, etc.), d’un logiciel de paie, d’une gestion de la production (au besoin), de la logistique (au besoin aussi), etc.
Il y a différentes façons de gérer la dématérialisation. Chez Divalto, nous avons choisi d’étoffer notre logiciel d’un “Datahub”. Cet espace réceptionne les factures dématérialisées et les rapproche des écritures comptables.
Notre logiciel ERP émet aussi des pièces commerciales dématérialisées avec des “metadonnées” qui permettent que les éléments soient mieux compris par les logiciels de réception : le numéro client, la somme, etc.
Pour ce qui est de la dématérialisation des pièces papier ou PDF sans métadonnées, nous nous sommes adossés à la solution Yooz. Pour la signature et l’archivage, nous proposons un partenariat avec DPII.
Les avantages de la dématérialisation
Bien encadrée légalement, la dématérialisation fiscale dispose de nombreux avantages tels que :
Des économies matérielles
L’objectif premier de la dématérialisation est la réduction de la production de documents papiers. Pour certaines entreprises, elle représente jusqu’à 3% de leur chiffre d’affaires.
Des économies de temps
La dématérialisation simplifie les échanges. Elle permet la diminution du temps de ressaisie comptable, des contrôles et des rapprochements automatiques avec les bons de commande ainsi qu’une baisse des délais de traitement.
Gestion de l’entreprise facilitée
Avec des applications de dématérialisation, les entreprises s’assurent d’une sécurisation et d’une traçabilité accrues de leurs flux. En effet, en plus des certifications d’authenticité, les documents ne peuvent plus être égarés et prennent beaucoup moins d’espace pour leur stockage.
En effet, d’après une étude réalisée par EY « Livre blanc sur la dématérialisation des factures fournisseurs » :
- « Le traitement d’une facture fournisseurs est un processus coûteux estimé à environ 15 euros.
- En automatisant la gestion des factures, les entreprises peuvent économiser 25% à 50% des coûts de traitement.
- En parallèle, le temps de traitement d’une facture (de la réception à la comptabilisation) est passé de 20 à 5 jours ».
En savoir plus
Pour conclure, la dématérialisation fiscale est donc une opportunité au long terme pour les entreprises d’améliorer leur gestion et de faciliter les échanges de documents entre leurs différents interlocuteurs (fournisseurs, clients, salariés…).
Le logiciel ERP Divalto a, d’ailleurs, déjà intégré de nombreuses fonctionnalités permettant de dématérialiser simplement et de façon sécurisée vos documents. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.
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