Introduction
La dématérialisation repose sur quatre étapes : la création, la gestion, la diffusion et la conservation. Elle doit aussi répondre et être conforme à différentes exigences ; et notamment quand il s’agit de documents commerciaux tels que des factures ou des bons de commande.
Divalto infinity embarque dans sa dernière génération de nouvelles fonctionnalités dédiées à la dématérialisation. Nous vous les présentons en détail.
Le Data Hub, un premier traitement de l’information
Le Data Hub, comme son nom l’indique, est un concentrateur de données. Il réceptionne les flux externes provenant de webservices ou d’un agent scrutateur. Il réceptionne notamment les factures fournisseurs.
Chaque entrée d’une facture fournisseur, appelée “data set”, se voit attribuer un identifiant unique. Cet identifiant est important pour construire une piste d’audit fiable.
Grâce à son automate de traitement, le Data hub est capable de reconnaître les typologies de données et de proposer le traitement adapté ; et cela même pour les situations de gestion comme les multi-sociétés, etc.
La fonction de supervision, quant à elle, permet de gérer les affectations et de contrôler la cohérence des flux avec les données de l’ERP.
Cette première intégration est une étape cruciale pour toutes les entreprises souhaitant mettre en place un processus de dématérialisation.
Cas concret n°1 : la réception d’une facture fournisseur
Une facture passe par différentes étapes avant d’être traitée et le nombre de ces traitements dépend de plusieurs critères.
LA RÉCEPTION, LA DÉMATÉRIALISATION ET L’EXTRACTION
Votre entreprise peut recevoir des factures sous différentes formes : papier, email avec un fichier PDF, email avec un fichier PDF et des métadonnées ou encore sous la forme d’un fichier compatible (fichier pivot au format XML) avec l’ERP Divalto infinity.
Si votre facture n’est pas numérisée ou que votre fournisseur n’est pas capable d’exporter les métadonnées, vous aurez la possibilité d’utiliser un logiciel de LAD / RAD pour dématérialiser cette pièce et extraire les données clefs.
Si votre facture est déjà dématérialisée, elle passera automatiquement à l’étape suivante.
L’ENRICHISSEMENT
Les factures que vous réceptionnez peuvent être liées à un achat ou non.
Pour les factures sans achat (charges, abonnements, etc.), il n’y a pas de rapprochement possible. La facture, une fois validée, génère une écriture comptable au sein de l’ERP. Un workflow de vérification et de validation paramétrable assure sa comptabilisation.
La facture liée à un achat est, quant à elle, soumise à un rapprochement automatique ou manuel par rapport aux commandes ou aux réceptions enregistrées. Ce point dépend de votre paramétrage et du fait que le fournisseur soit identifié, ou non, comme un tiers de confiance.
Si c’est effectivement le cas, votre système d’information génère automatiquement la facture et la transmet pour comptabilisation, paiement et archivage.
Dans le cas d’une phase obligatoire de validation, le détail du rapprochement fait par l’automate sera affiché. La personne en charge n’aura plus qu’à vérifier la cohérence du rapprochement et la valider pour générer la facture, sa comptabilisation et la libérer pour paiement.
La rapidité de ce traitement est essentielle pour les fournisseurs réalisant des escomptes. Plus le paiement est anticipé, plus l’entreprise réalisera des économies.
Le moteur de workflow permet de déclencher des tâches mais aussi de bloquer des paiements en cas de litige.
L’ENREGISTREMENT, LE PAIEMENT ET L’ARCHIVAGE
Une fois traitée, la pièce commerciale est enregistrée dans l’ERP et le paiement est planifié.
La dématérialisation comporte aussi des normes de stockage. Les documents doivent être conservés et être accessibles pendant plusieurs années. L’entreprise peut stocker ses pièces dans une gestion électronique documentaire (comme la plateforme collaborative intégrée à Divalto infinity) ou au sein d’un coffre-fort de données (SAE ou stockage à valeur probatoire).
Les objectifs de cette nouvelle chaîne de traitement sont très clairs :
- Réduire ses coûts, essentiellement par gains de productivité
- Améliorer son niveau de conversion des escomptes
- Améliorer la « qualité » comptable
- Être en conformité fiscale (piste d’audit fiable pour les documents dématérialisés)
- Avoir une visibilité des engagements, provisions, etc.
Cas concret n°2 : L’émission d’une pièce dématérialisée vers les clients
Pour l’émission des pièces, Divalto infinity génère des documents au format PDF et les flux des métadonnées afférentes.
Ces éléments sont ensuite transmis à une plateforme de traitement numérique pour sécurisation, horodatage et signature électronique. Cette dernière assure l’authenticité de l’ensemble de vos pièces. Les documents sont ensuite retournés à l’ERP et sont archivés sur votre plateforme de GED ou sur votre coffre-fort documentaire sécurisé. Le client est informé de la mise à disposition de sa facture sur un espace sécurisé.
Les prestataires compatibles avec les technologies Divalto seront bientôt affichés sur le Store.
La dématérialisation au sein de Divalto infinity 10
Deux briques fonctionnelles ont été étoffées pour ce procédé : les achats et la comptabilité.
Au sein des achats, une nouvelle fonction de rapprochement entre la facture d’achat et les réceptions (ou commandes) fournisseurs a été développée pour faciliter le contrôle facture et le rapprochement. Cette fonctionnalité permet d’effectuer une recherche combinatoire à partir du montant pour identifier les réceptions concernées. Elle permet également l’appel de process : mise en demande d’information complémentaire, mise en attente…
La comptabilité a été enrichie d’une nouvelle entité : l’écriture en attente. Elle permet de gérer des écritures en attente au sein d’une ergonomie repensée.
Ces deux nouveaux traitements sont d’ailleurs accessibles sans utiliser la totalité de la chaîne de dématérialisation des factures fournisseurs.
L’une des forces de Divalto infinity est de proposer une chaîne de traitement entièrement paramétrable. Que vous souhaitiez une validation manuelle, automatique ou les deux, Divalto infinity se plie à vos exigences.
Vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation ? Contactez nos équipes commerciales ou téléchargez notre nouvelle plaquette Divalto infinity.
* Extrait du Code Général des Impôts, article 289-V :
« La facture dématérialisée fiscale doit l’être depuis sa sources avant édition et offrir des garanties d’intégrité et d’identité (signature électronique X509-V3), d’opposabilité (horodatage RFC 3161), d’archivage (Z42-013) et utiliser des formats pérennes PDF ou XML ».
