La démarche zéro papier est aujourd’hui plus qu’ancrée dans les pratiques de travail. Ce processus de dématérialisation répond à des enjeux économiques et écologiques.
Elle consiste à diminuer la consommation de papier tout en fluidifiant et sécurisant la transmission de données.
Ce procédé présente également des avantages pour le travail des techniciens de maintenance. Ils peuvent gagner en productivité sur leurs missions quotidiennes comme le remplissage de documents administratifs et des rapports après interventions. La transmission d’informations avec le siège peut également prendre du temps ou être mal interprétée.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des demandes d’interventions ? Comment l’adapter à votre entreprise de services pour améliorer la productivité de vos techniciens ?
La dématérialisation est un processus visant à remplacer vos supports papiers par des formats digitaux. Elle se distingue cependant du « zéro papier ».
Bien que ces deux notions se rejoignent, elles n’ont pas la même signification. Le « zéro papier » est un concept par lequel les entreprises réduisent au maximum les impressions.
La dématérialisation concerne certaines structures ou certains types de documents.
Par exemple, les entreprises peuvent avoir l’obligation de fournir une facture électronique pour les fournitures de biens et services.
Cela va concerner les grands groupes, ETI, PME et TPE ; et notamment s’ils travaillent avec le service public. Depuis 2020, les factures sont uniquement traitées en mode dématérialisé. Les entreprises transitent via la plateforme Chorus Pro pour traiter avec le service public.
Privilégiez un fichier au format PDF plutôt qu’un Word ou un Excel. Leur caractère modifiable ne garantit pas une fiabilité optimale contrairement à un PDF.
La dématérialisation doit garantir que le fichier obéisse aux règles du CGI (Code Général des Impôts). Le document dématérialisé doit avoir la même valeur qu’un fichier papier.
La présence d’une signature est essentielle. C’est elle qui garantit l’authenticité du document. Un fichier dématérialisé doit lui aussi être signé à l’aide d’une signature électronique.
La dématérialisation représente un réel gain de temps. Pour les rapports d’intervention, elle va éviter les erreurs d’interprétation entre les services.
Le technicien va lui-même renseigner l’information et non plus passer par un service chargé de ressaisir les données. Il gagnera donc du temps.
Pour les techniciens, la dématérialisation intervient surtout au niveau des rapports d’intervention. Mais elle peut aussi concerner les devis si votre équipe technique en édite.
Elle leur offre plusieurs avantages tels que :
Il n’est pas forcément évident de digitaliser vos signatures tout en respectant la législation en vigueur. Chez divalto, notre logiciel de gestion d’interventions bénéficie du connecteur DocuSign.
Il appose une signature électronique sur les commandes et les rapports d’intervention.
Bref, avec un support numérique, les techniciens ont un meilleur confort de travail et assurent les interventions de façon optimale.
Toutes les demandes d’interventions sont centralisées sur une interface unique. Le traitement est plus rapide que par téléphone.
Une fois la demande soumise, le chef d’équipe les évalue pour déterminer leur priorité.
Les interventions sont ensuite affectées aux techniciens en fonction de leur priorité, situation géographique, habilitations ou équipement requis.
Dès que l’intervention est affectée, le technicien reçoit une notification sur son application de gestion d’interventions. L’information circule plus rapidement.
Le processus complet de dématérialisation facilite la planification des interventions. Le chef d’équipe a ensuite accès à une fonctionnalité de suivi pour s’assurer de l’état d’avancement des interventions.
Toutes ces informations lui sont remontées par le logiciel de gestion. Les techniciens de maintenance n’ont pas besoin de lui faire suivre les rapports papiers d’après interventions. Comme vu précédemment, ils se contentent de notifier ces renseignements dans leur application.
Oubliez les multiples classeurs remplis à ras bord de contrats, factures et autres pièces administratives. Vous retrouverez l’ensemble de ces documents dans votre logiciel de gestion d’interventions.
Chaque contact est associé à un statut (prospect, client, fournisseur ou partenaire). Derrière chaque contact, vous retrouverez une fiche d’identité associée. Elle contient toutes les informations classiques dont vous avez besoin :
Vous y retrouverez également les contrats, devis ou factures en tant que pièces jointes. Vous pouvez également ajouter des notes comme des renseignements sur la dernière intervention passée ou des demandes particulières du client.
Certains logiciels de gestion proposent même des fonctionnalités de planification préventive d’intervention. C’est notamment le cas de divalto weavy. Notre logiciel s’appuie sur les données renseignées dans les contrats pour planifier des interventions préventives.
En utilisant les paramètres avancés, les fréquences des interventions préventives peuvent être plus ou moins ajustées pour répondre à une date souhaitée (toutes les semaines, les mois, etc.).
Mettre en place un nouveau logiciel de gestion se heurte souvent aux barrières générationnelles. Les techniciens d’expérience auront certainement plus de mal à passer sur une nouvelle solution, surtout si elle propose un format mobile (tablette ou téléphone).
L’application peut être perçue comme un contrôle supplémentaire. Et surtout c’est une perte de repères pour ceux habitués au stylo et papier.
Pourtant c’est un argument de recrutement pour les nouvelles générations de techniciens. Ces aficionados de nouvelles technologies recherchent les meilleurs outils pour leurs interventions.
Retourner au papier serait vécu comme une régression pour ces techniciens 2.0. Vous n’avez pas besoin de leur vanter les avantages d’une solution mobile d’intervention. Ils les connaissent déjà.
Beaucoup de techniciens craignent en effet de ne pas savoir utiliser ces nouvelles technologies. Pourtant elles sont simples d’accès.
Par exemple, la formation sur l’application divalto weavy pour les techniciens est réalisée sur une demi-journée . Il se prend en main intuitivement. Vous retrouverez les mêmes mécanismes que pour vos applications mobiles habituelles.
Le logiciel de maintenance cadre votre organisation du siège en intervention. Les techniciens sont mieux encadrés et montent en compétence rapidement.
