CRM logiciel

Nettoyez votre base

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Le doublon est l’erreur la plus commune. Une entreprise qui change de raison sociale, un établissement créé alors que le siège est déjà enregistré dans la base, une société enregistrée une première fois sous un acronyme puis avec sa raison sociale complète… Et c’est la catastrophe !

L’important est dans un premier temps de définir des règles pour éviter de créer de nouveaux doublons : détection automatique sur le nom de l’entreprise à sa création, SIREN obligatoire, recherche sur le numéro de téléphone.

Il faut ensuite établir une routine pour supprimer les doublons. Profitez des périodes creuses comme l’été ou les vacances de fin d’année.

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Supprimez les inactifs

poste travail

Idem pour les contacts inactifs. Cette purge est à la fois importante pour le règlement général sur la protection des données (RGPD) mais surtout si vous faites de l’email marketing. Les contacts inactifs vous coûtent chers pour des emails qui ne seront jamais lus.

De plus, si vous envoyez un email sur une adresse piégée (spamtrap), vous risquez bien d’y laisser votre délivrabilité.

Nous rappelons aussi, pour les entreprises travaillant en B2B, vous ne pouvez conserver un contact qu’au maximum 3 ans à partir de la date de son entrée dans votre fichier ou de sa dernière interaction. Au-delà de cette période, vous êtes dans l’illégalité.

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Modélisez vos flux

La modélisation des flux identifie les transferts de données entre les différents outils qu’utilisent vos collaborateurs.

Voici quelques questions à se poser :

  • Quelles données proviennent du site internet ?
  • Quelles sont les datas partagées avec les outils marketing ?
  • Comment sont centralisées les données clients ?
  • Quelle est la fréquence de mise à jour ?
  • Quel outil est le maître de la donnée ?
  • Quelles données sont soumises à validation avant d’être modifiables ?
  • Comment gérer des droits des utilisateurs ?
  • Comment sont synchronisés les contacts inactifs ou les entreprises radiées ?

En analysant votre activité et les sources de données clients, vous anticiperez les éventuels problèmes. Vous identifierez aussi des champs à ajouter dans la fiche client ou contact.

Montrez patte blanche

Avec la médiatisation du RGPD, vos contacts sont beaucoup plus intransigeants sur l’utilisation de leurs données.

Tout d’abord, votre solution CRM doit intégrer des fonctions d’export de données clients, de suppression et d’anonymisation.

Ensuite, vous devez être vigilant quant à votre manière d’exploiter leurs données.

  • Enregistrez la méthode de collecte de chacune des données personnelles de vos prospects et de vos clients,
  • Mettez en avant les procédures RGPD et de désabonnement sur vos plateformes online et offline,
  • Stockez méticuleusement les données comportementales et les événements qui jalonnent votre relation client.