C’est quoi la dématérialisation ? Réglementée depuis 1990 en France, la dématérialisation se traduit par la numérisation complète des documents papiers : factures, bons de commandes ou devis.
Résultat, des économies de papiers, un gain de place et des échanges fluidifiés. Un concept simple… en théorie !
Beaucoup d’entreprises ont encore du mal à passer au zéro papier. La dématérialisation implique de repenser ses habitudes de travail.
Dates clés, signature électronique, avantages et contraintes… Tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation dans notre dossier complet.
Le projet de dématérialisation implique de dématérialiser plusieurs documents pour le service comptabilité ; dont les factures électroniques que vous recevez de vos fournisseurs.
La facture électronique doit s’accompagner d’une Gestion Electronique des Documents (GED). Pourquoi ? Pour assurer un système de sauvegarde des factures.
Le système de GED doit être combiné avec un Système d’Archivage Electronique (SAE). De cette manière, vous garantissez l’intégrité des documents sur le long terme.
La Piste d’Audit Fiable (PAF) reconstitue dans un ordre chronologique la totalité de la transaction commerciale. Elle est nécessaire pour les factures en format papier et PDF. Elle ne s’applique pas aux factures électroniques certifiées.
La signature électronique avec horodatage
Vous émettez des factures électroniques ? La signature électronique avec horodatage est alors fortement recommandée pour :
La signature électronique est un gage de réassurance. Vos destinataires ont accès aux éléments d’identifications. L’horodatage leur donne des informations sur la date, l’heure ou le lieu de signature. La signature électronique avec horodatage garantit l’intégrité du document.
La signature électronique n’est valide qu’avec un certificat électronique (via un prestataire agréé ou un logiciel spécialisé).
Les technologies complémentaires à la GED
Choisir la facture électronique pour :
Nous avons vu que :
