Comment les industries travaillant à l’affaire peuvent optimiser leur activité grâce aux ERP ?

Les PMI se sont organisées en adoptant des outils ERP, des outils de gestion de projet, des outils de travail collaboratif. Ces outils sont bien entendu à l’aise sur leur périmètre. Toutefois les ERP, souvent issus de modèles de données organisés autour de la production de produits standards en série, sont malaisés à aborder l’intégralité de la chaine de valeur d’une affaire. Et les outils de gestion de projet ne sont pas prévus pour impacter le supply chain management. En synthèse, un ERP de gestion à l’affaire pour PMI intègrera tous les processus de l’entreprise.

Les gisements de valeur pour les PMI qui travaillent à l’affaire sont multiples : négoce de pièces accessoires ou d’usure, contrat de maintenance préventive et curative, installation, formation et réparation sur site, facturation à l’usage…

Une solution ERP de gestion à l’affaire appropriée répond aux enjeux d’intégration de la chaine de valeur et de diversification de l’offre par les services. Elle est ainsi capable de proposer un bouquet de fonctionnalités interconnectées.

Il sera ainsi possible d’intégrer les phases de chiffrage et de définition budgétaire, les phases de prototypage, etc.

La gestion à l’affaire est notamment utilisée dans la fabrication de machines spéciales, de composants électroniques, ou plus largement toutes les industries fonctionnant en mode projet ou à l’affaire. Grâce à un ERP dédié à ce type d’organisation, les entreprises peuvent intégrer toutes les données qui jalonneront le cycle de vie du projet ou de l’affaire : les coûts des chargés d’affaires, le prototypage, les crédits impôt recherche, etc.

L’objectif n’est pas seulement de remonter de l’information pour analyser une affaire, mais surtout de la piloter intégralement dans un espace de collaboration unique favorisant la visibilité sur son avancement.

Les promesses de la transformation numérique touchent toute la chaine de valeur : big data pour comprendre et anticiper, jumeau numérique pour concevoir mieux et plus vite, objets connectés pour améliorer et être plus réactif…Les PMI sont face à de nombreuses opportunités.

Mais à l’heure où les questions énergétiques sont au cœur des préoccupations, la PMI doit plus que jamais se centrer sur son but ultime en minimisant les ressources nécessaires pour l’atteindre. Et trop souvent, les outils obtiennent des effets contraires aux objectifs poursuivis.

L’ERP orienté gestion à l’affaire doit perpétuellement rappeler le cap et dessiner la route pour y parvenir. Il doit permettre de suivre : l’avancement du portefeuille, la probabilité d’une opportunité de se transformer, les coûts et temps de prototypage, la gestion des modifications, les approvisionnements longs et gestion des réservations, la planification des ressources, facturations réalisées et à venir…

Parmi les principaux enjeux on retrouve :

• Le tableau de bord : suivi sur un seul écran des budgets prévus, engagés et réalisés mais également des principaux KPis sur les différents services ou activités.
• Le chiffrage du projet : modélisation du projet et structuration des données, modèles et facilités de saisie, connexion avec des outils de CAO, lien avec le bureau d’étude, connexion outils de configuration, configurateur, pointage des temps.
• Le pilotage de la supply chain et des achats : possibilité d’effectuer des Appels d’Offres par affaires ou par regroupement d’affaires (CBA).
• La gestion de la production : prototypage, structuration des données techniques, suivi des ordres de fabrication, gestion de la sous-traitance, traçabilité.
• La gestion de parc : suivi complet des machines/des matériaux
• Le suivi des installations et chantiers : planning, ordre de travaux, remontée des temps terrain, etc.
• Le suivi des interventions, de la maintenance et le SAV : planning, gestion des contrats, rapports d’interventions, etc.

La gestion à l’affaire n’implique pas les mêmes besoins que l’on soit une PMI ou une PME. Pour autant, toutes peuvent travailler à l’affaire ! En effet, le cabinet comptable ou le cabinet de conseil, le constructeur en travaux publics ou un service de R&D parlent aussi de gestion à l’affaire. Certains ne parleront jamais d’ordres de fabrication, d’autres auront besoin d’outil de saisie des temps très spéciaux et donc il sera nécessaire de bien qualifier les attendus.

Quelques facteurs décisifs concernent la PMI dans son choix de solution à l’affaire :

• Une vision à 360° : accès à l’ensemble des données de votre activité en temps réel : rentabilité, facturation, disponibilité des ressources, interventions, production, activité commerciale, etc.
• Une fonctionnalité Affaires : Permet un découpage des lots de travaux, des livrables, des jalons clés de l’affaire. En interaction avec les autres briques de l’ERP, elle permet de centraliser le pilotage des ressources.
• Un CRM : gère l’ensemble de la relation client et facilite la collaboration entre les équipes, simplifie les échanges entre le siège et les équipes terrain.
• Un GRM : Fonctionnalité destinée à la gestion des équipements, tant internes, qu’externes.
• Des fonctions de devisage multiples : du devis simple type négoce à l’offre complexe d’un projet en passant par des devis de travaux d’installation : multi-chapitres, etc…
• Etc.

La concurrence exacerbée, les enjeux énergétiques, la transformation digitale accélérée, la mondialisation des chaines de valeur sont les vagues qui sonnent l’avènement de la société liquide. Dans cet environnement, votre attention est sans cesse captée et votre partenaire ERP doit vous aider à aligner les enjeux de votre organisation. Par exemple : saisir les opportunités technologiques sans s’attarder sur les obstacles qui vous détournent de votre objectif et vous noient. Désormais, il s’agit de savoir où et comment prioriser et canaliser son énergie et son temps : pour Divalto, c’est là que l’ERP doit être au rendez-vous.