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L’humain, premier facteur de réussite d’un projet

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L’un des facteurs les plus importants pour la bonne marche de votre projet est vos collaborateurs. Qu’ils soient acteurs du projet ou futurs utilisateurs, gérer leurs disponibilités et les impliquer sont essentiels.

POUR LES ACTEURS DE VOTRE PROJET
Nous vous conseillons de détailler quelles seront les personnes qui interviendront ; et cela dès l’élaboration de votre cahier des charges. Citez aussi bien les chargés de projet, de validation mais aussi les futurs testeurs. Il est préférable de ne pas restreindre votre cercle aux directeurs et au service informatique. Un commercial sera plus à même de pointer un manque dans les fichiers clients.

POUR LES FUTURS UTILISATEURS
Obtenir l’adhésion de l’ensemble de vos opérateurs est une priorité pour votre entreprise. Pour éviter que l’un des opérateurs de vos services se détournent de la gestion commerciale et crée des fichiers annexes, il faut anticiper ce changement d’outil de travail. Notre conseil est de les informer en amont et régulièrement de l’avancement du déploiement. Il peut aussi être utile de leur présenter quels sont les avantages – pour l’entreprise ainsi que pour eux – d’une telle solution. Les formations au nouveau logiciel de gestion ne sont pas à négliger.

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Soyez clair dans vos attentes

Votre société doit énoncer ses besoins et ses objectifs de la façon la plus claire possible. La rédaction d’un cahier des charges est d’ailleurs vivement conseillé ! Si vous n’avez pas les compétences en interne, de nombreux cabinets de conseil en gestion sont à votre disposition pour vous accompagner dans le choix de votre outil.

LA PRÉSENTATION DE VOTRE ENTREPRISE
Présentez en détail votre société sans omettre :

  • l’historique de votre organisation et ses spécificités,
  • les logiciels de gestion en place,
  • votre activité,
  • votre modèle de distribution et ses types de client,
  • vos produits et / ou vos services ainsi que leurs caractéristiques,
  • les spécificités de vos pièces commerciales (devis, etc.),
  • les informations dont vous souhaitez disposer pour vos clients,
  • votre parc informatique et sa composition,
  • etc.

L’ORGANISATION DE VOTRE SOCIÉTÉ ET SON ACTIVITÉ
Dédiez aussi un peu de votre temps à l’explication de l’organisation de votre entreprise :

  • Quels sont les différents services et quelles sont leurs tâches ?
  • Quelles ressources traitent les opérations de devis / facturation / stock et valident les pièces commerciales ?
  • Comment sont transmises les données et les tâches aux collaborateurs ?
  • etc.

LES VOLUMES
La volumétrie est une information importante pour déterminer quelle solution est la plus adaptée à vos besoins. Précisez :

  • le volume de clients
  • le volume de factures et des devis
  • le volumes d’articles
  • le volume de fournisseurs
  • le volume de bons de commande
  • etc.

Les fonctionnalités

Essayez de lister les fonctionnalités dont vous souhaitez bénéficier. Soyez pragmatiques et n’hésitez pas à découper votre projet en plusieurs étapes avec différentes deadlines.

Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités existantes :

  • gestion des achats et des ventes (devis, facturation clients, commandes fournisseurs, etc.)
  • gestion de la fiche client
  • gestion des fiches fournisseurs
  • gestion des produits
  • gestion des stocks
  • analytique et business intelligence
  • workflow et gestion des processus internes
  • etc.

Il peut être intéressant de donner votre vision à long terme pour vos outils de gestion :

  • ajout de fonctionnalités complémentaires,
  • intégration d’autres briques d’un ERP,
  • nouvelles connexions à des outils tiers,
  • nouveau support (mobile, tablette, objets connectés, etc.),
  • etc.

LES INTERACTIONS
Comme évoqué précédemment, donnez à votre interlocuteur ERP la liste des outils qui devront être interfacés à votre logiciel :

  • votre outil de routage email
  • votre client de messagerie
  • votre suite bureautique
  • votre site e-commerce
  • votre configurateur de produit (devis, etc.)
  • vos catalogues produit
  • votre PIM
  • votre configurateur de produit
  • etc.

En conclusion
Nous espérons que cet article vous sera utile pour bien choisir et installer votre logiciel de gestion commerciale. Nous vous conseillons de lire nos articles associés pour en savoir plus sur cette brique fonctionnelle.