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Qu’est-ce-qu’un logiciel ERP ?

ERP Divalto infinity macbook pro

Petit rappel pour ceux qui n’ont pas lu notre article précédent. Le logiciel de gestion est un outil informatique dont la vocation est de gérer l’ensemble des informations et des opérations de gestion de l’entreprise.

Son spectre fonctionnel est très large et, selon les éditeurs, vous y retrouverez des modules de comptabilité, de gestion commerciale, de Paie et de ressources humaines, une GPAO, pour la production à l’affaire, un CRM, etc.

L’ERP a de nombreux avantages :

  • Un seul logiciel pour gérer toute une entreprise
  • Une seule base de données pour ne pas avoir de ressaisie
  • Une information accessible de n’importe quelle brique de l’ERP
  • Une donnée analysée et présentée sous forme de statistiques
  • Des automatismes pour gagner du temps au quotidien
  • Et bien d’autres…
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Pourquoi utiliser un ERP ?

Avant de s’équiper d’un PGI, les sociétés possèdent le plus souvent un logiciel de comptabilité et un logiciel de gestion commerciale (suivi des clients, des produits ou des services, etc.).

Elles gèrent le reste de leurs activités via des fichiers excel. Seul souci, les fichiers ne sont pas partagés à tous et la moindre erreur prend des proportions inimaginables. La plupart des actions nécessitent des imports ou des exports et en cas de panne d’un des postes, les fichiers sont mis en danger.

Le logiciel permet de regrouper tous les outils en un logiciel. Mais aussi de bénéficier d’outils adaptés à vos besoins.

Inutile, par exemple, de créer un excel pour gérer vos références, il vous offre la possibilité d’inventorier l’ensemble de vos produits, sous-références, déclinaisons (coloris, taille, etc.), etc. Idem pour les clients.

A qui s’adresse le logiciel ERP ?

Les logiciels ERP s’adressent à toutes les entreprises qu’importe leurs effectifs, organisation ou secteurs d’activités. Il n’y a pas de limite pour ces logiciels mais les éditeurs proposent des offres segmentées en fonction de l’effectif, métier, méthode d’hébergement ou encore nombre de logiciels nécessaires.

Les professionnels de l’édition vous demanderont comment fonctionne votre société et, pour les organisations ayant un ERP, de fournir un cahier des charges. Choisir une solution adaptée est essentiel pour un retour sur investissement rapide !

Qui utilise une solution ERP ?

La réponse à cette question est simple : tous les services et ressources de l’entreprise qui en ont besoin !

Il sera utile aussi bien au service comptabilité, aux commerciaux qu’à vos opérateurs si vous êtes un professionnel de l’industrie.

Même vos collaborateurs n’ayant pas un profil d’opérateurs auront des fonctionnalités dédiées comme les fonctions analytiques ou de business intelligence pour la direction.

Comment s’assurer que son investissement sera rentable ?

La rentabilité de votre projet de logiciel de gestion dépend de plusieurs critères. Le premier est la bonne adéquation de votre outil à vos besoins. Point que nous avons déjà détaillé dans l’article précédent. Le deuxième sera indubitablement l’adhésion de vos collaborateurs à ce déploiement.

Imaginons : après des mois de réflexion et de développement, l’entreprise ABC se dote d’un progiciel répondant à l’ensemble de ses critères. Seul souci, cette installation n’a pas été annoncée à ses collaborateurs faute de temps. Vos ressources vivent ce nouvel outil comme un changement trop brutal dans leur manière de travailler et continuent à gérer leurs activités dans des fichiers annexes. Cette situation, qui est malheureusement pas anecdotique, serait très problématique pour la société ABC. Elle perdrait le principal atout d’un ERP : la centralisation des données.

Il est donc essentiel de bien préparer ce changement en interne ; nous n’insisterons jamais assez sur ce point.

Vos opérateurs doivent comprendre les bénéfices de ce nouvel outil. Aussi bien pour la société que dans leur quotidien.
Il est une réelle opportunité pour ses utilisateurs. Moins de tâches répétitives et chronophages, c’est la possibilité de se voir confier de nouvelles responsabilités.

Quand doit-on changer ou mettre à jour son progiciel ERP

Les solutions ERP adaptées possèdent un cycle de vie moyen compris entre 5 et 15 ans. Bien sûr, cette durée de vie dépendra de votre entreprise et de ses besoins.

On retrouve globalement quatre raisons qui poussent les utilisateurs à migrer d’ERP :

  • la société a été réorganisée (croissance, fusion, etc.)
  • acquérir de nouvelles technologies (crm mobile, portail, etc.)
  • intégrer de nouvelles solutions ou amorcer sa transformation digitale (e-commerce, dématérialisation, etc.)
  • pour avoir un outil plus pérenne (technologie maintenue, éditeur plus fiable, etc.)

Nous vous conseillons vivement d’anticiper votre changement de solution ERP.

Certaines entreprises retardent cette échéance de peur de perdre leurs données ou encore de l’investissement. Cependant, un ERP inadapté peut être un vrai frein à la croissance d’une firme et attendre le dernier moment n’est pas une stratégie très sûre.

Pour la mise à jour, nous avons le même conseil. Déterminez avec votre partenaire intégrateur ou votre éditeur quelle est la mise à jour la plus importante. Les réaliser régulièrement est l’assurance de conserver un système performant.

 

En conclusion

Nous avons défini ensemble ce qu’était un ERP, quelles étaient ses forces mais aussi comment s’assurer de sa rentabilité. Nous espérons que nos conseils vous aideront à y voir plus clair dans votre projet.

Sachez que nos collaborateurs restent à votre entière disposition pour répondre à vos questions et vous présenter la gamme de produits Divalto.