Gestion commerciale devis - Divalto infinity

Quel est votre besoin ?

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Cette question est le premier point à éclaircir. Qu’attendez-vous de cet outil en termes de fonctionnalités mais aussi d’objectifs ?

LES FONCTIONS
Pour les fonctionnalités, nous vous conseillons de réaliser une liste des outils dont vous avez besoin au quotidien et ceux dont vous pourriez avoir besoin ou qui vous permettront de gagner en performance. Donnez-leur un ordre de priorité : des indispensables aux facultatifs.

Comme le dit l’adage “Le diable se cache dans les détails”, n’hésitez pas à préciser ce que vous attendez des fonctionnalités. Comment se présentent vos pièces commerciales ? Ont-elles des particularités ? Même question quant à la gestion de votre stock, de votre inventaire, de vos fiches clients et de vos fiches fournisseurs.

N’oubliez pas d’intégrer dans les fonctions les connexions à d’autres outils tels qu’un logiciel de comptabilité, un site e-commerce, un PIM, un progiciel technique (CAO, configurateur, etc.) etc. Si vous souhaitez vous équiper d’un logiciel de gestion commerciale et de comptabilité, nous vous conseillons de vous renseigner sur les logiciels modulables tels que l’ERP.

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Quelle est votre activité ?

Chaque activité possède ses propres spécificités. Une entreprise qui produit des biens alimentaires aura besoin de gérer la traçabilité de ses matières premières, les dates de péremption, etc. Au contraire, une société dans le tertiaire aura la nécessité de suivre ses projets, leur rentabilité, le planning de ses ressources, etc.

En tant que futur client, vous devrez aussi détailler votre organisation interne, les caractéristiques de votre production ou de vos services, les rôles des utilisateurs, etc. La gestion des règlements est une partie non négligeable. Expliquez comment les encaissements et les décaissements sont traités et quels sont les besoins de votre service comptabilité.

Les objectifs

Pour vos objectifs, détaillez les points que vous souhaitez améliorer. Nous vous conseillons d’évaluer les heures que vos ressources allouent à ces tâches.

Cela vous permettra de mieux jauger le ROI de l’outil choisi. Vous pouvez aussi donner des objectifs chiffrés ; tels que le temps pour gérer une commande, un nombre d’incidents de gestion de stock, un taux de service client, etc.

Quel est votre effectif et comment est organisée votre entreprise ?
L’effectif est souvent utilisé comme segment dans les offres de logiciels. Précisez-le ainsi que le nombre d’utilisateurs du futur outil. Incluez aussi le chiffre d’affaires de votre entreprise. Un organigramme de vos différents pôles et les interactions entre ces derniers sont aussi des informations pertinentes.

 

Quel est le volume de données à traiter ?
Tentez de renseigner les informations suivantes pour bien choisir votre progiciel de gestion :

  • Combien de factures gérez-vous au mois ou à l’année ?
  • Réalisez-vous des devis ? Si oui, combien de devis traitez-vous ?
  • Réalisez-vous des achats ? Si oui, combien de bons de commande sont à gérer ?
  • Combien d’articles sont à référencer ?

 

Quelle est votre infrastructure informatique ?

S’équiper d’une nouvelle solution de gestion commerciale peut être l’occasion de faire un point sur votre parc informatique :

  • Vos postes sont-ils suffisamment à jour pour profiter pleinement de votre nouvel outil ?
  • Possédez-vous vos serveurs en interne pour stocker vos données ? Ou avez-vous besoin d’un progiciel accessible à distance ?
  • Avez-vous une équipe en interne ou un prestataire qui gère la maintenance de votre parc ?

 

En conclusion de ce dossier

Nous espérons que nos conseils vous aideront dans vos recherches. Pour résumer les points précédents, réalisez un document détaillé des besoins de votre entreprise pour bien choisir votre logiciel. Vous pouvez aussi vous orienter vers la rédaction d’un cahier des charges ; soit avec l’aide d’un prestataire (cabinet de conseil, intégrateur) soit en téléchargeant un modèle sur internet. Ce document sera une première piste de travail et sera utile tout au long de votre projet.