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Présentation : la gestion commerciale

ERP Divalto infinity - Illustration accueil ERP

Le logiciel de gestion commerciale est un outil informatique qui permet aux entreprises de réaliser la gestion de leurs ventes et achats. Le tout dans une base unique ; les informations ne sont saisies qu’une seule fois et sont accessibles depuis l’ensemble de l’outil.

Il peut s’acheter (ou se louer en cloud computing) seul ou au sein d’un ERP avec d’autres modules tels que la comptabilité, la gestion de la production, etc. Le spectre fonctionnel de ces solutions dépend surtout des entreprises auxquelles ils s’adressent. Certaines ne sont faites que pour les TPE, d’autres peuvent être réservées à un métier précis, etc.

Cependant, il y a quelques fonctionnalités basiques telles que :

  • La création de pièce commerciale : factures, devis, bons de commande, etc.
  • L’inventaire des produits ou des services : inventaire, suivi des tarifs, etc.
  • La création des fiches clients et des fournisseurs : renseignements des tiers, des modalités de paiement, de l’historique, etc.
  • Le gestion des stocks : suivi des stocks, etc.
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Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion ?

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SANS CE LOGICIEL
Les petites et les moyennes sociétés se gèrent de façon artisanale. La plus mauvaise des solutions est de gérer son entreprise à l’aide de classeurs Microsoft Excel. Ces derniers deviennent vite complexes et la direction prend ainsi de nombreux risques. Ses collaborateurs peuvent perdre des fichiers, avoir des doublons, renseigner de mauvaises données, etc. De cette façon, il est bien difficile de conserver des informations à jour et d’éviter les erreurs.

AVEC UNE GESTION INFORMATISÉE
Vos salariés accèdent à un outil informatique ergonomique. Ils remplissent facilement les devis et les factures clients avec des simplicités de saisies (masques, écriture intuitive, etc.). Ils accèdent depuis leur outil aux informations produits (stock, nomenclature, prix), aux données du clients et enfin peuvent valider leurs documents conformes à votre charte graphique. Leurs données sont ensuite partagées à tous les utilisateurs et le service comptable. Les mises à jour sont instantanées.

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Quelles sont les offres disponibles sur le marché ?

Comme nous l’avons présenté précédemment, il y a de nombreuses offres sur le marché de la gestion. Ce marché est partagé entre de petits éditeurs qui proposent des solutions très spécifiques et des grands éditeurs avec un catalogue plus vaste. Certaines sont paramétrables et d’autres totalement personnalisables.

Schématiquement, voici les différentes caractéristiques de ces produits pour un client :

Petite entreprise

  • Solution installable avec un CD-ROM ou utilisable en ligne
  • Paramétrable par l’utilisateur
  • Fonctionnalités adaptées aux besoins d’une TPE
  • Nombre d’utilisateurs limités
  • Connectable à d’autres outils dans les limites définies par l’éditeur

Grande entreprise

  • Installée par un professionnel (intégrateur)
  • Totalement adaptée à l’entreprise par votre intégrateur
  • Fonctionnalités riches et personnalisées au métier et à votre organisation
  • Nombre d’utilisateurs illimités
  • Progiciel connectable à la plupart des outils

Comment bien choisir son logiciel ?

Pour bien sélectionner votre gestion, il faut vous poser quelques questions :

  • Quels sont mes besoins de gestion ?
  • Quelles sont les tâches sur lesquelles mon entreprise pourrait être plus productive ?
  • Quelles sont les tâches qui mettent en danger ma gestion ?
  • Ai-je besoin d’avoir une visibilité sur des KPI ? Si oui, lesquels ?
  • Quelles sont les spécificités de mon activité et de l’organisation de mes services ?
  • Qui devra avoir accès à cet outil et avec quel statut ?

Renseignez les points suivants pour orienter les professionnels qui devront vous conseiller :

  • Quel est mon effectif ?
  • Quelle est mon activité ?
  • Quel est mon volume de factures, devis, fiches clients, fiches fournisseurs ?
  • Comment sont actuellement gérés mes flux de gestion ?
  • Ces éléments devraient grandement faciliter le début de votre projet.

En conclusion
Nous avons dans cet article définit la gestion commerciale, ses avantages et ses fonctionnalités. Nous vous avons aussi présenté quelques points clefs pour bien sélectionner votre futur logiciel. Si vous souhaitez vous équiper d’une comptabilité en plus de cette solution, nous vous invitons à vous tourner vers un ERP. Vous bénéficierez en tant que client d’une base unique et vos deux logiciels seront nativement connectés.