Logiciel de gestion comptable et commerciale

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion comptable ?

Un logiciel de gestion comptable est un outil qui vous aide à gérer votre comptabilité. Il facilite le traitement des opérations financières tout en garantissant une visibilité totale sur vos comptes.

Il vous permet notamment de :

• Faciliter vos saisies d’écritures comptables,
• Maîtriser vos règlements,
• Réduire les encours et les risques financiers,
• Avoir une visibilité globale sur votre trésorerie,
• Conserver vos enregistrements comptables.

Données uniques = plus de productivité

Comme nous l’exposons tout au long de ce dossier, le premier avantage du logiciel intégré est un gain de temps considérable sur les tâches à faible valeur ajoutée. L’information dans un PGI n’est saisie qu’une seule fois et est ensuite mise à disposition de toutes les fonctions de gestion. Vos collaborateurs n’ont plus besoin de ressaisir, de copier-coller ni même d’importer des données. Vous avez aussi la garantie d’avoir une information à jour.

Elle est centralisée et toutes les modifications sont immédiatement impactées dans tout le logiciel. Il est bien fini le temps des multiples classeurs excel qui n’étaient mis à jour et accessibles que par leurs propriétaires. Vos ressources peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus valorisantes que de la ressaisie : trouver de nouvelles opportunités commerciales, améliorer la qualité de votre service clientèle, améliorer vos processus interne, etc.

Vos collaborateurs sont plus productifs et votre entreprise gagne en compétitivité.

La facturation et les règlements

L’une des fonctionnalités de base du logiciel de comptabilité est la gestion des règlements.

C’est-à-dire de gérer les encaissements et les décaissements de votre société. Grâce à la liaison, vos ressources comptables retrouvent dans leur outil de travail les factures. Elles peuvent facilement suivre les paiements et avoir accès aux fiches clients.

Les encours et les relances

Les commerciaux ou les technico-commerciaux ont accès depuis la gestion commerciale aux encours.

En plus d’être utile à la comptabilité, cela évite de proposer de nouveaux produits ou services à un client mauvais payeur ou en mauvaise santé financière. Le service comptable gère facilement les relances grâce à la remontée des factures.

Les fiches et les commandes fournisseurs

La comptabilité de votre entreprise a aussi accès aux informations relatives aux fournisseurs.
Ce service retrouve dans le logiciel les différentes commandes validées à régler mais aussi les modalités de paiement de chacun des fournisseurs (devise, moyen de paiement, tva, etc.).

La gestion des stocks (immobilisations)

La gestion commerciale transmet les informations relatives aux produits et aux matières stockées pour leur comptabilisation.

Cela facilite son enregistrement et le calcul de sa dépréciation en clôture d’exercice comptable.

Les statistiques

Il vous est possible de définir des axes analytiques. Ces informations complémentaires apportées à la pièce commerciale peuvent être un secteur géographique, une typologie de produit, une agence, etc. Ces axes sont ensuite accessibles dans la comptabilité. Ils permettent à votre équipe comptable de réaliser des analyses comptables en filtrant sur les critères que vous avez défini.

La traçabilité des écritures comptables

Lors d’un contrôle fiscal, vos équipes doivent être dans la capacité de présenter les documents d’origine associés aux écritures comptables. Avec une liaison entre la gestion commerciale et la comptabilité, tous vos documents sont accessibles facilement.

Quelles liaisons entre le logiciel de comptabilité et la gestion commerciale ?

Même si nous vous conseillons de conserver un ERP cohérent avec des briques du même éditeur, il est tout à fait possible de lier deux outils d’éditeurs différents. Certains logiciels, comme les produits Divalto, acceptent des imports dans différents formats (csv, xml, etc.). Vous pouvez aussi réaliser des exports de nos solutions pour les intégrer dans des outils tiers. Avec des développements spécifiques, ces échanges peuvent être automatisés en utilisant des API, des webservices, etc.

En conclusion

La liaison entre la gestion commerciale et votre logiciel comptable est stratégique pour une entreprise ; qu’elle soit une PME ou une ETI et qu’importe son activité. Elle vous offre la possibilité d’alléger le quotidien de vos équipes commerciales et comptables, d’accélérer la facturation de vos clients, de préserver votre trésorerie, etc. Autant d’avantages dont il serait dommage de se passer.