CRM et Outlook : limitez le raz-de-marée d’emails !

L’email est le moyen de communication le plus utilisé en entreprise. Mais, avec 200 à 1 200 emails reçus par semaine pour un cadre, nos courriels sont en train de couler la performance des professionnels français. Alors, que faire ?

Des applications, comme le CRM (pour Customer Relationship Management), réduisent le nombre d’emails transmis sans impacter la productivité tout simplement en se connectant aux applications de travail. Bien au contraire.

Nous vous présentons dans cet article les fonctionnalités de notre logiciel CRM Divalto weavy.

01 flux d'information

Connectez votre CRM à Outlook pour ouvrir les vannes de l’information

L’objectif premier d’un CRM est de centraliser toutes les données concernant vos contacts professionnels ; qu’il s’agisse de clients, de prospects, de partenaires, de prescripteurs ou encore de fournisseurs. Qu’importe le canal, les informations sont soigneusement consignées dans chaque fiche.

Ainsi, au lieu d’écrire un email pour partager une remontée client ou pour chercher une information, tout est accessible depuis le CRM.

Notre logiciel pousse cette logique plus loin.

Nous éditons une version applicative pour les collaborateurs qui sont sur le terrain. Les techniciens et les commerciaux sont autonomes. Ils retrouvent tout ce dont ils ont besoin directement sur leur smartphone ou leur tablette. Ces apps fonctionnent même en mode « hors connexion » : même s’ils n’ont pas de réseau leur outil de travail est disponible !

02 avantages

CRM et Outlook, encore d’avantages pour votre entreprise

Mettre en place des workflows

Notre logiciel de gestion de la relation client embarque des outils de workflow. Un workflow, qu’on traduirait par « processus de travail », est une série d’instructions qui se déclenchent dans un contexte précis. Par exemple, si j’attribue une intervention urgente à un technicien, il est notifié et il peut accepter ou refuser l’intervention. Je reçois un feedback automatique et je sais si je dois réattribuer ou non cette visite.

Ces processus, s’ils sont bien modélisés, évitent de devoir prévenir des collaborateurs par email. Sachant que six personnes sur dix affirment que l’absence fréquente de réponses à leur mail retarde la prise de décision, ce n’est pas négligeable !

Utiliser d’autres outils

Au-delà des workflows, la plupart des CRM proposent de la gestion de tâches. C’est d’ailleurs le cas de notre CRM ou du logiciel pour TPE Microsoft Outlook Customer Manager.

Vous pouvez vous attribuer une tâche ou à un membre de votre équipe. Cette tâche contient les informations nécessaires pour réaliser la tâche ainsi que des indications sur les délais impartis. La tâche reste ouverte jusqu’à ce qu’elle soit traitée. Contrairement à un email auquel vous auriez attribué un drapeau, vous ne pouvez pas oublier une tâche !

03 connecter

Connecter CRM et client email

Aussi étrange que cela puisse paraître, la mise en place d’une connexion entre le CRM et votre messagerie peut réduire le nombre d’emails. Notre CRM, par exemple, est connecté à plusieurs outils dont Microsoft Office Outlook. C’est l’un des trois logiciels de messages les plus utilisés en France et en Europe. Sa présence dans la suite Office n’est d’ailleurs pas étrangère à son succès.

Cette connexion :
• Synchronise votre agenda Microsoft Outlook avec l’agenda de notre CRM
• Remonte manuellement les emails de vos clients dans leurs fiches
• Envoie certains documents en passant par votre message email

Quels bénéfices ?

Vous ne voyez pas les bénéfices ? Imaginez, un client vous fait une réclamation par email. Vous chargez son email dans le CRM pour conserver un historique. Vous n’avez plus qu’à créer une tâche au collaborateur concerné pour que la demande soit prise en charge. Vous avez ainsi évité au moins deux emails !

Notre article vous a convaincu ? N’hésitez pas à nous contacter. Nos conseillers se feront un plaisir de vous présenter nos logiciels de CRM.

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