Pour être plus serein dans votre quotidien et réussir à tenir vos objectifs, vous êtes beaucoup à dire STOP à la simple liste en vrac des « choses à faire dans ma journée ».
Il est primordial de bien s’organiser, notamment en télétravail : traitement des priorités, lien avec la hiérarchie, …
Une méthode efficace et approuvée par un grand nombre de salariés est la fameuse « To Do List » ou le maître des bullet points.
Elle réside encore comme un des petits plaisirs d’écrire à la main pour plusieurs d’entre-nous, si elle ne figure pas déjà dans un logiciel prévu à cet effet. Et l’on ne parle pas des post-it que l’on n’y rajoute…
1ère Étape : Se fixer des objectifs
Pour commencer, on évalue l’ensemble de nos objectifs pour une période donnée avec les tâches qui y correspondent. Attention il ne s’agit pas de surcharger son planning pour palier à son anxiété. Le but n’est pas d’être débordé à chaque journée de travail que vous entamez, mais de prendre le temps de vous poser et de réfléchir à de nouvelles idées.
2ème étape : Important ou urgent ?
« J’ai listé l’ensemble de mes tâches et ensuite ? » – On évalue un ordre de priorité, en prenant en compte les deadlines et les contraintes de réalisation, notamment le temps que l’on doit y consacrer.
Il est conseillé de différencier ce qui est important de ce qui est urgent ! Certaines actions sont importantes mais prennent parfois plusieurs mois à voir le jour. À contrario il y a des tâches de tous les jours qui doivent toujours être en haut de votre liste, notamment le fameux « Traiter mes e-mails ». Et oui les e-mails font aussi partie de ce qui va vous aider à organiser votre journée et notamment vous permettre de connaître les urgences à traiter.
Il ne faut pas oublier que certaines tâches peuvent être bloquantes pour d’autres services si vous ne les réalisez vous-même pas à temps.
3ème Étape : Des délais raisonnables
Si nous n’avons pas d’échéance initiale pour chacune des tâches, on se fixe soi-même un délai de réalisation. Encore une fois il ne s’agit pas de chronométrer ses tâches mais d’estimer combien de temps cela peut nous prendre. Les délais peuvent être revus au fur et à mesure, notamment s’il y a des contraintes de validation de la part de plusieurs tiers.
Un conseil : soyez réaliste. 😀
4ème étape : Décomposer ses tâches
Une tâche peut se décomposer en 10 sous-tâches différentes. Cela peut être plus satisfaisant et moins intimidant de répartir, quand cela est possible. Lorsque vous êtes en charge d’un projet qui dure un an, pour mieux planifier les différents livrables attendus, vous répartissez dans le temps. Cela permet aussi de réadapter s’il y a des imprévus ou des changements de planning, de budget etc.
La « To Do List » c’est aussi l’outil idéal lorsque vous échangez avec votre manager et vos collègues sur l’avancée de vos projets.
Chez Divalto nous travaillons tous avec l’outil Microsoft Teams, qui nous permet de créer des Planners et des tâches pour suivre l’avancée des projets. Cela permet aux collaborateurs d’être plus efficaces au quotidien.
Mais comme toujours il n’y a pas de science exacte, certains d’entre vous ont un « cerveau To Do List », donc pas besoin de noter grand-chose sur le papier ou sur l’ordinateur, tout est dans la tête ?
Nous n’en avons pas encore rencontré beaucoup, hormis peut-être les personnes qui participent à « Questions pour un champion ».
