Le TCO (Total cost of ownership) : comment le calculer et pourquoi ?

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Introduction

Le TCO (Total Cost of Ownership ou Coût Total de Possession dans la langue de Molière) définit le coût global d’une solution logicielle. Ce calcul, formulé dans les années 80 par le Cabinet Gartner, intègre les éléments suivants : “Pour l’IT, le TCO inclut l’acquisition, la gestion et la maintenance de l’infrastructure et du logiciel, les échanges, les dépenses pour les utilisateurs et les coûts liés aux formations, aux pannes et autres sources de perte de productivité*”.

L’intérêt de cette formule est d’avoir une visibilité claire sur le coût de votre logiciel et son ROI afin de réaliser des arbitrages.

21 critères pour calculer le TCO de votre ERP

Le TCO prend en compte les coûts directs de votre installation (licences, abonnements, prestations, accompagnements, etc.) mais aussi les coûts indirects appelés “coûts cachés” (maintenance, coûts récurrents, etc.).

Pour ne rien oublier, voici 21 critères à intégrer :

  • Les coûts matériels et logiciels du système d’informations
  • Les coûts matériels et logiciels de l’infrastructure
  • Les coûts matériels et logiciels des postes de travail
  • Les coûts d’installation et d’intégration
  • Les coûts de migration des données
  • Les coûts de management du risque
  • Les coûts de renforcement de l’infrastructure
  • La consommation électrique
  • Les coûts de la mise en conformité à certaines normes Qualité
  • Les coûts en cas de panne
  • Les coûts en cas de productivité réduite
  • Les risques de sécurité
  • Les coûts de sauvegarde et de rétablissement du système
  • Les coûts formations des utilisateurs
  • Les coûts des audits des processus
  • Les coûts de la réorganisation des processus
  • Les coûts d’assurance
  • Les coûts de personnel
  • Les coûts de gestion de projet
  • Les coûts de mise à jour et d’évolution
  • Les coûts d’arrêt du système précédent (logiciel, infrastructure, etc.)

Pourquoi calculer son TCO ?

Les raisons d’avoir recours au TCO peuvent être multiples ; en voici quelques exemples.

 

Définir votre ROI

Le ROI, pour retour sur un investissement, est ce qu’on appelle un Key Point Indicator ; c’est-à-dire qu’il est l’un des indicateurs qui détermine la réussite de votre projet informatique. S’il est négatif, c’est que vous n’avez probablement pas atteint les objectifs que vous vous étiez fixés, que le projet a été mal géré ou encore que le dispositif est disproportionné.

Fixer votre TCO est la première étape du calcul du retour sur investissement. Vous devez prendre en compte l’ensemble des frais pour que cette métrique soit précise.

 

Changer un ERP

Déployer un ERP représente un budget conséquent. De l’analyse des besoins aux formations des utilisateurs, installer un logiciel de gestion demande du temps et, par conséquent, des ressources financières. Il peut être tentant de conserver un ERP obsolète ou inadapté à vos besoins en pensant faire des économies.

En calculant le TCO de votre ERP actuel, vous vous rendrez certainement compte que garder un ERP vieillissant vous coûte plus cher que d’investir dans une nouvelle solution.

 

Trancher entre on-premise, cloud et SaaS

Si vous hésitez entre on-premise*, hébergement cloud ou SaaS, le TCO pourrait bien faire pencher la balance.

En effet, il est courant que nos interlocuteurs aient des à priori quant à l’hébergement à distance de leur solution et tout particulièrement quand il s’agit de SaaS. Mais en calculant le TCO, nos abonnements sont souvent moins onéreux que peut l’être une installation classique. Les coûts cachés sont régulièrement omis lors du calcul (coût du personnel, de la maintenance des serveurs, etc.) alors que le SaaS propose des abonnements transparents ; sans coût d’infrastructure supplémentaire.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur le coût d’un ERP et comment définir un TCO ? Nos équipes mettent à votre disposition un livre blanc dédié à cette thématique en libre téléchargement.

 

* IT Glossary Search Gartner

* on-premise : installation de l’ERP sur vos propres serveurs et facturation sous forme de licences.