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gestion commerciale logistique

La fiche d’identité du tiers

Powersearch - Divalto infinity

Visualisez, modifiez, renommez et supprimez directement les informations sur la fiche tiers.

Les renseignements client sont séparés en plusieurs axes analytiques pour vous y retrouver plus facilement : généralités, statistiques, tarification, livraison et facturation, pièces, documentation, adresses, commercial, comptabilité et confidentialité, wms, identifiants.

Vous pouvez également effectuer des recherches sur les tiers pour retrouver plus rapidement l’information. Différents niveaux d’interrogation sont disponibles : Par NAF, par famille, par commercial, etc.

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6 points clés

Validation des fiches

Lorsqu’un tiers est créé, une notification informe un ou plusieurs collaborateurs pour vérification et validation.

Type de clients

Il est possible de définir des types de clients : grande distribution, distributeur, particulier, etc.

Groupement – référencement

Vous pouvez associer un tiers à un groupe ou à une centrale. Ce procédé est particulièrement intéressant :

Pour l’administration des ventes : facturation ou relance du groupement.

Pour la prospection : identifier le tiers décideur ou démarcher d’autres entreprises d’un groupe.

Encours

La gestion des tiers intègre différents encours comme l’encours de direction et l’encours d’assurance.

Les plafonds des encours peuvent être différents.

Le delta entre ces deux sommes donne le risque encouru par l’entreprise vis-à-vis de son client.

Rôles dans les contacts

Vous pouvez définir des rôles dans vos contacts : destinataire de commande, de devis, etc. Ces rôles sont personnalisables.

Gestion des relances de paiement

Des scénarii de relance sont associés à chaque client. Ces derniers sont paramétrables. Vous décidez des échéances et personnalisez le texte.

Définissez des rôles

Chaque tiers dispose d’un code statistique. Les tiers sont classés au sein de la base en fonction de leur code. Vous pouvez également effectuer un découpage par niveau à partir de ce numéro.

Vous pouvez affecter jusqu’à 3 codes statistiques par client. Ces codes se renseignent à partir de la fiche client. Ils possèdent chacun leur propre libellé, repris dans tous les écrans.

Vous pouvez associer plusieurs contacts à une fiche tiers et à une adresse. Pour chaque nouvelle pièce, le contact avec le rôle de “destinataire de commande” sera attaché automatiquement. Ces rôles peuvent être modifiés dans l’ERP.

Jusqu’à 5 rôles possibles sont disponibles : destinataire devis, commande, BI, facture et relance.

Conformité RGPD

Le Règlement Général pour la Protection des Données impose plusieurs directives pour la conservation des données dans l’ERP :

  • Un consentement du client au préalable est obligatoire pour l’utilisation des données (enregistrement et exploitation).
  • Les données du tiers sont conservées jusqu’à 3 ans après la première interaction.
  • Les informations peuvent être restituées modifiées ou supprimées à la demande du client.

Pour les entreprises maniant régulièrement des données sensibles, n’oubliez pas de nommer un référent interne ou externe, appelé DPO (Date Protection Officer).

Pour résumer

Logiciel ERP Divalto infinity

La fonctionnalité de gestion des tiers est un outil primordial pour favoriser une meilleure compréhension client :

  • Les renseignements nécessaires sont triés et vous y accéder en quelques clics.
  • Vous pouvez interroger la base de données sur plusieurs niveaux.
  • Vous définissez des groupements et associez plusieurs fiches tiers entre elles.
  • Vous disposez d’un suivi précis sur les encours clients.

L’ADV et les commerciaux disposent d’un onglet adapté pour retrouver rapidement les informations indispensables : CA, effectif société, Siret, NAF, etc.

Une information essentielle indisponible dans votre ERP ? Personnalisez vos fiches tiers en ajoutant les champs nécessaires.

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