Installation et Maintenance : 6 fonctionnalités clés

Les entreprises qui installent et maintiennent des équipements (professionnels des énergies, du chauffage, de la protection incendie, des machines industrielles, du médical, de la maintenance, du second œuvre dans le bâtiment, etc.) voient de plus en plus la dématérialisation, en particulier celle des interventions terrain, comme l’enjeu majeur de leur secteur compétitif.

En effet, il faut gérer les interventions, assurer la facturation et optimiser le planning des équipes techniques. Ces sociétés doivent donc disposer d’un outil qui leur offre une vision 360° sur ces activités.

Avoir une traçabilité des commandes de matériels, un suivi en temps réel ou encore une bonne organisation des plannings font partie des tâches largement simplifiées par la dématérialisation.

En plus de faciliter la gestion de l’entreprise, ce type de solution offre un gain de temps important à différents niveaux. Ainsi, les techniciens qui pourront saisir les informations depuis leurs smartphones ou tablettes, permettront notamment d’accélérer la facturation, et donc d’améliorer la gestion de la trésorerie de l’entreprise. Leurs rapports d’intervention pourront être réalisés en temps réel, et être accessibles quel que soit le support.

Enfin, toute entreprise soucieuse de sa démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) envisage la dématérialisation comme une alternative citoyenne écoresponsable. Elle permet de réduire ses déchets en papier, en encre, etc. et donc les ressources utilisées.

Résultat : la consommation en papier est réduite tout en fluidifiant et sécurisant la transmission de données.

Après les devis, vient la gestion des contrats. Tout aussi nombreux, ces documents sont à la base de la relation de travail et de confiance qui va s’installer, et déterminent l’ensemble des actions prévues pour l’installation et la maintenance des équipements.

L’automatisation de la gestion des contrats doit donc être une priorité pour, à terme, fidéliser les nouveaux clients. Afin de gagner un temps non négligeable par la suite, l’outil devra également intégrer la facturation mais aussi être capable de gérer l’indexation, les délais de résiliation, la rentabilité des contrats…

Bref, de l’édition à la transmission, le logiciel gérera tous les aspects de la relation client pour assurer la transparence du niveau de prise en charge et de garantie de chaque projet et in fine, accompagner l’entreprise avec une qualité de service optimale.

Il faut bien comprendre qu’un logiciel est là pour simplifier la vie des acteurs de l’entreprise et centraliser l’information afin qu’elle circule mieux en interne. Pour le secteur de l’installation et de la maintenance, cela passe par un outil capable de répondre à tous ses besoins.

Avoir une application d’un côté et une GMAO* de l’autre est par exemple inenvisageable de nos jours. Il faut alors adopter une solution globale métier pour optimiser la gestion de l’ensemble des services de l’entreprise.

Chargés d’affaires, administration des ventes, installation sur site, coordination technique et maintenance doivent disposer du même outil. Par ailleurs, les solutions en mode SaaS sont à privilégier car elles deviennent, en effet, le moyen de gagner en flexibilité et en tranquillité.

* La gestion de matériel assistée par ordinateur

Dans un domaine d’activité particulièrement mobile comme celui de l’IM, il faut veiller à ce que sa solution intègre une fonctionnalité de géoptimisation et de géocodage des adresses. Sur le terrain, elle permettra aux techniciens, aux chefs d’équipes ou encore aux coordinateurs de planning d’aller encore plus loin dans l’optimisation des tournées, le SAV et la satisfaction client.

À titre d’exemple, l’optimisation des tournées permet de répondre en temps réel à la clientèle. Trouver le bon technicien, le plus proche, et le plus rapidement possible n’aura jamais été aussi simple.

En résumé, les entreprises du secteur de l’installation et de la maintenance ont bien conscience de la pluralité de leurs besoins, et de la vision 360° qu’elles doivent adopter dans la gestion de leur activité.

Il devient urgent pour elles de disposer non seulement d’un guide pour analyser l’offre du marché mais aussi d’une offre d’outils logiciels polyvalents. Un impératif est cependant à garder en tête : elles doivent choisir une solution riche en fonctionnalités, ouverte et pérenne.

Face à une offre de solutions qui s’enrichit de jour en jour, elles doivent veiller à ce que la réponse qu’elles choisiront intègre ces 6 fonctionnalités clés aujourd’hui incontournables.