Un suivi (légalement) encadré
En règle générale (pour le négoce par exemple), une commande client est enregistrée, puis livrée et enfin facturée.
La facturation de situation est toute autre. Elle permet d’échelonner le règlement d’un chantier ou d’une affaire dans le temps.
Le principe est d’établir une situation, document qui constate l’avancement des travaux réalisés à une échéance, et de facturer ce qui est constaté.
Ce type de facturation peut être une obligation dans les marchés de travaux publics ou privés.
Utilisation concrète
Pour commencer, l’entreprise établit un devis de type travaux (qui est un devis particulier multi chapitres, multiniveaux, intégrant la gestion des ouvrages).
A la confirmation de commande du client, le devis est validé et une facture d’acompte peut être émise. La fonctionnalité est accessible dès la validation du devis de type travaux.
Pour chaque échéance, le chargé d’affaire va créer une situation reprenant la même présentation que le devis travaux. Il va pouvoir constater l’avancement globalement par chapitre ou au plus fin pour chaque ligne de fourniture ou de prestation.
Une fois qu’il l’a enregistrée, la fonctionnalité propose une impression détaillée de la situation qui peut être transmise au client final pour approbation.
Après approbation, le chargé d’affaires pourra valider la situation et émettre la facture. L’impression présente l’avancement et rappelle l’avancement précédent. Aussi, elle intègre en option en pied de situation, le récapitulatif des acomptes versés et des situations précédentes.
Options complémentaires
Cette fonctionnalité est dotée d’un cadre plus large encore.
A chaque début de chantier, la facturation de situation est proposée avec une fonctionnalité complète de gestion des acomptes. Il y a la facturation d’un ou plusieurs acomptes, et plusieurs méthodes de restitution d’une part d’acompte à chaque échéance.
La fonctionnalité permet de rendre une partie de cet acompte à chaque facturation.
Aussi, il y a ce qu’on appelle une retenue de garantie. Lorsqu’une facture est établie au 1er avancement, une retenue de garantie est enregistrée (-5% pour le client). Elle intègre également sur le règlement, la définition et l’application de retenues de garantie ainsi que leur rééchelonnement à la réception des travaux.
Selon les conditions, cette retenue de garantie sera payée à la fin des travaux.
Les différentes formes
La facturation de situation s’adapte au conditions contractuelles et d’exécution du projet :
- La facturation mensuelle : la constatation d’avancement se fait en fin de mois
- La facturation liée à une étape de l’affaire : livraison du matériel par exemple
L’avancement prend aussi des formes différentes :
- L’avancement en pourcentage cumulé ou relatif : en fonction de la situation
- L’avancement en quantité : lors des livraisons notamment (nombre d’équipements livrés sur le total)
