S’équiper d’un nouvel ERP est un projet long qui nécessite à la fois un investissement humain et financier.
Pour mener à bien votre projet ERP, voici quatre étapes à respecter :
Souvent négligée, la phase d’étude est l’étape la plus importante pour la bonne réussite de votre projet mais aussi la plus risquée.
Cette étape est avant tout une prise de conscience . Elle vous permet d’identifier les problématiques et les usages auxquels votre futur ERP devra s’adapter.
L’état des lieux répond aux questions : « est-ce-que notre solution sait répondre aux enjeux demain ? », « quelles sont les postes sur lesquels la productivité est en baisse ? », « des doublons d’informations, de tâches ou de fonctionnalités logicielles existent-ils ? », etc.
Le projet doit être suivi par une équipe de 2 à 3 collaborateurs de l’entreprise et leurs rôles doivent être clairement établis. Ils seront les garants de la cohérence de votre projet.
Votre projet ERP a besoin d’avoir un périmètre fonctionnel clair. Pour cela, vous devez rédiger un cahier des charges sur lequel se reposeront les prestataires que vous avez sélectionnés pour vous proposer la solution la plus adaptée.
Qu’il soit rédigé par votre équipe ERP ou un cabinet de conseils externe, ce document doit lister vos besoins, vos exigences ainsi que des objectifs mesurables pour ce projet.
À la fin de cette étape, votre équipe a produit un cahier des charges.
La sélection d’une solution vous engage pour toute la durée de vie de votre ERP. Attention à ne pas céder au chant des sirènes !
Choix d’un intégrateur et d’une solution
Que vous choisissiez un intégrateur en fonction d’une solution ou l’inverse, voici quelques points à vérifier :
Choix du mode de déploiement
Le mode de déploiement est crucial. Souhaitez-vous un logiciel accessible uniquement sur les postes de travail de vos collaborateurs ou via une connexion externe (cloud computing) ?
Quatre possibilités s’offrent à vous :
Cette étape se conclut par la signature d’un contrat avec votre intégrateur
Le déploiement correspond à la mise en production de votre logiciel ERP ainsi que son installation.
Pendant le paramétrage de votre logiciel ERP, certaines mises à jour matérielles peuvent être anticipées. Un serveur sera utile pour héberger les données de votre ERP et, de la même façon, votre parc sera à réévaluer. Installer un ERP performant sur des postes antédiluviens nuira aux bonnes performances de votre outil. Si votre ERP intègre des fonctionnalités de mobilité, il serait bon d’équiper vos travailleurs nomades de supports mobiles.
Loin d’être la dernière étape de l’installation de votre ERP, le déploiement est la mise à disposition de tous de votre outil.
Après le déploiement, votre équipe ERP devra centraliser les feedbacks des utilisateurs de l’ERP afin de régler d’éventuelles erreurs et de tester les éléments personnalisés.
Félicitations, votre ERP est à disposition de vos utilisateurs !
Une fois installé, votre logiciel ERP continue à évoluer.
La formation de vos utilisateurs est une étape essentielle pour que votre logiciel ERP soit bien intégré en interne et correctement utilisé.
Avec une durée moyenne de vie de 10 années, votre ERP va connaître des évolutions et des ajouts de fonctionnalités tout au long de son utilisation. Il sera aussi amené à intégrer de nouvelles technologies comme les outils collaboratifs, la mobilité, etc.
De nouvelles versions de votre ERP et des mises à jour correctives et évolutives vous seront proposées régulièrement par votre éditeur et/ou intégrateur. Ces mises à jour vous permettent de conserver un système performant et d’accéder à de nouvelles fonctionnalités.
Tâchez de rapprocher vos objectifs formulés lors de la phase d’étude des résultats de votre ERP après quelques mois d’utilisation. Ces données vous permettront d’évaluer votre solution mais aussi la conduite de ce projet.
