Vous souhaitez vous équiper d’un logiciel ERP. Nous vous comprenons. Ce sont de nombreux avantages pour la gestion de votre entreprise, votre productivité, et vos performances commerciales.
Mais la mise en place de l’ERP dans l’entreprise est un véritable défi. Comment s’y prendre ? Comment prioriser ? Heureusement, Divalto vous a préparé un plan d’actions en 8 étapes pour réussir la mise en place de l’ERP dans votre entreprise.
Souvent négligée, la phase d’étude est l’étape la plus importante pour la bonne réussite de votre projet mais aussi la plus risquée.
Cette étape est avant tout une prise de conscience. Vous identifiez les problématiques et les usages auxquels votre futur ERP devra s’adapter.
L’état des lieux répond aux questions suivantes :
La prise de conscience est réalisée, vous souhaitez vous équiper d’un logiciel ERP. Pour mener ce projet à bien, il convient de nommer une équipe dédiée.
Le projet sera suivi par une équipe de 2 à 3 collaborateurs de l’entreprise. Leurs rôles dans ce projet sont clairement établis à l’avance. Ils seront les garants de la cohérence de votre projet.
Votre équipe est nommée pour mener le projet de mise en place d’un ERP à bien. Votre projet ERP a besoin d’avoir un périmètre fonctionnel clair. Rédigez un cahier des charges. Les prestataires que vous avez sélectionnés se reposeront sur ce livrable pour vous proposer la solution la plus adaptée à vos besoins.
Qu’il soit rédigé par votre équipe ERP ou un cabinet de conseils externe, ce document liste vos besoins, vos exigences ainsi que des objectifs mesurables pour ce projet.
La sélection d’une solution vous engage pour toute la durée de vie de votre ERP. C’est donc une étape cruciale dans la mise en place d’un ERP.
Vos besoins sont clairement définis et formalisés dans le cahier des charges. Vous avez toutes les clés en main pour choisir la solution adaptée à vos besoins.
Que vous choisissiez un intégrateur en fonction d’une solution ou l’inverse, voici quelques points à vérifier :
En analysant ces points d’attention, et vos besoins spécifiques, vous sélectionnez l’ERP fait pour vous.
Vous avez choisi votre solution, et votre éditeur. Maintenant, l’enjeu est de réussir le déploiement dans l’entreprise. Plusieurs modes de déploiement existent. Souhaitez-vous un logiciel accessible uniquement sur les postes de travail de vos collaborateurs ou via une connexion externe (cloud computing) ?
Quatre possibilités s’offrent à vous :
Une fois tous ces éléments au clair, vous signez un contrat avec votre intégrateur. Le déploiement dans l’entreprise peut commencer.
Le déploiement correspond à la mise en production de votre logiciel ERP ainsi que son installation.
Pendant le paramétrage de votre logiciel ERP, certaines mises à jour matérielles peuvent être anticipées.
Un serveur sera utile pour héberger les données de votre ERP et, de la même façon, votre parc sera à réévaluer. Installer un ERP performant sur des postes antédiluviens nuira aux bonnes performances de votre outil.
Si votre ERP intègre des fonctionnalités de mobilité, il serait bon d’équiper vos travailleurs nomades de supports mobiles.
Vos infrastructures sont à jour, vous avez choisi le logiciel adapté à vos besoins. Tous les feux sont au vert. Le déploiement peut commencer ! Votre nouveau défi est de réussir à tirer le maximum de votre outil.
Après le déploiement, votre équipe ERP centralise les feedbacks des utilisateurs de l’ERP. Les éventuelles erreurs sont répertoriées. Des tests sont réalisés. Et des ajustements sont apportés pour que chacun puisse maximiser l’utilité de l’outil dans l’entreprise. Tout ceci est possible grâce à une démarche de « test & learn », permettant l’amélioration continue.
Félicitations, votre logiciel ERP est en place ! Voici des conseils pour aider votre entreprise à tirer le maximum de cet outil.
Un logiciel ERP, c’est un outil complexe. Accompagnez vos collaborateurs dans ce changement, grâce à des formations. Cette étape est essentielle pour que votre logiciel ERP soit bien intégré en interne, et correctement utilisé.
Un ERP possède une durée de vie moyenne de 10 années. Faites vivre votre ERP ! Il va connaître des évolutions et des ajouts de fonctionnalités tout au long de son utilisation. Il sera aussi amené à intégrer de nouvelles technologies comme les outils collaboratifs, la mobilité, etc.
Pour des fonctionnalités pertinentes, continuez de collecter les feedbacks de vos utilisateurs dans le temps.
De nouvelles versions de votre ERP et des mises à jour correctives et évolutives vous seront proposées régulièrement par votre éditeur et/ou intégrateur.
Grâce à ces mises à jour, vous conservez un système performant, et accédez à de nouvelles fonctionnalités.
