Vérifier que les factures ont été réglées… ou pas ! Le cas échéant, procéder aux relances, s’assurer de la mise aux normes… autant d’actions laborieuses, chronophages, voire même sources d’erreurs quand elles ne sont pas parfaitement menées. Pour ce type de tâches, se reposer sur un ERP comptable permet d’éviter de mettre la trésorerie sous pression. En effet, un logiciel ERP (enterprise resource planning), centralise et optimise le suivi des paiements, réduit les délais de recouvrement et garantit la conformité réglementaire. Découvrons comment un ERP peut moderniser la gestion des finances de votre entreprise et vous faire gagner en efficacité.
Erreurs de saisie, traitement chronophage des encaissements, manque de sécurisation des transactions… sans un logiciel ERP, c’est finalement toute la gestion de la trésorerie qui est mise en difficulté par une intervention humaine.
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Une gestion 100% humaine du suivi implique naturellement des erreurs (saisie incorrecte des montants ou des dates par exemple), des oublis ou des rapprochements faussés entre les paiements et les factures.
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Un traitement manuel du suivi des paiements et des recouvrements est non seulement complexe mais nécessite aussi de multiples relances auprès des clients, une méthode chronophage donc et qui s’avère peu efficace.
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Un suivi sans logiciel de gestion intégré est un suivi décalé par rapport aux flux de trésorerie, qui rend les rapports moins précis et fausse les prises de décision stratégiques pour l’entreprise. L’ingérence humaine peut aussi multiplier le risque de fraudes ou d’anomalies non détectées.
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Sans automatisation par un logiciel ERP, l’entreprise prend le risque d’accumuler du retard dans l’identification des clients avec des arriérés de paiement. Sans automation, pas de relance, ni de pénalités, avec là encore comme résultat un mauvais contrôle du suivi qui va, à terme, entraîner des difficultés à anticiper les risques financiers liés aux créances.
Diminution des erreurs, accélération des encaissements et mise en conformité réglementaire, un logiciel ERP, basé sur l’automatisation du suivi des paiements et des recouvrements, améliore tous les aspects de la gestion de la trésorerie !
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Un progiciel de gestion intégré maintient un suivi en temps réel des encaissements et des créances client et procède à des relances automatiques et personnalisées pour éviter les risques d’impayés.
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En s’appuyant sur l’automatisation des relances (e-mails, SMS, courriers) et sur la base de scénarios préétablis, le logiciel ERP gère toutes les échéances de paiement et accélère l’encaissement pour une trésorerie au cordeau.
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En faisant l’impasse sur l’action humaine, le logiciel de gestion intégré assure, via l’automation, la suppression totale des erreurs de saisie et des oublis liés aux paiements et recouvrements. Il automatise également le rapprochement bancaire avec pour conséquence positive une comptabilité plus précise.
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L’emploi d’un ERP comptable garantit une sécurisation des transactions via des protocoles de paiement certifiés (SEPA, PCI-DSS), ainsi que la conformité aux réglementations fiscales et comptables, avec à la clé moins de risques de pénalités pour l’entreprise.
Le système ERP repose sur une série de fonctions dédiées à des actions précises. Dans le cas du volet sur le suivi des paiements et des recouvrements, on peut en citer cinq principales.
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Le logiciel ERP procède au suivi automatique des dates d’échéance des factures avec des alertes et des notifications, un classement des factures et aussi un calcul des éventuelles pénalités de retard. Un progiciel ERP déploie un système efficace de relances automatiques, entièrement personnalisées selon le niveau de retard du client. Autre fonctionnalité ayant trait aux échéances et relances : l’édition, par l’ERP, de multiples tableaux de bord et rapports (taux de recouvrement et identification des clients à risque, évaluation de l’efficacité des relances, etc.).
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Le rapprochement bancaire automatique conduit par le logiciel ERP fait correspondre automatiquement les transactions enregistrées en comptabilité avec les relevés bancaires. Pour ce faire, le progiciel s’appuie sur diverses actions comme l’importation des relevés bancaires, l’identification automatique des transactions, la gestion des écarts et anomalies, la mise à jour de la comptabilité et l’automatisation des processus de recouvrement.
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L’automatisation des encaissements dans un logiciel ERP optimise la gestion des flux de trésorerie de l’entreprise. Le fonctionnement d’un ERP repose ainsi sur l’automatisation des modes de paiement (virements bancaires, prélèvements SEPA, paiements par carte bancaire, encaissements de chèques), le rapprochement automatique des paiements, l’automatisation des relances et recouvrements et l’intégration avec la trésorerie et la comptabilité.
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L’ERP comptable fournit une vision instantanée des paiements client, des créances en attente et des actions de recouvrement en cours. Cette visibilité à 360° s’appuie sur différents outils : des tableaux de bord interactifs, des mises à jour instantanées, des alertes et notifications automatiques, un suivi des recouvrements ainsi que la gestion des litiges en temps réel. Le reporting analytique va concerner, quant à lui, l’analyse des encaissements et des performances de recouvrement, le suivi des créances et l’élaboration de prévisions de trésorerie.
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Un système ERP va déployer un ensemble d’outils pour sécuriser à la fois les paiements et leurs données associées (authentification multi-facteurs, chiffrement des données, gestion des rôles et des accès, audit et traçabilité des actions, détection automatique des fraudes…). Concernant la conformité aux réglementations financières, un ERP intègre plusieurs sous-fonctionnalités comme l’archivage légal des transactions, la déclaration réglementaire simplifiée ou encore la gestion des consentements clients (RGPD).
Passer à l’automatisation du suivi des paiements et des recouvrements en optant pour un logiciel ERP, c’est mettre un terme aux factures en souffrance ! De la gestion des échéances au rapprochement bancaire en passant par la sécurisation des transactions, l’ERP comptable optimise chaque étape. Chez Divalto, nous avons développé nos solutions maison : Divalto. Des logiciels conçus selon des logiques métier et d’après nos retours utilisateurs, devenu une référence sur le marché. Faites confiance à la technologie pour piloter votre trésorerie 💰
