Vous vous demandez comment choisir votre ERP et par où commencer ?
La mise en place d’un logiciel ERP est un projet stratégique qui impacte directement la performance d’une entreprise. Pour sécuriser cette démarche et aligner les attentes avec la réalité, la rédaction d’un cahier des charges ERP est une étape incontournable. Ce document sert de fil conducteur, depuis l’expression des besoins jusqu’à la sélection du prestataire et le déploiement de la solution.
Dans ce guide, nous expliquons ce qu’est un cahier des charges ERP, pourquoi il est indispensable, comment le rédiger efficacement et quels pièges éviter pour réussir son projet.
Un cahier des charges ERP est un document de référence qui décrit de manière détaillée les besoins de l’entreprise, les objectifs du projet et les attentes vis-à-vis de la future solution ERP.
Il sert de base commune entre les équipes internes et les prestataires ERP. Grâce à lui, l’entreprise peut cadrer son projet, comparer les offres des éditeurs et anticiper les contraintes liées au déploiement.
Un cahier des charges bien rédigé permet d’identifier les objectifs stratégiques et les attentes métiers. Cette clarté évite les malentendus et assure une meilleure adoption par les utilisateurs.
Avec un document structuré, chaque éditeur peut répondre sur la base des mêmes critères. Cela facilite l’analyse des offres, la négociation et le choix final de la solution ERP la plus adaptée.
Un cahier des charges précis limite les risques de retards, de coûts supplémentaires et de mauvaises surprises lors de l’intégration et du déploiement du système ERP.
Commencez par définir les enjeux du projet ERP : gain de productivité, automatisation des processus, meilleure visibilité financière, harmonisation des flux de données, etc.
Chaque service (finance, RH, production, logistique, commerce) doit exprimer ses besoins spécifiques pour que la solution ERP réponde réellement aux attentes du terrain.
Le document doit inclure les éléments techniques (hébergement cloud ou on-premise, intégrations avec les outils existants, sécurité des données, RGPD) ainsi que le budget global et les ressources disponibles.
Un plan clair facilite la lecture et la comparaison des réponses fournisseurs. Il comprend généralement une introduction, la présentation de l’entreprise, les besoins métiers, les contraintes techniques, le budget et le planning.
Un cahier des charges imprécis entraîne des réponses inadaptées et un risque élevé de dépassement de budget.
Sans la participation des futurs utilisateurs, le projet risque d’aboutir à un ERP mal accepté et peu utilisé.
Un ERP n’est pas figé. Le cahier des charges doit inclure la question de la maintenance, des mises à jour et de la capacité d’évolution de la solution dans le temps.
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Il est essentiel d’inclure des exigences telles que le chiffrement des données (au repos et en transit), l’authentification multi-facteurs, la gestion des droits d’accès, la journalisation des événements, ainsi que des plans de sauvegarde et de reprise après incident
Un bon cahier des charges prévoit un calendrier prévisionnel indiquant les étapes clés (analyse, conception, test, formation, déploiement, support), accompagné d’un budget détaillé comprenant licences, implantation, formation, maintenance et une réserve pour imprévus
Il faut définir des critères tels que l’expérience du prestataire, la fiabilité de l’éditeur, la couverture fonctionnelle, la stratégie à long terme (roadmap), la capacité d’évolution, la présence locale, ainsi que les références clients.
