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Quelles sont les raisons de changer d’ERP ?

Philippe Fischer : Mon service est la porte d’entrée des projets ERP et CRM chez Divalto. Les raisons évoquées par les prospects qui souhaitent changer de logiciel sont aussi diverses que variées. Je pense que la première motivation est de réduire les coûts de maintenance. Ces solutions ont des cycles de vie longs. De nombreuses entreprises sont équipées d’outils vieillissants ; voire obsolètes. Migrer vers une nouvelle version, ou même réaliser des développements pour continuer à utiliser la solution, coûte à terme aussi cher que de changer de logiciel.

Christian Dhinaut : Oui, sans compter que plus un logiciel possède des développements spécifiques – à comprendre des développements qui sont réalisés spécifiquement en plus des fonctionnalités standards – plus il est coûteux de les maintenir et compliqué de les migrer.

PF : Une autre raison, qui est vraiment liée à la stratégie de l’entreprise, est l’ouverture de nouveaux services. Par exemple, prenez un négociant qui décide de proposer de la maintenance sur les outils qu’il vend. C’est une toute autre gestion : des contrats, des interventions, une facturation après visite, etc. Et ce n’est pas certain que son logiciel s’adapte à son nouveau besoin.

CD : Il peut aussi avoir une inéquation avec l’éditeur. Comme tu l’as dit, les cycles de vie sont longs. Il y a quelques années, l’éditeur et l’entreprise étaient en phase. Mais, avec le temps, les stratégies ont changé. C’est le moment de regarder ce qui se fait d’autre.

PHF : Oui, exactement. Il ne faut pas oublier que le marché de l’édition est tendu. De nombreux éditeurs ont été rachetés. Et ces rachats peuvent générer des questions ; et notamment sur la pérennité de la solution.

 

Quel est le meilleur moment pour changer son ERP ?

PHF : Déjà, il n’y a pas vraiment de saisonnalité en règle générale. Ou sur des métiers très spécifiques qui anticiperont leur projet pour être performants au moment de leur pic d’activité.

CD : Après, si on parle de l’entreprise en elle-même, il y a une vraie question à se poser. Est-ce qu’on change d’ERP quand l’entreprise va bien ? Ou quand elle va mal ? On peut aussi profiter d’une fusion ou d’une acquisition. Il en va de même d’une levée de fonds.

PHF : Oui, ce sont clairement des événements qui poussent à mettre à plat le SI. Pour uniformiser les usages ou pour intégrer de nouvelles activités comme on en parlait avant.

CD : On en a beaucoup parlé mais certaines entreprises changent aussi de logiciel quand elles entament leur transformation digitale. Et encore plus avec la pandémie. Les habitudes d’achat ont changé et les entreprises veulent – et doivent – fournir de nouveaux services digitaux. Et pour cela, ils ont besoin d’un ERP plus ouvert. La question de l’agilité est importante aussi. On ne veut plus attendre des mois avant de lancer des nouveaux produits ou des services. La transformation s’appuie souvent sur un nouvel ERP.

PHF : Sans oublier la croissance. La petite entreprise devient une belle PME et a d’autres besoins. Il faut penser au volume de données. Tous les systèmes ne sont pas faits pour gérer des volumes importants de données. Ils peuvent littéralement freiner l’entreprise.

CD : Il faut aussi que la stratégie d’entreprise soit claire. Ce n’est pas quand votre entreprise cherche encore son mode de commercialisation qu’il faut lancer un projet ERP. Il faut aussi anticiper vos enjeux de demain.

 

Quelles sont les étapes à suivre ?

PHF : Il y a évidemment des bonnes pratiques ; même si elles ne sont pas obligatoires. Mon premier conseil est de commencer par cartographier son système informatique. Et notamment les logiciels que vos équipes utilisent et qui devront être connectés avec l’ERP.

CD : C’est aussi le moment de remettre en question les solutions que vous utilisez.

PHF : Il faut aussi impliquer vos collaborateurs au plus vite. Mettre dans la boucle du projet votre DAF, votre directeur de production, … Ils utilisent la solution et doivent pouvoir énoncer leurs besoins.

CD : Les embarquer dans le projet permet aussi d’éviter la résistance au changement.

 

Quand consulter des intégrateurs / éditeurs / cabinets conseils ?

PHF : Sans verser dans l’auto-promotion, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions. Même si on ne peut pas répondre à votre projet, vous pourrez toujours profiter de nos conseils. Après, pour répondre à la question, les entreprises nous contactent à différents stades. Certaines ont des projets assez lointains. Alors que d’autres ont déjà fini leur cahier des charges et sélectionnent des éditeurs.

CD : Les ERP et les CRM sont des solutions engageantes. Les entreprises essayent de s’informer un maximum et, avec les nouveaux médias, elles accèdent à plus de contenus qu’auparavant. Et cela sans contacter l’éditeur ! On peut notamment déjà voir les logiciels en action via YouTube ou LinkedIn. Cela permet de se faire une idée. Mais je dirai, en résumé, qu’il faut surtout choisir quel est le bon moment pour vous. Les projets sont moins chronologiques qu’avant. Ils ressemblent plus des check-lists.

 

Comment réaliser un cahier des charges ?

CD : Le cahier des charges nous assure que vous vous êtes posé les bonnes questions : le nombre d’utilisateurs, les logiciels à connecter, les données à reprendre, etc.

PHF : D’ailleurs, pour vous aider, nous avons un modèle à compléter ! Il est disponible ici. La première question est toujours : “qui rédige le CDC ?”. Cela peut être le dirigeant lui-même parce que c’est lui qui a la vision de l’entreprise. Ou le DSI parce qu’il est garant de l’intégrité et de la cohérence du système informatique. Il est aussi possible de se faire accompagner par un cabinet conseil. Ces professionnels ont fait des projets de gestion leur spécialité et repèreront les besoins que vous pourriez manquer.

CD : Le cahier des charges est aussi une manière d’identifier ce qui fait la performance de votre entreprise. Si certains processus sont particulièrement efficaces, il faut que le logiciel s’y adapte.

PHF : L’autre sujet c’est : “Quand rédige-t-on un cahier des charges ?”. On a tendance à le rédiger avant de consulter un éditeur mais je pense qu’il est aussi intéressant de le faire après. Le fait de voir des solutions permet aussi de voir comme elles sont organisées et d’orienter son CDC.

CD : Je rajouterai qu’il faut aussi réfléchir au “pourquoi”. Pourquoi vous avez besoin d’un indicateur ou une fonctionnalité ? Et quelles sont vos contraintes ? Votre futur intégrateur ou éditeur comprendra mieux le besoin sous-jacent.

 

Merci encore à Philippe Fischer et Christian Dhinaut pour leurs précieux conseils. Vous avez encore des questions concernant un projet ERP ou CRM ? N’hésitez pas à contacter nos équipes via notre formulaire de contact.

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