Automatisez la facturation de vos contrats avec Divalto infinity

Gestion des contrats

Comme le rapportait Marie-José Kotlicki dans Les nouveaux rapports industrie/services à l’ère du numérique* « On observe un développement de la « tertiarisation » de l’industrie à travers la mise en place de services au cœur des processus industriels, avec la fabrication de produits et la conception de services qui leur sont liés, le client devenant prescripteur. »

Cette nouvelle offre appelle de nouvelles possibilités de gestion. C’est pourquoi, nous avons intégré au sein de notre ERP une fonctionnalité dédiée à la gestion de ces services à forte valeur ajoutée et dont la facturation est récurrente.

La gestion des contrats est l’une des nombreuses nouveautés de la version 7.5 de Divalto infinity. Cette brique fonctionnelle permet d’établir et de monitorer vos contrats tout en se réappropriant les données pertinentes de l’ERP.

Des contrats mieux gérés

La gestion des contrats sous Divalto infinity a pour objet de réunir au sein de la fiche contrat les données nécessaires à sa facturation.

Chaque contrat est rattaché à un site et aux potentiels matériels concernés par ce contrat ainsi qu’à la fiche client. Il peut aussi être lié à un marché ou à une affaire. Grâce à cette connexion, le module Contrats et Abonnements récupère les préférences de facturation de chaque client, les tarifs, etc.

Les contrats sont divisés en six familles :

• La garantie
• L’assistance
• L’entretien périodique
• La location
• L’assurance
• L’abonnement

Une facturation simplifiée

Au sein de cette fiche contrat, vous avez aussi la possibilité de modifier les montants, de définir des dates de validité et de renouvellement, de réaliser des calendriers de facturation, etc.

Votre équipe pourra ensuite lancer la Préparation de Factures Contrats. Ce traitement parcourt la liste des contrats actifs et valides pour la période sélectionnée en tenant compte du calendrier de facturation de chaque contrat ou de l’avis de paiement.

L’administration des PFC permet de réaliser les traitements suivants :

• Valider les préparations en factures ou en avis de paiements
• Valider les avis de paiements en factures
• Recalculer les PFC suite à des modifications de contrat
• Etc.

Des modifications généralisées et archivées

La fonctionnalité Indexation permet d’augmenter ou de revoir à la baisse un ou plusieurs tarifs. Cette modification est ensuite reportée automatiquement sur les contrats.

Grâce à l’outil Avenant, Divalto infinity conserve les modifications faites sur un contrat pour avoir un meilleur suivi de vos clients.

Des mises à jour plus aisées

La vérification des contrats permet d’anticiper les différents problèmes de facturation et de mettre à jour les éléments contractuels arrivant à échéance.

Le traitement effectue les vérifications suivantes et les signale si des contrats :

• Arrivent à échéance
• Arrivent à terme
• Sont à renouveler
• Sont à reconduire
• Sont en retard de facturation
• Ou si des indices de révision sont à mettre à jour

Des modules complémentaires

Divalto infinity Contrats et Abonnements est pleinement intégré à l’ERP.

Les équipements sous contrats sont partagés avec votre module GRM/GMAO pour gérer leurs maintenances préventives et curatives. Il vous est aussi possible de gérer les immobilisations de ces matériaux et de les transmettre à la brique finances.

L’ensemble des pièces commerciales (factures, devis, etc.) sont accessibles et gérables dans votre gestion commerciale.

Votre entreprise gère des contrats ou des abonnements ? Contactez-nous pour une démonstration personnalisée de notre logiciel ERP Divalto infinity.

*Octobre 2015 Avis du Conseil économique, social et environnemental présenté par Mme Marie-José Kotlicki, rapporteure au nom de la section des activités économiques

http://www.lecese.fr/sites/default/files/pdf/Avis/2015/2015_27_rapport_industrie_services.pdf