Importateur et distributeur reconnu dans le domaine de l’optique de précision, MEDAS INSTRUMENTS commercialise des instruments d’observation haut de gamme pour l’astronomie et la nature auprès de professionnels et de particuliers.
Face à la complexité croissante d’une activité multicanale et à l’obsolescence de son ancien ERP, l’entreprise a choisi Divalto business en SaaS, enrichi des modules de DIVY. Conçu pour les distributeurs multicanaux, ces modules apportent les fonctionnalités avancées nécessaires à la modernisation de l’organisation.
DIVY a ainsi relevé un triple défi : automatiser les processus de MEDAS INSTRUMENTS, fluidifier la gestion des stocks et renforcer la réactivité sur tous ses canaux de vente, avec un projet mené en seulement 4 mois.
Retour d’expérience avec les équipes de MEDAS INSTRUMENTS qui expliquent comment la solution a transformé leur quotidien.
MEDAS INSTRUMENTS est un acteur majeur de la distribution d’instruments optiques de précision en France. L’entreprise se positionne sur deux univers complémentaires : l’astronomie (télescopes, montures, accessoires d’imagerie) et la nature (jumelles, longues-vues terrestres, monoculaires, microscopes).
Avec 6 000 références actives, MEDAS INSTRUMENTS maîtrise l’ensemble de la chaîne de valeur : importation des produits, gestion logistique depuis son siège de Vichy, distribution multicanale et service après-vente spécialisé.
Elle s’adresse à quatre segments de clientèle :
Au-delà de la distribution, MEDAS INSTRUMENTS s’est aussi spécialisé dans le service après-vente. L’entreprise assure l’entretien, la maintenance et la réparation des instruments optiques commercialisés y compris les marques qu’elle ne distribue pas. Chaque produit expédié fait l’objet d’un contrôle systématique, et les garanties sont gérées sur des durées pouvant aller jusqu’à 20 ans selon les références.
3
M€ de chiffre d’affaires
13
collaborateurs
6 000
références actives
dans le catalogue
2
boutiques physiques
(Paris et Lyon)
Plusieurs
sites e-commerce
+ présence marketplace
Avant de migrer vers Divalto business en SaaS, MEDAS INSTRUMENTS utilisait une ancienne version de Cegid, initialement paramétrée pour une gestion de PME classique. Mais le problème était ailleurs : « Oui, on est une PME, mais on a une gestion et un fonctionnement qui se rattachent plus à une grosse société », explique l’équipe commerciale.
Avec une activité d’import-export, 6 000 références, des flux logistiques complexes et une comptabilité exigeante, l’ancien système atteignait ses limites.
Des problématiques métiers majeurs :
Face à ces contraintes, MEDAS INSTRUMENTS recherchait une solution moderne, intuitive et adaptée à son activité multicanale, capable de gérer aussi bien le négoce que la logistique complexe, tout en offrant des possibilités d’automatisation.
C’est précisément sur ce terrain que l’expertise métier de DIVY a constitué un levier déterminant.
« L’important c’était de développer la logistique parce que c’est notre point clé. Si on n’a pas d’expédition, on n’a pas d’activité. »
– Équipe commerciale MEDAS INSTRUMENTS
Après avoir évalué différentes solutions, MEDAS INSTRUMENTS a choisi Divalto business en SaaS avec la surcouche métier de DIVY pour plusieurs raisons déterminantes :
Le module e-commerce pour PrestaShop, les interfaces transporteurs (Chronopost, Colissimo, UPS), la possibilité de travailler avec des PDA pour la logistique, le module point de vente pour les boutiques…
« Ce sont de très bons points », confirme l’équipe.
« Toute la partie gestion commerciale et administration des ventes est fluide tout en gardant des points de contrôle », souligne l’équipe. « Ça, c’est ce qui nous a plu. »
La capacité de l’ERP à gérer finement les différentes natures de stock (neuf, occasion, exposition, pièces détachées) était un critère essentiel. « On utilise tout le système de nature de stock au maximum de ses possibilités. »
L’importation des tarifs et promotions via Excel, la facturation de masse, l’envoi automatique de PDF par mail… autant de fonctionnalités qui promettaient des gains de temps considérables.
La fluidité de Divalto one, basée sur une plateforme full web, hautement personnalisable et pensée dans une logique low-code, constitue un véritable atout. Elle permet aux utilisateurs de prendre la main et de configurer leur espace de travail en fonction de leurs besoins métier.
« C’est un des ERP les plus simples que j’ai pu utiliser », témoigne un membre de l’équipe, fort d’une expérience sur 7 ou 8 ERP différents.
« Avoir les évolutions en continu, les mises à jour, c’est quelque chose qui est appréciable », précise l’équipe. « On a gagné en autonomie, c’est le plus gros point. »
Derrière cette autonomie retrouvée, c’est toute une charge d’infrastructure qui disparaît. La plateforme est gérée au quotidien par une équipe dédiée de spécialistes, avec un niveau de sécurité et de disponibilité difficile à atteindre en interne. L’entreprise peut ainsi concentrer ses ressources sur ce qui compte vraiment : son activité, ses clients, sa croissance.
Chez MEDAS INSTRUMENTS, Divalto business et les modules métier DIVY orchestrent l’ensemble de l’activité du devis à la facturation, en passant par la gestion des stocks et les expéditions.
Module négoce avancé :
« Ce qui est bien avec Divalto, c’est l’importation d’un tarif promotion sous Excel, c’est ultra simple », témoigne la responsable ADV. « Ça nous a fait gagner énormément de temps. Avant, paramétrer une promotion prenait 2 jours. Maintenant, en quelques heures, tout est dans la machine. »
Cette fluidité transforme en profondeur l’animation commerciale de l’entreprise. Là où la mise en place d’une promotion relevait autrefois d’un véritable chantier, l’entreprise peut désormais piloter ses opérations commerciales avec agilité sur des fenêtres de temps beaucoup plus courtes.
Module logistique & PDA :
Ce module est central dans l’activité de l’entreprise pour automatiser les processus et fiabiliser les expéditions.
« Le lien avec la logistique, c’est un gain de temps monstrueux », confirme l’équipe. « Plus besoin de descendre les commandes manuellement, plus de papiers à trier. C’est de l’envoi direct. »
Module points de vente (Paris, Lyon) :
« Avant, nos points de vente étaient obligés de faire de l’administratif pour tout. Maintenant, un ticket de caisse, scanner le produit… ça va très vite. C’est un gain de temps pour eux qui n’est pas négligeable. »
Module pilotage :
Le choix du SaaS : Sérénité, évolutivité et autonomie
Le passage au SaaS représente pour MEDAS INSTRUMENTS un véritable changement de paradigme. Au-delà de la fiabilité, c’est surtout l’autonomie gagnée qui fait la différence. « Avant, on avait nos serveurs, on avait ce qu’il fallait, mais on ne pouvait rien faire seul, il fallait toujours demander. Là, on a gagné en autonomie, c’est le plus gros point. »
Le projet s’est déroulé dans un timing très serré : environ quatre mois. Malgré un calendrier ambitieux, la trajectoire a été tenue.
« On voulait du rapide, de l’efficace. Finalement, on l’a fait », résume l’équipe.
Le chef de projet et les consultants DIVY ont été salués pour leur professionnalisme.
« Que ce soit le côté humain, le côté technique ou la performance, le travail a été très agréable. »
Après 6 mois d’utilisation, MEDAS INSTRUMENTS constate des bénéfices significatifs sur plusieurs volets.
Le temps de mise en place des promotions est passé de deux jours à quelques heures, grâce à l’import Excel. « Ça permet d’être plus dynamique et plus actif sur de courtes périodes. »
Le passage au PDA et l’automatisation des processus ADV‑logistique ont accéléré la préparation et la traçabilité. « C’est un gain de temps monstrueux ». « Pour la gestion des stocks au jour le jour, c’est performant », confirme l’équipe.
« La personne qui gère la facturation a facilement gagné 4 ou 5 heures de travail par semaine », témoigne l’équipe. « Et pour la facturation mensuelle, elle a facilement gagné une journée de travail. Ce n’est pas négligeable. »
La facturation de masse, propre et automatisée, a transformé la charge comptable.
L’ERP permet de suivre les garanties « produits » et d’assurer une traçabilité complète de chaque dossier SAV. Dès réception d’un équipement, un devis SAV est généré avec le détail précis des opérations à effectuer grâce à l’ajout de textes complémentaires.
« Ça peut paraître dérisoire, mais la consommation de papier… il n’y a presque plus rien qui est imprimé. Et avant, on imprimait en double ou en triple. Ce n’est pas négligeable. »
Les bénéfices constatés sont directement liés à la cohérence d’ensemble apportée par les modules métier de DIVY, qui fluidifie les flux de bout en bout et réduit les opérations manuelles.
L’accompagnement de DIVY s’est démarqué par une approche résolument orientée métier, bien au-delà d’une simple mise en œuvre technique.
Les équipes ont rapidement compris les particularités du négoce et de la logistique de MEDAS INSTRUMENTS, et ont su activer les bons modules pour répondre précisément à chaque besoin, le tout en seulement 4 mois, en visant délibérément une mise en production avant le pic d’activité du dernier trimestre.
Ce positionnement, centré sur la réalité opérationnelle du client, a fait une vraie différence :
« Grâce à nos différents modules, nous avons pu répondre facilement aux problématiques de logistique, d’e-commerce, de prépaiement, de gestion des transporteurs… Tout ce qui était hyper chronophage est devenu fluide et maîtrisé, permettant à MEDAS d’aborder sa pleine saisonnalité avec sérénité. »
« La période estivale, plus calme pour les équipes MEDAS, a été mise à profit pour avancer efficacement. La mobilisation de part et d’autre, ressources internes côté client, équipes renforcées côté DIVY, combinée à une relation fluide et transparente, a été la clé d’un déploiement réussi en un temps record. »
– Christophe RIS, Gérant de DIVY
« DIVY a été très bon comme intégrateur », confirme l’équipe. « Ils ont vite identifié nos besoins et nous ont guidés vers les bons choix. Leur connaissance des métiers du négoce, ça change tout. »
– Équipe MEDAS INSTRUMENTS
Après plusieurs mois d’utilisation de la solution Divalto business, MEDAS INSTRUMENTS confirme pleinement la pertinence de son choix et se tourne désormais vers l’optimisation des modules déjà déployés.
L’entreprise concentre ses efforts sur des fonctionnalités à fort impact, à commencer par le module DIVY pour le e-commerce, qui doit permettre de fluidifier l’enregistrement des commandes web, de les contrôler et faciliter l’action logistique associée. Cette étape permettra de générer des gains de temps significatifs.
Elle finalise également la mise en place du module « interface transporteur » DIVY afin d’automatiser l’édition des étiquettes de livraison.
Parallèlement, le renforcement de la relation client via le CRM Divalto weavy constituera une étape clé pour structurer davantage l’activité commerciale et améliorer la communication avec les clients professionnels.
L’objectif est de perfectionner les outils existants pour tirer pleinement parti du nouvel environnement. MEDAS INSTRUMENTS dispose désormais d’un socle technologique moderne et évolutif, en adéquation avec ses ambitions en France comme en Europe, tout en préservant le niveau de service et de réactivité qui fait sa réputation.
