Gestion commerciale

Choisir un logiciel pour la dématérialisation des factures fournisseurs

Nos logiciels ERP métiers gèrent les flux dématérialisés des clients et des fournisseurs. Conformément aux normes en vigueur, il vous permet de :

Générer des pièces commerciales dématérialisées et notamment pour nos clients travaillant avec le service public (CHORUS)
Réceptionner des flux dématérialisés et les intégrer dans la gestion commerciale pour règlement ou facturation

L’extraction des données, la signature électronique et l’archivage dans des coffres-forts numériques sont gérés par des solutions partenaires.

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Dématérialisation client

Emission de pièces commerciales

Pour l’émission des pièces, nos logiciels ERP métiers génèrent des documents au format PDF et les flux des métadonnées afférentes.
Ces éléments sont transmis automatiquement à une plateforme de traitement numérique – comme notre partenaire Docoon – pour sécurisation, horodatage et signature électronique. Cette dernière assure l’authenticité de l’ensemble de vos pièces.

Les documents sont retournés à l’ERP et sont archivés sur votre plateforme de GED ou sur votre coffre-fort documentaire sécurisé. Le client est informé de la mise à disposition de sa facture sur un espace sécurisé.
Pour les clients utilisant Chorus Pro (factures clients), il est possible d’automatiser la liaison pour des volumes de factures importants.

L’ERP envoi un flux de données XML à la plateforme de traitement numérique (Docoon).

Un paramétrage permet de faire le lien entre le SIRET du destinataire et son identifiant Chorus Pro, et transfère la facture vers Chorus Pro.

Dématérialisation fournisseurs

Réception de factures fournisseurs

Le Data Hub, un premier traitement de l’information

Le Data Hub, comme son nom l’indique, est un concentrateur de données. Il réceptionne les flux externes provenant de webservices ou d’un agent scrutateur. Chaque entrée d’une facture fournisseur, appelée “data set”, se voit attribuer un identifiant unique.

Cet identifiant est indispensable pour construire une piste d’audit fiable. Grâce à son automate de traitement, le Data hub est capable de reconnaître les typologies de données et de proposer le traitement adapté ; et cela même pour les situations de gestion comme les multi-sociétés, etc. La fonction de supervision, quant à elle, administre les affectations et contrôle la cohérence des flux avec les données de l’ERP.

L’enrichissement

Les factures que vous réceptionnez peuvent être liées à un achat ou non. Pour les factures sans achat (charges, abonnements, etc.), la facture, une fois validée, génère une écriture comptable au sein de l’ERP. Un workflow de vérification et de validation paramétrable assure sa comptabilisation. La facture liée à un achat est soumise à un rapprochement automatique ou manuel par rapport aux commandes ou aux réceptions enregistrées. Votre système d’information génère automatiquement la facture et la transmet pour comptabilisation, paiement et archivage.

Dans le cas d’une phase obligatoire de validation, le détail du rapprochement fait par l’automate sera affiché. La personne en charge n’aura plus qu’à vérifier la cohérence du rapprochement et la valider pour générer la facture, sa comptabilisation et la libérer pour paiement. La rapidité de ce traitement est essentielle pour les fournisseurs réalisant des escomptes. Plus le paiement est anticipé, plus l’entreprise réalisera des économies. Le moteur de workflow déclenche des tâches mais bloque aussi des paiements en cas de litige.

L’enregistrement, le paiement et l’archivage

Une fois traitée, la pièce commerciale est enregistrée dans l’ERP et le paiement est planifié. La dématérialisation comporte aussi des normes de stockage. Les documents doivent être conservés et être accessibles pendant plusieurs années.

L’entreprise peut stocker ses pièces dans une gestion électronique documentaire ou au sein d’un coffre-fort de données (SAE ou stockage à valeur probatoire comme notre partenaire Docoon).

La réception, la dématérialisation et l’extraction

Votre entreprise peut recevoir des factures sous différentes formes : papier, email avec un fichier PDF et des métadonnées ou encore sous la forme d’un fichier compatible (fichier pivot au format XML) avec nos logiciels ERP métiers. Si votre facture n’est pas numérisée ou que votre fournisseur n’est pas capable d’exporter les métadonnées,

vous aurez la possibilité d’utiliser un logiciel de LAD / RAD – comme la solution Yooz – pour extraire les données clefs. Si votre facture est déjà dématérialisée, elle passera automatiquement à l’étape suivante. En savoir plus sur nos partenariats