Gestion des achats pilotée par un ERP : le choix gagnant

Une entreprise ne fait pas que du profit, elle fait aussi des investissements ! La gestion des achats est d’ailleurs un sujet critique pour l’optimisation des coûts et la performance opérationnelle. Traditionnellement, en entreprise, cette fonction reposait sur des processus manuels, souvent chronophages et forcément sujets à des erreurs humaines. Désormais, il est possible d’utiliser un ERP comptable pour automatiser la gestion des achats. Ce type de logiciel ERP (pour enterprise resource planning) contrôle le processus d’achat, offrant : gestion optimisée, visibilité et conditions de prise de décision optimale. Que des avantages donc, que nous allons étudier ensemble.

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Limites

Quelles sont les limites d’une gestion manuelle sans ERP ?

La gestion des achats en entreprise regroupe l’ensemble des tâches relatives à l’acquisition de produits et de services nécessaires au fonctionnement de la structure. Elle vise ainsi à garantir un approvisionnement efficace, au meilleur coût, de qualité et dans les délais, un objectif compliqué à remplir lorsque la gestion des achats est pilotée manuellement, car rapidement limitée.

🚩 Entre perte de temps et inefficacité

Un traitement manuel des commandes, des devis et des factures est long et ralentit de fait le processus d’approvisionnement. Il est également coûteux puisqu’il mobilise davantage de ressources humaines et matérielles.

🚩 Un risque d’erreurs humaines

Saisir manuellement les données relatives aux achats va être source d’erreurs (doublons, omissions, erreurs de calcul), avec un impact négatif à la fois sur la gestion des stocks et sur la comptabilité.

🚩 Un manque de visibilité et de traçabilité

En l’absence de logiciel ERP, il est difficile de suivre en temps réel les commandes, les livraisons et les paiements, lorsque la gestion des achats repose exclusivement sur l’humain. Une difficulté qui peut causer à son tour des retards et des pertes financières.

🚩 Une périlleuse gestion des fournisseurs

La gestion des achats demande à maintenir des relations avec plusieurs fournisseurs (négociations, contrats, respect des délais de livraison…), des interactions complexes à gérer sans logiciel de gestion intégré.

🚩 La non-conformité et les risques juridiques

Une gestion inefficace des achats peut causer des manquements dans la conformité aux réglementations et aux obligations contractuelles, voire des litiges avec les fournisseurs.

🚩 Une difficulté d’analyse et de prise de décision

Une approche manuelle de la gestion des achats empêche toute centralisation des données rendant l’analyse des dépenses et la planification stratégique impossibles, de même que l’optimisation des achats.

Optimisation

Quelle optimisation offre l’ERP à la gestion des achats ?

Un logiciel ERP comptable va agir sur l’optimisation de la gestion des achats en entreprise en contrôlant l’ensemble des processus liés aux approvisionnements.

✅ La centralisation des données

Le progiciel ERP regroupe toutes les informations relatives aux achats sur une seule plateforme et entretient un suivi continu des commandes, des fournisseurs, des contrats et des factures. Cette centralisation de la data achat offre un accès facilité aux historiques d’achats pour une meilleure analyse et négociation ainsi qu’une meilleure collaboration inter-services (comptabilité, logistique, production).

✅ L’automatisation des processus

Le logiciel ERP automatise, et donc accélère, la gestion des achats via la création automatique des bons de commande, l’intégration des flux de validation (pour éviter les retards et erreurs) et la génération automatique des factures et suivi des paiements.

✅ La réduction des erreurs et des coûts

L’automatisation via un logiciel ERP élimine les erreurs humaines et offre une comparaison exacte des fournisseurs permettant de choisir le plus avantageux, ainsi qu’un suivi précis des dépenses en temps réel, pour éviter les dépassements budgétaires.

✅ L’amélioration de la gestion des stocks

Un logiciel de gestion intégré permet un suivi en temps réel des niveaux de stock, afin d’éviter ruptures ou surplus. Il assure aussi l’automatisation du réapprovisionnement en fonction des seuils définis, ainsi qu’une prévision des besoins basée sur l’historique et l’analyse des tendances.

✅ Une meilleure gestion des fournisseurs

Délais, qualité, conformité aux contrats… tous les critères de performance des fournisseurs sont passés au crible par le progiciel ERP qui maintient à jour un historique des transactions pour améliorer les négociations.

✅ L’aide à la décision

Un logiciel ERP est en mesure d’éditer à l’instant T des tableaux de bord et des reportings sur les achats, de même que des analyses des tendances qui vont servir à optimiser la stratégie d’approvisionnement.

Sur quelles fonctions s’appuie l’ERP pour la gestion des achats ?

Un logiciel de gestion intégré dédié à la gestion des achats va activer plusieurs fonctionnalités techniques pour améliorer le processus d’achat. Ainsi :

la gestion centralisée des fournisseurs (base de données fournisseurs, évaluation, historique des transactions)
l’automatisation des achats et des commandes (génération automatique des bons de commande, workflow de validation)
le suivi en temps réel et la traçabilité des achats (tableaux de bord dynamiques, tracking des commandes, alertes et notifications)
la gestion des stocks et l’approvisionnement optimisés (mises à jour automatiques, réapprovisionnement automatique, gestion multi-entrepôts)

l’intégration avec la comptabilité et la finance (procédure « 3-way matching », gestion des budgets et des dépenses, automatisation des paiements et des relances fournisseurs)
l’édition de reportings avancés et leur analyse (business intelligence – BI -, prévisions et analyses prédictives)
l’interopérabilité et la mobilité (intégration avec d’autres systèmes – CRM, SCM, WMS – accès cloud et mobilité, API – Application Programming Interface – et connecteurs)

Un ERP comptable n’a que des avantages : en plus de faire disparaître les erreurs, il optimise la gestion des achats, des fournisseurs, des stocks et des coûts et apporte une plus grande transparence et une analyse plus approfondie des performances. De telles capacités reposent sur des années de recherches et de développement, au plus près des besoins des clients et de leur métier. Nous en savons quelque chose, nous qui accompagnons les entreprises dans leur réussite depuis plus de 40 ans. C’est pour eux et avec eux que nous avons conçu Divalto infinity, un progiciel pensé selon des logiques métier définies et le meilleur atout dans la manche d’un dirigeant : l’as des ERP ♠️