Paiements dus pour des produits ou des services reçus, les créances entraînent un processus de relance pénible et pourtant indispensable à la bonne santé de la trésorerie d’une entreprise. Suivi de l’état des paiements, puis appels téléphoniques, e-mails ou lettres si factures en souffrance, cet aspect chronophage de la comptabilité gagne à être entièrement automatisé. Un logiciel ERP (enterprise resource planning) peut remplir ce rôle et épargner aux équipes financières la course aux impayés. Parcourons ensemble les qualités et fonctionnalités de l’ERP comptable pour des paiements en un rien de temps !
Confier le suivi des paiements et des relances à une équipe 100% humaine va rapidement montrer ses limites avec des conséquences sur l’efficacité et la performance d’une entreprise. Voici les principales contraintes d’un suivi manuel.
Sans logiciel ERP, un suivi manuel des paiements et relances risque d’être parsemé d’erreurs de saisie (montants, dates, références client) et de faire l’objet d’oubli de relance, ou de paiement enregistré incorrectement.
Une gestion manuelle sera moins agile et plus lente qu’une gestion automatisée via une solution ERP en sachant que des relances envoyées tardivement augmentent le risque d’impayés. Surtout, une approche uniquement humaine empêche un suivi réactif, en temps réel de l’état des paiements.
Le service comptable passera un temps pourtant précieux à suivre manuellement les paiements et les relances. Cela représente des ressources mal employées et ainsi perdues pour la performance de l’entreprise.
Tableaux Excel, e-mails, factures papier… la gestion manuelle du suivi comptable produit de nombreux documents, tous dispersés et donc inaccessibles au moment T.
Exempte de capacité de centralisation et d’analytics (tableaux de bord ou de rapports automatisés fournis par un logiciel ERP), la saisie manuelle empêche d’avoir une vision claire sur l’état de la trésorerie.
L’utilisation d’un logiciel ERP comptable pour le suivi des paiements et des relances offre une quantité d’avantages qui améliorent directement la gestion financière et la trésorerie de l’entreprise en agissant sur plusieurs éléments.
La force du logiciel de gestion intégré, c’est l’automatisation. Relances automatiques (par e-mail, SMS ou courrier), facturation et rappels programmés (plus d’oublis), autant de tâches manuelles en moins et de temps à pouvoir allouer aux tâches stratégiques.
Le fonctionnement d’un logiciel ERP repose sur sa capacité à harmoniser et traiter de grandes quantités d’informations en temps réel, un avantage pour le suivi des paiements (encaissés, en attente, en retard) et l’édition de rapports et tableaux de bord qui vont permettre d’anticiper les besoins de trésorerie.
Autre particularité d’une solution ERP, sa faculté de centralisation de la data. Factures, paiements et historiques clients sont ainsi réunis en un seul endroit permettant collaboration
plus agile entre services (comptabilité, commercial, finance) avec des accès sécurisés et structurés aux documents comptables.
Grâce à des relances adaptées (rappel courtois, relance ferme, mise en demeure), une analyse des comportements de paiement et l’intégration avec les services de recouvrement si nécessaire, le logiciel ERP tend à réduire significativement les impayés.
Confier le suivi des paiements et des relances à un progiciel de gestion intégré, c’est aussi améliorer la relation client avec un suivi totalement personnalisé par client (donc moins d’erreurs et de litiges liés aux relances mal gérées) et même la possibilité de proposer des facilités de paiement basées sur son historique.
Un logiciel de gestion intégré structure et automatise les informations de paiement aux moyens de fonctionnalités et modules dédiés à des actions précises comme :
L’ERP est l’outil numérique qui va permettre aux équipes comptables de piloter efficacement le poste clients et fournisseurs. Terminé les suivis de paiements laborieux et les relances chronophages ! Les échecs de paiements sont pris en charge automatiquement par le logiciel et administrés de bout en bout, de l’état des factures à l’intégration de l’encaissement en passant par la relance et le reporting. Cette quiétude (et cette efficacité !), nos solutions Divalto vous la garantit. Nos ERP dédié aux PME-PMI et aux ETI, est 100% centré sur l’expérience utilisateur et le business. Prise en main facile et fonctions performantes, le progiciel Divalto fait du suivi des paiements et des relances une simple formalité. Simple comme Divalto 😇
