La facturation, le moment que l’on repousse et qui pourtant est synonyme de gain. Mais qui a envie de gérer l’édition des factures avec leurs nombreuses particularités ou apprécie de s’occuper des relances suite aux impayés ? La solution : déléguer cet aspect de la comptabilité à un ERP comptable. Avec ses fonctionnalités avancées, un logiciel de gestion intégré ou ERP (enterprise resource planning en anglais) optimise la facturation en réduisant les erreurs, en accélérant les processus et en garantissant la conformité légale. Voyons de plus près comment cet outil procède à l’automatisation des différentes tâches inhérentes à la facturation et vous libère de cette mission.
Difficile d’optimiser manuellement le processus de facturation, bien au contraire : employer cette méthode expose le service comptable d’une entreprise à un chapelet de complications.
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Montants, dates, coordonnées client, les occasions de faire des erreurs de saisie sont nombreuses lorsque l’on gère la facturation sans logiciel ERP. Sans oublier les erreurs de calculs (TVA, taxes) ou de mauvaise numérotation des factures, avec pour bilan des incohérences comptables.
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Créer et envoyer des factures à la main sont des tâches chronophages (e-mail à taper, courrier à rédiger). Il faut ensuite classer ces documents, qu’ils soient papier ou numériques avec, là encore, du temps de perdu et des complications en cas d’audit (documents perdus ou mal rangés).
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Une facturation manuelle va s’accompagner de difficultés à suivre les paiements et à identifier les factures impayées, avec le risque d’oublier d’envoyer des rappels pour les factures en retard. Cela va entraîner des retards de paiement et mettre l’intégrité de la trésorerie en péril.
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Traiter ses factures sans logiciel de gestion intégré peut être l’occasion d’oubli, comme celui d’inclure les mentions légales obligatoires, menant à la non-conformité des documents. Cette méthode va également compliquer l’adaptation à un changement de réglementation fiscale.
Adopter un ERP comptable pour la gestion de la facturation s’avère être plus qu’un choix logique : un levier stratégique pour l’entreprise car ce logiciel va améliorer l’ensemble de la gestion financière à travers diverses actions automatisées.
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Un ERP comptabilité a pour fonction principale l’automatisation des processus comptables au sein de l’entreprise, ce qui signifie moins de risques d’erreurs de saisie sur les montants, les dates, les taux de TVA, etc. Le progiciel de gestion intégré va aussi prendre en charge automatiquement les calculs et numérotation des factures (plus d’incohérences comptables) et procéder à la vérification des informations clients et contrats pour une totale conformité.
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Plus besoin de saisir manuellement chaque facture, la solution ERP génère automatiquement l’édition des documents avec même la possibilité d’automatiser l’envoi des factures aux clients. Fini les tâches répétitives, l’ERP libère du temps aux équipes qui peuvent se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
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Un logiciel ERP offre une meilleure visibilité sur la trésorerie grâce à des rapports en temps réel et des tableaux de bord permettant de suivre l’état des factures (payées, en attente, en retard) et d’anticiper ainsi les flux de trésorerie. Le progiciel gère aussi l’envoi automatique de rappels aux clients, pour éviter les retards de paiement. Il intègre les solutions bancaires pour un meilleur suivi des transactions et effectue le rapprochement bancaire afin d’identifier rapidement les paiements reçus.
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La génération de factures conformes aux réglementations fiscales et aux obligations légales est contrôlée par le système ERP, ainsi que l’archivage sécurisé des documents. À la clé, un accès rapide en cas de contrôle. Le logiciel va également procéder automatiquement à la mise à jour des documents et processus d’après les évolutions réglementaires, l’e-invoicing obligatoire par exemple.
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Grand avantage d’une gestion automatisée via un logiciel ERP par rapport à une méthode manuelle : son agilité. Une solution ERP peut en effet être mise en connexion avec la comptabilité pour une mise à jour en temps réel des écritures comptables et s’interfacer avec le CRM (customer relationship management) pour aligner facturation et gestion client, et avec les services de paiement en ligne (Stripe, PayPal, etc.).
Un ERP active plusieurs fonctionnalités pour automatiser la facturation et optimiser l’ensemble des tâches de gestion financière. Voici les principales :
Fiabilité, efficacité et conformité, trois termes chers à la comptabilité et qui riment avec… ERP ! Grâce à l’automatisation des processus, un logiciel de gestion intégré met en effet fin aux erreurs humaines, aux retards de paiement, aux tâches chronophages et aux soucis de réglementation. Un ERP dédié à la facturation vous intéresse ? Bienvenue chez Divalto ! Proche de nos clients depuis plus de 40 ans, nous les accompagnons dans leur développement grâce à nos progiciels, des ERP sans limites qui font passer la gestion de vos factures dans le futur 🛰️
