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interface de la facturation sur l'ERP Divalto infinity

Un suivi (légalement) encadré

photo d'un technicien qui travaille avec sa tablette

En règle générale (pour l’achat/revente par exemple), une commande client est enregistrée, puis livrée et enfin facturée.

La facturation de situation est toute autre. Elle permet d’échelonner le paiement d’un chantier ou d’un projet dans le temps.

Le principe est d’établir une situation, document qui constate l’avancement des travaux réalisés à une échéance, et de facturer ce qui est constaté.

Ce type de facturation peut être une obligation dans les marchés de travaux publics ou privés.

photo d'un technicien qui travaille avec sa tablette

Utilisation concrète

Pour commencer, l’entreprise établit une soumission de type travaux (qui est une soumission particulière multi chapitres, multiniveaux, intégrant la gestion des ouvrages).

A la confirmation de commande du client, la soumission est validée et une facture d’acompte peut être émise. La fonctionnalité est accessible dès la validation de la soumission de type travaux.

Pour chaque échéance, le chargé de projets va créer une situation reprenant la même présentation que la soumission travaux. Il va pouvoir constater l’avancement globalement par chapitre ou au plus fin pour chaque ligne de fourniture ou de prestation.

Une fois qu’il l’a enregistrée, la fonctionnalité propose une impression détaillée de la situation qui peut être transmise au client final pour approbation.

Après approbation, le chargé de projets pourra valider la situation et émettre la facture. L’impression présente l’avancement et rappelle l’avancement précédent. Aussi, elle intègre en option en pied de situation, le récapitulatif des acomptes versés et des situations précédentes.

Options complémentaires

Cette fonctionnalité est dotée d’un cadre plus large encore.

A chaque début de chantier, la facturation de situation est proposée avec une fonctionnalité complète de gestion des acomptes. Il y a la facturation d’un ou plusieurs acomptes, et plusieurs méthodes de restitution d’une part d’acompte à chaque échéance.

La fonctionnalité permet de rendre une partie de cet acompte à chaque facturation.

Aussi, il y a ce qu’on appelle une retenue de garantie. Lorsqu’une facture est établie au 1er avancement, une retenue de garantie est enregistrée (-5% pour le client). Elle intègre également sur le paiement, la définition et l’application de retenues de garantie ainsi que leur rééchelonnement à la réception des travaux.

Selon les conditions, cette retenue de garantie sera payée à la fin des travaux.

Les différentes formes

photo d'illustration d'experts autour des indicateurs du CRM

La facturation de situation s’adapte au conditions contractuelles et d’exécution du projet :

  • La facturation mensuelle : la constatation d’avancement se fait en fin de mois
  • La facturation liée à une étape du projet : livraison du matériel par exemple

L’avancement prend aussi des formes différentes :

  • L’avancement en pourcentage cumulé ou relatif : en fonction de la situation
  • L’avancement en quantité : lors des livraisons notamment (nombre d’équipements livrés sur le total)
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Vous souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité ?

Nos équipes se tiennent à votre disposition via notre formulaire de contact ou au 514 312 5818.

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