Le Repuis se recentre sur sa mission grâce à Divalto infinity

Développement et Fabrication de produits textiles (pantalons, vestes et jupes en denim)

Grâce à Divalto infinity, on gagne énormément de temps. Lorsque tous les collaborateurs de Le Repuis se seront appropriés ce logiciel de gestion, je suis convaincu que le gain réel sera d’au moins 20%. Divalto infinity porte bien son nom » en saluant « sa capacité à innover, à intégrer des nouveautés technologiques et fonctionnelles.

Michel BRAUCHI, Directeur Adjoint de Le Repuis

Le Repuis

Historique

Créée en 1930, la fondation Le Repuis a pour vocation de réinsérer un public exclu du système traditionnel par la formation professionnelle et l’insertion sociale. Entièrement subventionnée par la confédération helvétique jusqu’en 2012, la fondation travaille aujourd’hui en partenariat avec l’assurance invalidité du canton de Vaud (mandant pour le compte des bénéficiaires) et différentes entreprises d’accueil. Les formations sont dispensées dans un contexte réel permettant aux apprentis de fournir des prestations aux particuliers et de travailler sur des projets grandeur nature.

Siège social

GRANDSON, SUISSE

Chiffres clefs

  • 200 salariés

Interlocuteur

Michel BRAUCHI, Directeur Adjoint

Site Internet

www.lerepuis.ch

La solution choisie par Le Repuis

divalty infinity ERP

Fonctionnalités choisies

  • Comptabilité et Finances
  • Gestion commerciale et Logistique
  • Paie
  • CRM
  • Affaire

Installé par

ADD

Silver Partner

www.add.ch

Problématique

Remplacement d’un système d’information propriétaire obsolète qui ne pouvait plus être maintenu suite à l’externalisation de l’informatique interne.

Bénéfices

En plus de répondre à tous les critères exigés par le Repuis sur le plan fonctionnel – évolutivité, accès web, possibilité de développer un vertical dédié à l’éducation – la solution véhiculait un état d’esprit participatif.

A la recherche d’une solution évolutive

L’activité de l’institution Le Repuis était gérée depuis toujours par un logiciel développé en interne – Altaïr. Monsieur Michel Bräuchi, Directeur adjoint en charge de l’administration et de la logistique, et instigateur du changement de solution, dresse un inventaire de la situation : « Altaïr n’était plus adapté car nous n’avions pas suffisamment anticipé, les procédures étaient trop compliquées, l’outil de développement était obsolète et ne nous permettait pas d’être réactifs. Inévitablement, les utilisateurs se sont détournés du logiciel et se sont mis à gérer les informations dans leur coin, alimentant ainsi leurs propres bases de données. ».

Face à cette situation, la future solution devait impérativement « avoir une approche modulaire, être souple face aux changements, aux évolutions et aux besoins. » précise Michel BRAUCHI qui ajoute les impératifs suivants : réduction des redondances, contextualisation de l’information selon le profil de l’utilisateur et accès à l’application par le Web.

 

Divalto infinity, plus qu’un outil, une philosophie

Face à la concurrence, plusieurs points ont fait pencher la balance en faveur de Divalto infinity. En plus de répondre à tous les critères exigés par le Repuis sur le plan fonctionnel – évolutivité, accès web, possibilité de développer un vertical dédié à l’éducation – la solution véhiculait un état d’esprit participatif. Michel BRAUCHI souligne avoir été séduit par le principe d’ « écosystème Divalto » qui offre d’une part aux partenaires-distributeurs de la solution une véritable autonomie en termes de développements et d’adaptations Métier et d’autre part aux utilisateurs une proximité de services et une garantie de pérennité.

« Le dynamisme de Divalto, la richesse et l’évolutivité de l’ERP – parfaitement illustrées lors de la démonstration –ainsi que l’adaptation du logiciel à nos besoins par le prestataire ADD nous ont conquis » synthétise Michel BRAUCHI, qui ajoute que « toute l’analyse préalable nous aurait été offerte en cas de renoncement, un gage de sécurité et de confiance qui a aussi pesé dans la balance. ».
Une simple connexion Internet pour accéder à l’interface Métier

Suite à une réorganisation, Le Repuis a choisi d’externaliser le service informatique. Sans informaticien sur place, mieux vaut réduire au maximum la dépendance homme/machine, et c’est l’une des raisons pour lesquelles Divalto infinity a été choisi dans sa version « en ligne ». Programmes et données sont stockés sur un serveur interne. Les applications sont utilisables depuis n’importe quel poste de travail, de n’importe où, n’importe quand – autres arguments en faveur de la version Web.
« Pouvoir se connecter à distance est extrêmement pratique, on a instantanément notre bureau virtuel. Les formateurs pourront bientôt accéder aux informations sur leur tablette ou leur smartphone. » ajoute Michel BRAUCHI.

 

 « Le dynamisme de Divalto, la richesse et l’évolutivité de l’ERP – parfaitement illustrées lors de la démonstration –ainsi que l’adaptation du logiciel à nos besoins par le prestataire ADD nous ont conquis »

 

La personnalisation de l’ERP positionne le bénéficiaire au cœur du système d’information, le gain de temps est immédiat

Michel BRAUCHI est très satisfait de la verticalisation de Divalto infinity : « L’apprenti est au cœur de nos préoccupations et aussi du système. Concrètement, toute navigation dans l’ERP commence par la sélection d’un bénéficiaire. Ensuite, nous accédons rapidement à toutes les informations le concernant et notamment à son parcours au sein de notre institution. C’est la réponse dont on avait besoin. ».

Le CRM répond également à un besoin vital pour gérer les apprentis, les coordinateurs d’insertion professionnelle, les entreprises susceptibles d’accueillir des stagiaires, les formateurs, etc. « Si on cherche par exemple un stage de fleuriste, on obtient en un clic la liste de tous les contacts du domaine, avec l’historique des placements déjà effectués. », précise Michel BRAUCHI qui ajoute que « la gestion des événements, autre élément central, fonctionne extrêmement bien. Par exemple, s’il y a un souci avec un apprenti – retard, absence, etc. – un événement est généré et toutes les personnes concernées sont automatiquement informées par messagerie. ».

Grâce à Divalto infinity, on gagne énormément de temps.

 

D’autres projets avec Divalto infinity

Des outils de Business Intelligence sont en phase d’élaboration et à ce titre, Michel BRAUCHI précise qu’« un groupe actif a été constitué pour travailler sur des tableaux de bord avancés, qui viendront compléter les états de reporting déjà extrêmement riches. ».

La comptabilité Divalto viendra définitivement se substituer au système actuel pour l’exercice 2015, tout comme la gestion des ressources humaines – après un travail de localisation pour adapter Divalto infinity aux règles en vigueur en Suisse.

Le Repuis est une organisation qui n’a pas peur du changement, bien au contraire. Michel BRAUCHI est par exemple très intéressé par une solution de mobilité – la fondation travaille en effet sur beaucoup de chantiers – et ne cache pas son impatience d’équiper ses collaborateurs sur le terrain de l’extension mobile de Divalto infinity. Pour autant, la précipitation n’est pas de mise chez Le Repuis : « Avant de nous lancer dans la mise en place de nouveaux outils, nous devons d’abord bien stabiliser toutes les phases des projets en cours. ».
Et si c’était à refaire ?

« Sans hésiter, on reprendrait Divalto, oui ! » répond Michel BRAUCHI cette question dont il a eu l’initiative. Il poursuit : « Nous avons tous appris de cette expérience, et notamment à bien communiquer. La leçon que je retiendrai en tant que chef de projet est qu’il faut toujours s’assurer que le prestataire et le maître d’œuvre ont bien compris la même chose de façon à éliminer toute zone de flou avant le démarrage. Après quelques réajustements nécessaires, je suis aujourd’hui très satisfait de notre collaboration avec ADD qui fait preuve d’un bon professionnalisme et d’une bonne réactivité. Le comité de pilotage se fait quant à lui le garant de la bonne marche des opérations. Le changement implique toujours des efforts à fournir mais au final on est gagnant. ».

« Grâce à Divalto infinity, on gagne énormément de temps. Lorsque tous les collaborateurs de Le Repuis se seront appropriés ce logiciel de gestion, je suis convaincu que le gain réel sera d’au moins 20%. » poursuit Michel BRAUCHI, qui déclare pour conclure que « Divalto infinity porte bien son nom » en saluant « sa capacité à innover, à intégrer des nouveautés technologiques et fonctionnelles. ».

Les projets de Le Repuis, toujours partant pour l’innovation, sont loin d’être terminés !