Gestion commerciale : la gestion des pièces commerciales

La création et la gestion des pièces commerciales est l’une des principales  problématiques des entreprises. En effet, une bonne gestion commerciale est souvent synonyme d’une bonne santé financière.

Cela est d’autant plus important que ces documents sont soumis à des obligations légales et qu’ils scellent la relation commerciale entre un client ou un fournisseur et une organisation.

La Gestion Commerciale de Divalto infinity offre une gestion complète des pièces commerciales : de leur création à leur diffusion au sein des différents services en passant par leur validation.

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Création des pièces commerciales

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Générer différents types de pièces

De nombreuses pièces peuvent être générées par notre logiciel : bon de commande, bon de préparation, bon de livraison et facture et s’appliquent aussi bien aux clients, qu’aux fournisseurs qu’aux commandes internes (transfert de dépôt, interétablissement, etc.).

Une pièce se compose de trois éléments :

  • un en-tête qui comprend des informations générales concernant le tiers (transmises par l’ERP),
  • un corps constitué de lignes de détail,
  • un pied de page.

Pour les devis complexes, il est possible d’organiser des chapitres et des postes dans le corps de la pièce. Cela permet de regrouper des lignes articles et d’en afficher les sous-totaux.

Les avantages de notre logiciel

Facilités de saisies

En fonction de leur volumétrie, la création et le suivi des pièces commerciales peuvent être chronophages. C’est pourquoi notre logiciel vous offre :

  • Des vues tableaux pour filtrer, trier les différentes pièces, modifier directement certains éléments via ces vues, etc.
  • Un masque de saisie personnalisable et des modèles d’impression entièrement paramétrables.
  • La possibilité d’insérer des lignes, de supprimer, de copier/coller un bloc de plusieurs lignes, de glisser/déposer à partir des habitudes de consommation du client, de saisir des commentaires, des textes de pied de page, des textes d’en-tête ou bien des textes rattachés à chacune des lignes de corps.
  • Des automatismes pour saisir les lignes de corps : affichage des tarifs, calcul des remises (promotion ou remise par famille de client ou par client), lien avec la base article (recherche, etc.), etc.
  • Des fonctions de mise à jour globale pour les appels d’offre.

Circuit de validation

La validation permet de faire évoluer une pièce commerciale sans ressaisie d’information : d’un devis à une facture, etc. Au sein de Divalto infinity, tous les circuits administratifs sont paramétrables : bon de livraison direct, puis facture, etc.

La validation peut être totale ou partielle. Si elle est partielle, le traitement conserve (ou ne conserve pas selon vos paramètres) les reliquats et les lignes déjà livrées peuvent être masquées. Si l’entreprise gère ces reliquats, une pièce validée partiellement donne lieu à plusieurs pièces (une commande génère plusieurs bons de livraison).

A contrario, l’utilisateur peut regrouper plusieurs validations sur une seule pièce : par exemple plusieurs bons de livraison sur une seule facture.

Adaptation à vos besoins

Divalto infinity est un ERP puissant qui s’adapte à toutes les problématiques des professionnels.

Canaux de vente

Pour les entreprises possédant des boutiques, notre ERP embarque un module de caisse. Il permet de gérer les ventes magasin ou au comptoir avec des périphériques adaptés en assurant les fonctions d’une caisse : tickets, encaissements, statistiques…

De ce périphérique, vos équipes ont la possibilité d’éditer des tickets (factures) qui seront accessibles par tous au sein de l’ERP.

Divalto infinity s’interface avec votre solution de vente en ligne. Grâce à ses connecteurs, il peut synchroniser les commandes, les factures, les tiers, les articles et les stocks. L’ensemble des pièces commerciales sont centralisées.

Pour les collaborateurs nomades, tels que les commerciaux et les techniciens, nous vous proposons une application mobile compatible avec les smartphones et tablettes.

Cette brique, connectée à l’ERP, leur offre la possibilité de réaliser et de valider des devis, des commandes et des bons d’intervention directement depuis le terrain. Les pièces sont ensuite automatiquement transmises à l’ERP.

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Devis technique et gestion à l’affaire

Nos outils ont pour objectifs de vous permettre de répondre rapidement aux sollicitations de vos clients et de vos prospects.

Nous mettons donc à disposition des entreprises proposant des biens ou des services complexes et/ou sur-mesure deux fonctionnalités : le devis technique et la gestion à l’affaire.

Le devis technique est idéal pour les produits nécessitant des composants, des variantes, des produits composés, etc. Il facilite le calcul du prix.

La gestion à l’affaire, quant à elle, est dédiée aux prestations qui s’étalent dans le temps. Notre logiciel permet de réaliser des offres complexes, de les dupliquer, de les organiser et d’importer les éléments réalisés par votre bureau d’études.

En complément, notre logiciel s’interface à vos logiciels de CAO (conception assistée par ordinateur), à vos configurateurs produit, etc.

Pour aller plus loin

Obligations légales

Obligation légale, les entreprises se doivent de fournir une piste d’audit fiable en cas de contrôle. C’est-à-dire que pour chaque écriture comptable, elle doit pouvoir retrouver les pièces commerciales afférentes. Notre ERP facilite cette action.

Les entreprises travaillant avec le public, quant à elle, doivent dématérialiser leurs factures.

Divalto infinity se connecte via une API ou des connecteurs au portail Chorus pour automatiser cette action. Bien qu’obligatoire, la dématérialisation est pour ces sociétés une formidable opportunité pour gagner en productivité.

Les entreprises ayant des fournisseurs privés, quant à elles, sont dans l’obligation d’accepter des factures d’achat dématérialisées. Divalto infinity est capable de réceptionner ces données, de les rapprocher automatiquement avec les informations de l’ERP et de lancer leur traitement.

Enfin, Divalto infinity intègre des outils d’analyse ainsi que de business intelligence. Ils vous permettent d’avoir une vision analytique sur vos pièces commerciales et de mieux piloter votre activité.

Diffusion et accessibilité

Les pièces commerciales présentes dans l’ERP sont accessibles à tous en fonction de leurs droits. Ces documents sont ainsi poussés vers :

  • le service comptable pour la gestion des règlements et des relances,
  • le service logistique pour la préparation des commandes et la gestion des retours,
  • le service commercial pour avoir l’historique des commandes et analyser les besoins potentiels des clients,
  • le service relation client pour gérer les questions, les mécontentements, etc.
  • etc.

Divalto infinity est la solution idéale pour les PME et les ETI souhaitant gérer efficacement et sereinement leurs pièces commerciales. L’ERP intègre l’ensemble des problématiques liées à ces documents mais aussi celles de votre activité grâce à nos solutions métiers. Personnalisable, vous pouvez aussi choisir de l’adapter aux spécificités de votre entreprise.