Divalto infinity Affaire, plus riche et collaboratif

gestion à l'affaire

Introduction

Il y a quelques mois, nous vous présentions nos solutions de gestion à l’affaire. Ces outils vous permettent d’avoir une pleine maîtrise de vos projets, de suivre et d’analyser vos résultats afin de contrôler votre budget. Ils répondent aux problématiques des entreprises qui réalisent et produisent des produits complexes non standard : industrie à l’affaire, ingénierie, bâtiment, etc.
Plus riche et plus collaboratif, ce progiciel étend les fonctionnalités de son prédécesseur.

L’arbre d’éléments : une nouvelle modélisation de l’affaire

Les affaires étaient jusqu’à présent représentées par un « arbre à points ». Chaque point correspondait alors à une étape dans le projet.

Désormais l’organisation du projet peut se faire via un arbre d’éléments.
Chaque élément pouvant être comparé à une boîte qui comporte différentes ressources : des sous-éléments, des chiffrages, un suivi de la facturation, des activités, des pièces-jointes, des rubriques, etc.

L’équipe projet peut ainsi découper son projet en autant d’éléments que nécessaire. Elle peut également enregistrer et réutiliser des modèles d’affaire.

Les avantages d’utiliser ces « boîtes » sont :

  • De centraliser toutes les informations du projet.
  • De pouvoir définir des budgets par élément.
  • De donner des statuts aux éléments (en cours, réalisés, etc.).
  • De transformer rapidement des chiffrages en offres.
  • De planifier des éléments à toutes dates.
  • De pouvoir effectuer les chiffrages à grosses mailles, par budget.

 

Lexique de la gestion à l’affaire

Voici une liste non exhaustive des types d’éléments que vous retrouverez dans cette gestion à l’affaire :

  • Les activités sont des tâches, des jalons, des livrables, etc. Elles sont liées à des ressources nominatives, possèdent des indicateurs d’avancement et permettent de saisir des temps de travail.
  • Les rubriques sont des éléments spécifiques au métier du fabricant. Elles peuvent contenir tout type de documents : des check-lists, des documents qualité, etc.
  • Les événements sont des remontées de la CRM Divalto : mail, réunion, etc.
  • Les données techniques reprennent les informations du module production et donnent la possibilité de générer des ordres de fabrication ou de fonctionner au CBN*.
  • Les montants sont une somme de l’ensemble des budgets de l’élément.

 

Chiffrages et offres

Grâce à l’arborescence Chiffrages, vous pouvez réaliser vos différents devis pour une affaire tout en bénéficiant de modèles mais aussi en conservant les prix, les marges et les tarifs que vous avez définis dans les budgets d’affaire.

En glissant-déposant votre chiffrage dans l’arborescence Offres, il est mis en page grâce à des modèles de présentation que vous aurez prédéfinis.

Par exemple, au lieu d’organiser vos offres par élément, vous pouvez regrouper par libellés : études, installation, etc.

 

Facturation

La précédente version vous permet de semi-automatiser votre facturation en utilisant les éléments réalisés à date.

Désormais, vous pourrez facturer des éléments à l’avancement (soit par scénario, par pourcentage ou par jalon) mais aussi par situation.

Vous pourrez avoir un suivi de votre facturation directement dans l’arborescence du projet.

 

Plan de charge

Le plan de charge représente le volume horaire disponible pour l’ensemble des ressources matérielles et humaines.

La disponibilité de chaque collaborateur ou machine est calculée en fonction des différentes affaires en cours. Il est aussi possible de déduire des temps grâce :

  • à la remontée des événements du calendrier Outlook via la CRM : des rendez-vous, des réunions, etc.
  • à une connexion au module RH : congés, arrêts, etc.

 

Planification

Il est possible de visualiser le planning de l’affaire sur un diagramme de Gantt où est affichée toute l’arborescence de l’affaire.

Par simple glissé-déposé, il est possible de modifier les dates de certains éléments.

Vous avez aussi la possibilité de lier des tâches à d’autres. Par exemple, la réception d’une pièce lance une phase de fabrication.

Tous les collaborateurs autorisés du projet ont accès à ce planning. Des codes couleurs permettent de visualiser rapidement le statut d’une activité ou d’un élément.

 

Analytique

Divalto infinity Affaire intègre plusieurs vues analytiques pour :

  • Comparer le budget prévu et le budget réalisé
  • Identifier les postes ou les activités les moins rentables
  • Avoir un suivi budgétaire à date

Ces vues reprennent l’architecture de l’arbre d’éléments et vous permettent de vérifier la rentabilité de votre affaire au global, par élément et par sous-niveau.

 

Il est aussi possible d’intégrer dans votre affaire des workflows automatisés ; comme la validation de notes de frais imputables à un dossier.

Vous êtes intéressé par notre module de gestion à l’affaire ? N’hésitez pas à demandez votre démonstration personnalisée sur l’un de nos formulaires de contact.

 

*CBN : Le CBN, ou calcul des besoins nets, est un calcul d’anticipation des besoins en réapprovisionnement en fonction de l’historique de consommation.

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