Quelles sont les étapes clés de la dématérialisation ?

Dématérialisation par ci, dématérialisation par là… Ce sujet revient souvent sur la table. Mais, savez-vous vraiment ce dont il est question (origine, étapes clés…) ?

Pour faire simple, la dématérialisation existe depuis le début des années 90 (oui, ça ne nous rajeunit pas). Elle vise à remplacer les supports papier par des supports numériques. Dit comme ça, ça a l’air simple mais c’est plus compliqué qu’il n’y parait. Beaucoup de critères doivent être pris en compte pour réussir son déploiement, en commençant par le respect des étapes clés.

Vous devez premièrement respecter certaines étapes clés. Nous vous les présentons dans cet article.

01 Sommaire

Sommaire

02 Priorités

Déterminez vos priorités

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L’une des étapes les plus importantes concerne vos priorités. Pourquoi ? Tout simplement car il est possible de dématérialiser plein de choses : pièces commerciales, bulletins de paie, planning, certains flux… Il faut donc choisir ce qui fait gagner le plus de temps et d’argent.

Cette première étape permet aussi de rationnaliser l’organisation. Cela permet de savoir comment sont gérés les documents et par qui.

En priorisant vos actions, il sera plus facile de faire une sélection parmi les solutions du marché.

03 Collaborateurs

Informez vos collaborateurs

Passons à la deuxième étape qui consiste à informer vos collaborateurs. La dématérialisation des processus et/ou documents nécessite évidemment leur implication. Deux raisons majeures peuvent expliquer cela :

Premièrement, les impliquer permet de comprendre la nature de leur travail afin d’adopter une solution répondant au mieux à leurs besoins.
Vous les faites également adhérer au changement tout en offrant de nouvelles perspectives.
Pour se faire, former vos collaborateurs et les accompagner vers la conduite du changement est indispensable, surtout pour les plus réticents.

Si vos équipes ne sont pas informées du projet de dématérialisation en cours, elles risquent d’être mécontentes et ne pas adhérer.

04 Expertise

Faites appel à un expert

Malheureusement (ou heureusement), la dématérialisation est soumise à une réglementation en France. Qui dit réglementation, dit fournir des preuves en cas de contrôle. A ce niveau, un expert peut jouer un rôle important. Il peut par exemple vous accompagner pour maîtriser le cadre légal ou connaître les risques.

Il peut aussi vous aider à comprendre les différentes techniques de dématérialisation. GED (Gestion Electronique de Documents), EDI (Echange de Données Informatisées), LAD (Lecture Automatique de Documents), …

Vous le constatez, les acronymes pour parler de dématérialisation ne manquent pas. Il peut s’avérer compliqué de différencier ces notions et de les comprendre. Raison pour laquelle l’accompagnement par un expert est non négligeable.

Enfin, travailler avec un professionnel facilite le pilotage du projet dans le respect du cadre fixé : planning, budget, mise en œuvre, intégration à vos outils de travail…

05 Bilan

Dressez un premier bilan post lancement

Cette étape peut paraitre anecdotique, pourtant vous verrez qu’elle est aussi importante que les autres. Après le lancement de la solution, il est essentiel d’analyser les premiers retours de vos collaborateurs. Cela vous permettra de corriger le tir en limitant les dégâts. Ce premier bilan permet aussi de faire un « avant/après » :

Quels sont les impacts sur l’organisation ?
La prise en main est-elle facile ?
La solution de dématérialisation répond-t-elle aux attentes ?

Vous savez maintenant quelles sont les grandes étapes pour mener à bien votre projet !

06 Résumé

En résumé

Nous avons vu que :

Prioriser ses actions est indispensable pour mener à bien son projet,
Il est conseillé de faire adhérer ses collaborateurs,
Faire appel à un expert peut être une aide précieuse,
Réaliser un bilan post-lancement permet de voir les premiers changements.

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