Gain de temps, économie de main-d’œuvre, facilité d’archivage, d’accessibilité… Le bulletin de paie dématérialisé a tout pour plaire.
Du moins sur le “papier”. Adopté à 95% chez notre voisin germanique, il n’est pourtant mis en place que chez 15% de nos entreprises en 2018. Pire encore, en 20181 seuls 49% des salariés français savaient que leur fiche de paie pouvait être proposée en version digitalisée.
Alors comment expliquer ce retard en France ? Quel sera l’impact du contexte actuel sur l’adoption de ce dispositif de digitalisation RH ? Nous vous en disons plus dans cet article de notre catégorie Productivité.
La dématérialisation des bulletins de paie débute son aventure en 2009. La loi de simplification du droit de mai de cette année offre aux employeurs la possibilité de numériser ces documents. Premier frein : un employeur ne peut dématérialiser ses fiches de paie qu’avec l’accord de ses salariés.
En 2017, la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels va plus loin en modifiant ce consentement. Désormais, l’employeur peut remettre aux salariés des bulletins électroniques sauf opposition de ces derniers.
Bien qu’incitative, cette modification a eu un écho limité si on en croit le témoignage des éditeurs de solutions de dématérialisation de bulletin de paie.
Une autre réforme devait enfoncer le clou : la mise en place du compte personnel d’activité (CPA). Chaque employé possède un CPA où il doit retrouver ses fiches de paie digitalisées si son employeur lui propose sous ce format. L’idée était ici d’assurer l’accès à ces documents même en cas de changement d’employeurs ; et cela pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Deuxième frein : seuls les prestataires agréés par le ministère du Travail peuvent réaliser cet archivage.
Et si c’était finalement le COVID qui rabattait les cartes de la dématérialisation des bulletins de paie ?
Cela ne vous a pas échappé. La crise sanitaire a remis sur le devant de la scène la nécessité de dématérialiser nos supports de travail, nos processus de travail mais aussi les documents comme les fiches de paie. La transformation digitale touche toutes les activités de l’entreprise ; et les services RH ne sont pas épargnés.
La dématérialisation du bulletin de paie a gagné du terrain entre 2017 et 2020. On estime que le nombre d’entreprises françaises ayant souscrit à cette méthode s’élève désormais à 42%. Et ce chiffre devrait encore croitre dans les mois à venir.
Un bulletin de paie dématérialisé répond aux mêmes obligations que sa version papier. Il doit comporter les mentions suivantes :
Par contre, dans sa forme électronique, l’employeur et son service RH ont des contraintes supplémentaires :
En résumé de cet article, nous constatons :
