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Télétravail et traitement papier : les contraintes

Le contexte d’urgence sanitaire a imposé le télétravail. Une situation complexe surtout quand on traite de la facturation papier depuis toujours.

Les comptables et l’administration des ventes ne travaillent plus sur site. Ils n’ont donc plus accès aux documents papier. Ils ne peuvent plus traiter ou envoyer le courrier.

La réception ou l’envoi des factures est également entravé.

choix

Facture dématérialisée ou non dématérialisée, telle est la question

On parle de facture numérisée

Lorsque vous scannez la facture papier. Ce type de facture aide à l’archivage et l’envoi entre collègues.

On parle de facture électronique ou dématérialisée

Lorsque vous numérisez totalement le processus de facturation : envoi et création. La facture électronique s’inscrit dans la dématérialisation.

La facture électronique ne nécessite aucun document papier au préalable. Ce document est géré par des logiciels spécialisés (à l’instar de notre ERP Divalto infinity).

La facture électronique est soumise au cadre légal en vigueur. Elles doivent être transmises à l’administration fiscale pour contrôle et pré-déclaration de TVA.

Numérisation

Dématérialisation vs. Numérisation

Quelquefois, il est possible qu’un client refuse de recevoir un document comme une facture numérisée, ou qu’un salarié préfère conserver un bulletin de salaire papier. Le numérique 100% n’est pas encore d’actualité, ce qui oblige bien sûr de gérer les deux formats.

Pour beaucoup, dématérialiser est souvent synonyme de « numériser ». Lorsque vous faites de l’archivage, cette action implique de créer un fichier numérique à partir d’un document papier via le scanner et la reconnaissance de caractères.

La copie numérisée est considérée comme fiable et a la même vocation probatoire que l’original. Cependant, ce document doit être préservé dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire certifié NF Z 42-013.

Concrètement, la dématérialisation des processus et la numérisation des documents sont donc complémentaires. Ces deux méthodes permettent de prendre en charge tous les flux documentaires, mais la dématérialisation englobe plus de procédés.

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Simplifiez vos paiements avec la facture électronique

Pourquoi recourir à la facture électronique ?

LIMITEZ LES RETARDS DE PAIEMENTS

La réception, le traitement, le stockage et l’envoi des factures est facilité. Le processus de dématérialisation raccourci les délais d’envoi des factures. Un bon point pour votre trésorerie.

TRAÇABILITÉ DES COMMANDES CLIENTS

Suivi en quelques clics des commandes en cours, le respect des échéances, pour anticiper les retards et éviter de bloquer votre trésorerie.

ECONOMIE

La gestion numérisée vous fait économiser les frais papiers standards : impression, affranchissement ou photocopie.

SÉCURISER LES DONNÉES

Le traitement des factures est automatisé avec des messages de confirmation ou vérification pour chaque étape.

ARCHIVAGE SUR UN SEUL OUTIL

Les documents sont regroupés sur un seul logiciel. La recherche est facilitée.

GARANTIR UNE PISTE D’AUDIT FIABLE (PAF)

La mise en place d’une piste d’audit fiable est obligatoire pour toutes les factures papiers, scannée émises et reçues. Le suivi des factures électroniques certifiées (EDI ou signature) est déjà réalisé.

PRÉ-REMPLISSAGE

Certaines données, comme les déclarations de TVA, sont pré-remplies.

conclusion

En résumé

La dématérialisation est la solution adéquate en période de pandémie. Elle s’adapte parfaitement aux nouvelles normes de télétravail en permettant aux entreprises d’émettre et de recevoir leurs factures sans dépendre d’une boîte aux lettres.

Elle véhicule également une image moderne de l’entreprise. Pourtant, trop de sociétés se cantonnent encore au format papier.

La dématérialisation est déjà en place pour toutes les entreprises travaillant avec des organismes publiques (avec le portail chorus.pro). Toute réception ou transmission de factures est électronique.

Rappelons que la facture électronique deviendra obligatoire d’ici 2024 quant à sa réception, et en 2026 quant à son émission.

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