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Télétravail et traitement papier : les contraintes

Bureau entreprise fun

Le contexte d’urgence sanitaire a imposé le télétravail. Une situation complexe surtout quand on traite de la facturation papier depuis toujours.

Les comptables et l’administration des ventes ne travaillent plus sur site. Ils n’ont donc plus accès aux documents papier. Ils ne peuvent plus traiter ou envoyer le courrier. La réception ou l’envoi des factures est également entravé.

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Facture dématérialisée ou non dématérialisée, telle est la question

  • On parle de facture numérisée

Lorsque vous scannez la facture papier. Ce type de facture aide à l’archivage et l’envoi entre collègues.

  • On parle de facture électronique ou dématérialisée

Lorsque vous numérisez totalement le processus de facturation : envoi et création. La facture électronique s’inscrit dans la dématérialisation.

La facture électronique ne nécessite aucun document papier au préalable. Ce document est géré par des logiciels spécialisés (à l’instar de notre ERP Divalto infinity).

La facture électronique est soumise au cadre légal en vigueur. Elles doivent être transmises à l’administration fiscale pour contrôle et pré-déclaration de TVA.

Simplifiez vos paiements avec la facture électronique

Pourquoi recourir à la facture électronique ?

Limitez les retards de paiements

La réception, le traitement, le stockage et l’envoi des factures est facilité. Le processus de dématérialisation raccourci les délais d’envoi des factures. Un bon point pour votre trésorerie.

Traçabilité des commandes clients

Suivi en quelques clics des commandes en cours, le respect des échéances, pour anticiper les retards et éviter de bloquer votre trésorerie.

Economie

La gestion numérisée vous fait économiser les frais papiers standards : impression, affranchissement ou photocopie.

Sécuriser les données

Le traitement des factures est automatisé avec des messages de confirmation ou vérification pour chaque étape.

Archivage sur un seul outil

Les documents sont regroupés sur un seul logiciel. La recherche est facilitée.

Garantir une piste d’audit fiable (PAF)

La mise en place d’une piste d’audit fiable est obligatoire pour toutes les factures papiers, scannée émises et reçues. Le suivi des factures électroniques certifiées (EDI ou signature) est déjà réalisé.

Pré-remplissage

Certaines données, comme les déclarations de TVA, sont pré-remplies.

Conclusion

Logiciel ERP Divalto infinity

La dématérialisation est la solution adéquate en période de pandémie. Elle s’adapte parfaitement aux nouvelles normes de télétravail en permettant aux entreprises d’émettre et de recevoir leurs factures sans dépendre d’une boîte aux lettres.

Elle véhicule également une image moderne de l’entreprise. Pourtant, trop de sociétés se cantonnent encore au format papier.

La dématérialisation est déjà en place pour toutes les entreprises travaillant avec des organismes publiques (avec le portail chorus.pro). Toute réception ou transmission de factures est électronique.

Rappelons que la facture électronique deviendra obligatoire d’ici 2025. Le gouvernement français a acté une transition progressive en 2023 pour les grandes entreprises, 2024 pour les ETI et enfin 2025 pour les PME et TPE.

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