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Définition

La dématérialisation est la production d’un document papier (capture, circulation et partage) vers le format numérique, via un système d’information. L’objectif étant de parvenir à une digitalisation complète et avoir une vue 360° des processus et données. Ainsi, on passe donc d’une organisation matérielle à une organisation informatique.

Il est important de préciser qu’on ne parle pas simplement de « dématérialisation des documents », mais de « dématérialisation des processus ». En effet, la dématérialisation oblige les entreprises à réorganiser leur processus de traitement des flux de documents (procédures, outils, personnes…).

Concrètement, ça donne quoi ?

Prenons un exemple très simple. Une entreprise reçoit des factures fournisseurs par différents canaux (échange de données informatisées, courrier postal, email). Celles-ci sont vérifiées, puis validées par le bon service pour déclencher un paiement. Ensuite, les données comptables sont intégrées dans l’ERP pour enfin être archivées durant une certaine durée. Avec la dématérialisation, la majorité de ces étapes de traitements sont automatisés, notamment grâce aux dispositifs de workflow (=automatisation d’une chaîne de tâches).

Dématérialisation vs. Numérisation

Quelquefois, il est possible qu’un client refuse de recevoir un document comme une facture numérisée, ou qu’un salarié préfère conserver un bulletin de salaire papier. Le numérique 100% n’est pas encore d’actualité, ce qui oblige bien sûr de gérer les deux formats.
Pour beaucoup, dématérialiser est souvent synonyme de « numériser ». Lorsque vous faites de l’archivage, cette action implique de créer un fichier numérique à partir d’un document papier via le scanner et la reconnaissance de caractères.

La copie numérisée est considérée comme fiable et a la même vocation probatoire que l’original. Cependant, ce document doit être préservé dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire certifié NF Z 42-013.

Concrètement, la dématérialisation des processus et la numérisation des documents sont donc complémentaires. Ces deux méthodes permettent de prendre en charge tous les flux documentaires, mais la dématérialisation englobe plus de procédés.

Les différentes formes de dématérialisation

Quels types de processus et documents sont concernés par la dématérialisation ? Focus sur les principales formes :

  • Dématérialisation des factures. En intégrant les factures dans un ERP, il est possible de gérer le processus client de façon dématérialisée, de la prospection jusqu’à la facturation.
  • Dématérialisation des bulletins de paie. Bye-bye les frais d’envois postaux ! Les collaborateurs peuvent consulter leur fiche de paie et les stocker sur leur ordinateur.
  • Dématérialisation de la GRH (Gestion des Ressources Humaines). La mise en place d’un portail d’accès 100% dématérialisé permet de gérer les congés, primes, arrêts maladies…
  • Dématérialisation des signatures. Plus besoin d’imprimer, signer er scanner les documents. Faites place à la signature électronique !

En résumé, nous avons vu que :

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La dématérialisation ne se limite pas à la numérisation des documents. De nouvelles pratiques émergent de la tendance à la digitalisation. On n’échange plus simplement des documents, mais de l’information de façon directe.

Mettre en place un projet de dématérialisation est un sujet global. Cela requière d’utiliser les mêmes solutions pour toutes les activités afin d‘avoir une vision totale.

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