64,5 milliards d’euros. Ce sont les potentielles économies réalisées par une entreprise sur un an avec la facture électronique (source : Commission Européenne).
Mais pourquoi passer à la dématérialisation pour une entreprise ? Pour des économies d’impression, ses espaces de stockage libérés, la fluidité des échanges, des réductions des coûts et le gain de temps considérable.
Près de 76 % des entreprises françaises ont adopté ce processus (source : lemondeduchiffre.fr). D’ici le 1er juillet 2024, les entreprises auront l’obligation de recevoir la facture électronique.
Alors comment anticiper ce projet imminent ? Quels sont les véritables coûts de la dématérialisation ?
La dématérialisation ne consiste pas seulement à numériser des factures fournisseurs. C’est tout un processus papier qui est à repenser.
Les processus de dématérialisation doivent s’accompagner d’une Gestion Electronique des Documents (GED) et d’un Système d’Archivage Electronique (SAE). Une pratique nécessaire pour la bonne conservation et intégrité des documents numérisés. Vous évitez tout risque de modification ou suppression malencontreuse. Vous vous protégez aussi contre les cyber-attaques éventuelles.
Avant de franchir l’étape de la dématérialisation, analysez :
La signature électronique avec horodatage est obligatoire pour l’émission de factures. Vos destinataires ont accès à toutes les informations d’identification vous concernant mais également aux renseignements de date, horaire ou lieu.
La signature électronique est invalide sans certificat (CSE). Ce dernier est délivré par des prestataires agréés. Il est nominatif pour chaque personne (et non pour chaque société). Il authentifie la signature et garanti l’intégrité de la facture.
En pratique, comment ça marche ? La signature numérique avec horodatage s’effectue soit :
3 niveaux de signature électronique existent (simple, avancé et qualifié). Chacun possédant un niveau de sécurité différent. Vous choisirez :
Pour calculer votre facture, vous devez identifier :
Nous ne prendrons pas en compte le temps passé pour établir la facture, gérer son recouvrement et le traitement du paiement. Ils sont indépendants à la forme de la facture.
Enfin différenciez flux sortants et entrants. Le traitement des factures entrantes revient jusqu’à deux fois plus cher que celui d’une facture sortante.
Le Ministère de l’Economie de l’industrie et du numérique estime le coût de traitement d’une facture entrante au format papier entre 14 et 20€ (saisie, validation, paiement, archivage et gestion des litiges).
Un coût moyen qui descendrait à 4€ pour une facture sortante. Des coûts moyens qui peuvent parfois atteindre les 100€ si les factures nécessitent un contrôle plus abouti.
Toujours selon entreprises.gouv, La réduction du coût de traitement de la facture serait estimée à -90%. Le coût d’une facture électronique serait donc de 0,40-0,45€.
Les comptables consacreraient jusqu’à 30% de leur temps à la saisie des factures papiers. La dématérialisation réduirait ce temps de traitement jusqu’à 30%.
Selon l’Iterop, c’est jusqu’à 25000€ d’économies réalisables par année pour les PME françaises grâce aux factures dématérialisées.
L’option SaaS est particulièrement prisée des PME. Elle s’adapte à l’évolution des technologies de la dématérialisation : enjeux de certification, signature et archivage électronique.
Rappelons également les avantages des logiciels en SaaS. Vous ne vous encombrez plus avec les frais d’installation. Toute l’infrastructure est gérée par votre éditeur. Le soft est mis à jour régulièrement.
Par ailleurs, l’accès est plus intuitif. Les utilisateurs se connectent avec un couple identifiant/mot de passe. Tout ce qu’il y a plus classique.
Enfin la sécurité est gérée par une équipe dédiée. Vous êtes mieux protégés contre les attaques et des back-up sont accessibles en cas de panne.
