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Préparer son projet de dématérialisation

La dématérialisation ne consiste pas seulement à numériser des factures fournisseurs. C’est tout un processus papier qui est à repenser.

Les processus de dématérialisation doivent s’accompagner d’une Gestion Electronique des Documents (GED) et d’un Système d’Archivage Electronique (SAE). Une pratique nécessaire pour la bonne conservation et intégrité des documents numérisés. Vous évitez tout risque de modification ou suppression malencontreuse. Vous vous protégez aussi contre les cyber-attaques éventuelles.

Avant de franchir l’étape de la dématérialisation, analysez :

  • Le choix de l’opérateur : les coûts varient selon vos besoins (quantité d’émission et réception de factures, duplicatas, etc.)
  • Le choix des services: l’option de scan est-elle suffisante pour vous ? Ou appliquez-vous une numérisation complète des documents ? Optez-vous pour une conversion totale des données avec les technologies de Lecture Automatique des Documents (LAD), Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) ou de Reconnaissance Optique des Caractères (OCR) ?

Envoyer des factures avec la signature électronique avec horodatage

La signature électronique avec horodatage est obligatoire pour l’émission de factures. Vos destinataires ont accès à toutes les informations d’identification vous concernant mais également aux renseignements de date, horaire ou lieu.

La signature électronique est invalide sans certificat (CSE). Ce dernier est délivré par des prestataires agréés. Il est nominatif pour chaque personne (et non pour chaque société). Il authentifie la signature et garanti l’intégrité de la facture.

 

En pratique, comment ça marche ? La signature numérique avec horodatage s’effectue soit :

  • avec une clé USB ou cartes à puces (pré-chargées avec un CSE)
  • ou en utilisant des logiciels en SaaS (le certificat de signature à distance)

3 niveaux de signature électronique existent (simple, avancé et qualifié). Chacun possédant un niveau de sécurité différent. Vous choisirez :

  • un niveau simple pour une signature simple et rapide,
  • le niveau avancé pour des transactions financières ou enjeux juridiques importants,
  • ou le niveau qualifié pour un niveau de sécurité accru.

Calculer le coût d’une facture papier

Pour calculer votre facture, vous devez identifier :

  • Le coût des fournitures (enveloppe, cartouches d‘encre),
  • l’affranchissement,
  • les équipements (imprimante ou machine à mise sous pli),
  • la consommation des équipements en électricité,
  • et le temps attribué par la comptabilité.

Nous ne prendrons pas en compte le temps passé pour établir la facture, gérer son recouvrement et le traitement du paiement. Ils sont indépendants à la forme de la facture.

Le Ministère de l’Economie, de l’industrie et du numérique, estime le coût de traitement d’une facture entrante entre 14 et 20€ (saisie, validation, paiement, archivage et gestion des litiges).

Un coût moyen qui descendrait à 4€ pour une facture électronique. Selon l’Iterop, c’est jusqu’à 25000€ d’économie réalisable par année pour les PME françaises grâce à la facture dématérialisée.

Enfin différenciez flux sortants et entrants. Le traitement des factures entrantes revient jusqu’à deux fois plus cher que celui d’une facture sortante.

SaaS et facture dématérialisée

des businessman se rencontrent au bureau avec de la technologie, et des effets visuels sur la photo

L’option SaaS est particulièrement prisée des PME. Elle s’adapte à l’évolution des technologies de la dématérialisation : enjeux de certification, signature et archivage électronique.

Rappelons également les avantages des logiciels en SaaS. Vous ne vous encombrez plus avec les frais d’installation. Toute l’infrastructure est gérée par votre éditeur. Le soft est mis à jour régulièrement.

Par ailleurs, l’accès est plus intuitif. Les utilisateurs se connectent avec un couple identifiant/mot de passe. Tout ce qu’il y a plus classique.

Enfin la sécurité est gérée par une équipe dédiée. Vous êtes mieux protégés contre les attaques et des back-up sont accessibles en cas de panne.

des businessman se rencontrent au bureau avec de la technologie, et des effets visuels sur la photo

En conclusion

Logiciel ERP Divalto infinity
  • Préparez votre projet de dématérialisation : analysez l’opérateur et les services souhaités
  • Le coût d’une facture papier entrante est estimé entre 14 et 20€
  • Ce coût est réduit à 4€ avec la facture dématérialisée
  • Pensez au SaaS pour l’option dématérialisation
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